Studenci i pracownicy University College w Dublinie oszczędzają czas i łatwiej udostępniają materiały dzięki Google Workspace

Aby studenci, wykładowcy i pracownicy mogli komunikować się ze sobą i mieć dostęp do materiałów online, University College w Dublinie musi dać im łatwy dostęp do poczty e-mail i narzędzi biurowych bez dodatkowego obciążania działu IT. „Musimy zapewnić dostęp do bardzo otwartej sieci, która nie jest powiązana z danym urządzeniem i w której wszystko działa bezprzewodowo” – mówi Brian Morrissey, kierownik działu ds. usług internetowych na UCD. Przy 32 tys. studentów i 6 tys. pracowników z siecią kampusu może łączyć się nawet 40 tys. komputerów, tabletów i smartfonów, które są używane do obsługi poczty e-mail i udostępniania dokumentów. „Nasza społeczność akademicka potrzebuje stałego dostępu. Nikt nie chce zawracać sobie głowy rejestrowaniem urządzeń czy łączeniem się z serwerem e-mail” – zauważa Morrissey.

Uczelnia korzystała wcześniej z systemu pocztowego Sunmail, którym Brian Morrissey musiał cały czas administrować ze swoim zespołem IT. System ten nie był też zbyt przyjazny dla studentów ani wykładowców. „Był kosztowny i wymagał dużych nakładów pracy, a obu tych czynników staramy się unikać” – mówi Morrissey. Pracownicy działu IT musieli dbać o konserwację i monitorowanie kilku dużych serwerów poczty e-mail, jak również o oprogramowanie antywirusowe i antyspamowe działające na jeszcze większej liczbie serwerów. Studenci i wykładowcy skarżyli się na limity na kontach, które często zmuszały ich do usuwania wiadomości. „Musielibyśmy wydać 6-cyfrową kwotę, żeby zmodernizować architekturę systemu, który i tak nie miał nowoczesnych funkcji” – stwierdza Morrissey. Zespół IT zdecydował się przejść na system poczty e-mail działający w chmurze, który byłby łatwy do wdrożenia i zarządzania.

Prostsza migracja dzięki pomocy na miejscu

University College w Dublinie wybrał Gmaila jako następcę przestarzałego i zbyt kłopotliwego systemu poczty e-mail. „Ważnym powodem, dla którego wybraliśmy Google, było to, że Gmail jest niezawodny, zawsze dostępny i intuicyjny w użyciu” – mówi Morrissey. „Każdy zna ten interfejs”.

Aby migracja do Gmaila zakończyła się sukcesem, zespół Briana Morriseya przenosił e-maile studentów i pracowników wydział po wydziale. Następnie na każdym wydziale uruchomiono lokalne zespoły pomocy. „Pomagaliśmy wykładowcom w gabinetach i byliśmy do dyspozycji studentów poruszających się po uniwersyteckich korytarzach” – mówi Morrissey. „Wiele czasu zajęło nam wyjaśnianie wszystkim tej zmiany i była to dla nas ogromna inwestycja. Wysiłek jednak się opłacił, bo wszyscy szybko przeszli na nowy system poczty e-mail”.

Gdy studenci i wykładowcy przyzwyczaili się do Gmaila, odkryli też takie narzędzia Google Workspace jak Dokumenty, Kalendarz i Google+. „To była dla nas niespodzianka, bo skupialiśmy się na poczcie e-mail” – mówi Morrissey. Wykładowcy i inni pracownicy zauważyli, że usługa Google Workspace jest łatwiejsza w użyciu niż inne narzędzia biurowe, bo można z niej korzystać na dowolnym urządzeniu. „Kalendarz Google zmienił wszystko” – powiedział Morrissey. Wcześniej wydziały uniwersytetu korzystały z różnych aplikacji do obsługi kalendarzy, więc nie istniał żaden spójny sposób na informowanie studentów o zmianach godzin zajęć czy porach konsultacji wykładowców.

Kreatywne pomysły na oszczędzanie czasu i dzielenie się strategiami nauczania

Pracownicy UCD wymyślili kreatywne sposoby korzystania z Google Workspace, aby zastąpić czasochłonne procesy oraz łatwiej komunikować się ze sobą i studentami. Pracownicy utworzyli w Google+ społeczność „UCD Teaching and Learning Community” (Wykładowcy i studenci UCD), w której dzielą się pomysłami dotyczącymi ulepszania procesu uczenia się i otrzymują opinie od innych wykładowców. „Gdybyśmy zrobili to bez Google, zaangażowanie na pewno byłoby mniejsze” – uważa Morrissey. Dział IT zastąpił też listę e-mailową własną społecznością Google+, w której udostępnia prezentacje na temat nowych inicjatyw technologicznych.

Na Wydziale Weterynarii UCD pracownicy i wykładowcy używają Google Workspace do planowania zajęć. Wykładowcy zapytali Matthew Hynesa, kierownika zespołu ds. usług internetowych, czy nie dałoby się jakoś ulepszyć sposobu udostępniania programu zajęć, żeby uniknąć omawiania tych samych tematów na różnych kursach. Hynes zaproponował użycie głównego arkusza w Arkuszach Google, który obejmowałby wszystkie zajęcia każdego kursu weterynarii. Utworzył w Witrynach Google stronę, która pobiera dane z głównego arkusza i wyświetla tabele, w których zaznaczone są omawiane na zajęciach tematy i ich daty.

Przejście na usługi Google nie tylko otworzyło nowe możliwości oszczędzania czasu i ulepszenia procesu nauczania – UCD oszczędza również pieniądze. Morrissey twierdzi, że uczelnia zaoszczędziła poważną 6-cyfrową sumę dzięki rezygnacji ze sprzętu i utrzymywania starego rozwiązania e-mail. Wyeliminowała też koszty oprogramowania antywirusowego i zapobiegającego spamowi, które nie jest potrzebne w przypadku korzystania z Gmaila.

„Nie odbieramy ciągle telefonów, że ktoś nie może połączyć się z pocztą albo że kończy mu się miejsce w skrzynce” – mówi Morrissey. „Dzięki Gmailowi nie musimy martwić się o limity miejsca na dane”.