Di UNC Greensboro, pelajar dan kakitangan mengendalikan kumpulan dan kerjasama dalam talian

Kakitangan dan pelajar di University of North Carolina di Greensboro telah lama menggunakan Google dan G Suite untuk keperluan pembelajaran dan komunikasi, memanfaatkan alatan dan keupayaan baharu apabila dilancarkan. Jabatan IT universiti ini menggalakkan komuniti kampus menerima alatan G Suite untuk bekerja bersama-sama dengan mudah.

Nick Young, pengurus IT di University of North Carolina di Greensboro (UNCG) percaya kepada dua faktor untuk teknologi kampus. Pertama, pelajar dan kakitangan harus menggunakan alatan kerana mereka mendapati alatan tersebut berguna, bukan kerana IT menghendaki mereka berbuat demikian. Kedua, pelajar dan kakitangan harus dapat mengurus sendiri teknologi dengan bantuan yang minimum daripada IT. Sepanjang sejarah penggunaan Google oleh UNCG–bermula pada 2005 dengan Gmail–ciri mudah digunakan dan penerimaan organik telah mendorong penyebaran G Suite for Education dalam kalangan 20,000 pelajar dan 3,500 kakitangan di universiti tersebut.

"Kami cuba mendengar keperluan pelajar dan kakitangan–kami tidak mahu menyuruh orang melakukan sesuatu", kata Young. "Kami menyediakan apl dan memastikan pilihan sentiasa terbuka untuk orang ramai memilih alatan yang boleh digunakan dan kami cuba menggalakkan penggunaan dengan cara itu".

Memandangkan pelajar dan kakitangan melihat nilai Gmail dan alatan G Suite yang lain seperti Dokumen Google, mereka turut secara beransur-ansur menggunakan keupayaan baharu yang ditambahkan oleh Google pada G Suite sepanjang tempoh 10 tahun yang lalu, seperti Hangouts dan Google Kumpulan. Alatan dan ciri baharu ini, kata Young, telah membantu komuniti kampus menyedari nilai bekerjasama antara satu sama lain dan berkongsi maklumat yang berguna.

"Kumpulan Google telah menjadi sebahagian besar daripada pelan komunikasi kami di kampus."

Nick Young, Pengurus IT, University of North Carolina Greensboro

Alatan layan diri untuk kerjasama dan storan

"Kami tidak mempunyai kakitangan pembangun yang ramai", kata Young tentang pasukan IT beliau. Universiti juga tidak mempunyai kakitangan pentadbiran yang ramai, berbanding saiznya. Young sentiasa mencari cara untuk menggunakan G Suite bagi membantu pelajar dan kakitangan menjimatkan masa dan bekerjasama dengan lebih cekap, tanpa campur tangan yang besar daripada IT. "Kami mencari penambahbaikan boleh skala–yang membolehkan kami menghasilkan nilai yang terbesar untuk wang anda", katanya. Ini bermakna penggunaan alatan layan diri yang pelajar dan kakitangan mampu kendalikan sendiri.

Sebagai contoh, Young mengesyorkan persatuan kehidupan pelajar dan ketua dorm berkongsi mesej menggunakan Google Kumpulan bagi menggantikan alatan e-mel pukal. Senarai e-mel yang disenggara secara manual menyukarkan pengurusan tugasan seperti menambah dan memadamkan ahli. E-mel sering diabaikan, kerana mesej tersebut bercampur dengan e-mel lain penerima. Dengan menggunakan Google Kumpulan untuk kumpulan kampus yang tertentu, kakitangan dan pelajar Kehidupan Penghuni membuat komuniti dalam talian yang membolehkan perbualan berlaku. Ahli Google Kumpulan dapat melawati hab dalam talian untuk kumpulan mereka dan melihat kemajuan perbincangan – atau menyemak notis penting daripada ketua kumpulan–tanpa menunggu e-mel.

"Google Kumpulan telah membantu kami mengurangkan prasarana yang berkaitan dengan senarai e-mel, seperti penyelenggaraan pelayan dan sandaran perisian", kata Young. Ketua kumpulan dapat menambah serta mengalih keluar ahli dengan mudah dan menggunakan ciri seperti forum Soal Jawab untuk mengemukakan soalan kepada ahli lain dan menerima ahli. "Google Kumpulan telah menjadi sebahagian besar daripada pelan komunikasi kami di kampus–kami mula menambah lebih ramai ahli untuk pelbagai kumpulan alumni", kata Young.

Drive Pasukan membantu dalam menghapuskan masalah pemilikan

Young membantu jabatan UNCG memanfaatkan Google Vault untuk pengekalan e-mel serta pemindahan e-mel apabila pekerja meninggalkan universiti. "Ciri ini membantu kami mengendalikan pekerja yang meninggalkan universiti dengan lebih berkesan", kata Young.

Young turut menggalakkan kakitangan dan pelajar menggunakan Drive Pasukan Google untuk berkongsi dan menyimpan dokumen. Oleh sebab fail dalam Drive Pasukan diurus oleh kumpulan dan bukan individu, maka jika ahli meninggalkan kumpulan, dokumen akan kekal dalam kumpulan.

"Dengan Drive Pasukan, pemilikan dokumen tidak akan memeningkan kepala", kata Young. Sepertimana Google Drive dan alatan G Suite yang lain, pengurus Drive Pasukan boleh mengawal kebenaran dan keahlian–tanpa meminta bantuan daripada IT.

Bekerjasama dengan kampus lain

Oleh sebab G Suite digunakan secara meluas dalam sistem sekolah University of North Carolina, pentadbir seperti Young boleh berkongsi idea untuk menambah baik proses dengan mudah. Sebagai contoh, melalui Google Hangouts, "Hangouts Pentadbiran Bulanan" menghimpunkan pentadbir dari seluruh sistem UNC untuk berbincang tentang cara baharu menggunakan G Suite.

"Anda jarang mengalami masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh pentadbir lain", kata Young. "Hakikat bahawa kami semua menggunakan Google telah membolehkan kami berinteraksi pada platform yang sama–Hangouts memberi kami cara mudah untuk menyelesaikan masalah."

Terima kasih kerana mendaftar!

Beritahu kami lagi tentang minat anda.