Pelajar dan kakitangan Kolej Universiti Dublin menjimatkan masa serta meningkatkan perkongsian dengan Google Workspace

Untuk memastikan pelajar, ahli fakulti dan kakitangan sentiasa berhubung antara satu sama lain dan bersambung ke sumber dalam talian, University College Dublin perlu manawarkan akses yang mudah kepada e-mel dan alatan produktiviti–tanpa menambah beban jabatan IT. “Kami perlu menyediakan rangkaian yang sangat terbuka, yang tidak terikat pada peranti tertentu dan semua perkara berfungsi secara wayarles”, kata Brian Morrissey, Ketua Perkhidmatan Web kolej tersebut. Dengan 32,000 pelajar dan 6,000 kakitangan, mungkin terdapat sebanyak 40,000 buah komputer, tablet dan telefon pintar pada rangkaian kampus, yang menggunakan e-mel dan berkongsi dokumen. “Komuniti kampus kami mahukan keupayaan yang sentiasa hidup dan tidak mahu risau tentang mendaftarkan peranti mereka atau menyambung ke e-mel”, kata Morrissey.

Sistem e-mel Sunmail yang digunakan oleh universiti memerlukan tenaga kerja yang tinggi bagi Morrissey dan rakan sekerja IT beliau serta tidak begitu mesra pengguna kepada pelajar dan kakitangan. “Sistem ini menggunakan sumber yang mahal dari segi kos dan pengurusan–dua perkara yang kami cuba elakkan”, kata Morrissey. Kakitangan IT perlu menyelenggara dan memantau beberapa pelayan e-mel yang besar, serta perisian spam dan antivirus yang dijalankan pada lebih banyak pelayan. Pelajar dan kakitangan mengadu tentang kuota akaun yang terhad, yang memaksa mereka memadamkan mesej dengan kerap. “Kami menganggarkan wang yang berjumlah ratusan ribu diperlukan untuk memperbaharui seni bina sistem yang masih menggunakan ciri yang ketinggalan zaman”, kata Morrissey. Pasukan IT membuat keputusan untuk beralih kepada sistem e-mel berasaskan awan yang mudah untuk dilaksanakan dan diurus.

Memudahkan penghijrahan dengan meja bantuan di tapak

UCD memilih Gmail untuk menggantikan sistem e-mel yang lama dan tidak cekap. "Pendorong utama dalam pemilihan Google ialah sifat Gmail yang andal, sentiasa hidup dan intuitif untuk digunakan oleh orang ramai", kata Morrissey. "Gmail ialah antara muka yang dikenali oleh semua orang".

Untuk memastikan peralihan kepada Google berjaya, Morrissey dan rakan sekerjanya telah memindahkan mesej e-mel kakitangan dan pelajar ke Gmail, mengikut jabatan demi jabatan, kemudian menyediakan meja bantuan sementara dalam jabatan tersebut. "Kami bekerja di pejabat dengan kakitangan atau berhampiran dataran, tempat pelajar lalu-lalang", kata Morrissey. "Kami menghabiskan banyak masa dalam penglibatan pelanggan, iaitu suatu pelaburan yang besar–tapi kami berpendapat tindakan itu berbaloi kerana orang ramai beralih kepada sistem e-mel yang baharu ini dengan cepat".

Semasa pelajar dan kakitangan menyesuaikan diri dengan Gmail, mereka turut menemui alatan Google Workspace yang lain seperti Dokumen Google, Kalendar Google dan Google+. “Kami agak terkejut kerana kami memberi tumpuan pada e-mel”, kata Morrissey. Kakitangan dan ahli fakulti mendapati bahawa Google Workspace lebih mudah digunakan berbanding alatan produktiviti lain kerana Google Workspace boleh diakses melalui mana-mana peranti. Kalendar Google membawa banyak perubahan, kata Morrissey. Sebelum ini, jabatan-jabatan di universiti menggunakan pelbagai apl kalendar, jadi tiada cara yang tekal untuk memaklumkan pelajar tentang perubahan waktu kelas atau waktu pejabat pensyarah.

Idea kreatif untuk menjimatkan masa dan berkongsi strategi pengajaran

Kakitangan UCD menemui cara kreatif untuk menggunakan Google Workspace bagi menggantikan proses yang banyak menghabiskan masa dan cara yang lebih mudah untuk berhubung antara satu sama lain serta dengan pelajar. Ahli fakulti menghasilkan Komuniti Mengajar dan Belajar UCD di Google+, yang membolehkan mereka menyiarkan idea tentang meningkatkan pengalaman pembelajaran dan mendapatkan maklum balas daripada pendidik lain. “Jika kami cuba berbuat begini tanpa Google, kami mungkin memperoleh penglibatan yang jauh lebih rendah berbanding sekarang”, kata Morrissey. Selain itu, jabatan IT menggantikan senarai e-mel dengan komuniti Google+ jabatan itu sendiri, yang digunakan untuk berkongsi pembentangan tentang inisiatif teknologi baharu.

Di Jabatan Perubatan Veterinar UCD, kakitangan dan ahli fakulti menggunakan Google Workspace untuk merancang pelajaran. Ahli fakulti meminta ketua Pasukan Perkhidmatan Web, Matthew Hynes, menyediakan cara yang lebih berkesan untuk berkongsi kurikulum kelas supaya mereka dapat mengelakkan topik yang serupa daripada satu kursus kepada kursus yang lain. Hynes mengesyorkan supaya guru menggunakan hamparan induk dalam Helaian Google yang mengandungi pelajaran untuk setiap kelas jabatan veterinar. Hynes menggunakan Google Sites untuk menghasilkan tapak web yang mengambil data daripada hamparan induk dan memaparkan carta yang menyerlahkan topik dan masa topik tersebut diajar.

Selain menggalakkan cara kreatif untuk menjimatkan masa dan menambah baik pengajaran, peralihan kepada Google turut menjimatkan wang UCD. Morrissey menyatakan bahawa pihak universiti memperoleh penjimatan besar bernilai ratusan ribu dengan menghapuskan perkakasan dan penyelenggaraan untuk penyelesaian e-mel lama, serta kos untuk penyelesaian antivirus dan spam yang tidak diperlukan dengan Gmail.

"Kami tidak menerima panggilan tentang orang yang menghadapi masalah menyambung kepada e-mel atau tentang storan", kata Morrissey. "Dengan Gmail, kebimbangan tentang melebihi kuota telah dapat dihapuskan".