Walaupun dengan jumlah pelajar yang kecil, pelajar dan kakitangan Kolej St Norbert (SNC) mendapati bahawa bekerja merentas jabatan telah terhalang oleh proses yang berdasarkan kertas serta alatan e-mel dan produktiviti lama. Ketua teknologi seperti juruteknologi pendidikan, Ben Hommerding, menyedari potensi alatan berasaskan awan untuk membantu para pelajar dan pensyarah bekerjasama dengan mudah serta berkongsi maklumat dengan tepat dan cepat.

"Sebelum kami beralih kepada Google, kami menggunakan sistem e-mel kami sendiri yang dihoskan di tapak dan kami menyimpan semua fail pada pelayan kami," kata Hommerding. "Tetapi tidak banyak kerjasama dilakukan. Dokumen akan dihantar dalam rantaian e-mel yang panjang dan maklumat tersekat di banyak tempat. "Pentadbir menggunakan borang kertas untuk mengumpul dan mengemas kini huraian kursus. Proses yang tidak cekap ini mengakibatkan kelewatan dan ralat.

Storan untuk segala-galanya—dan mengakses dari mana-mana sahaja

"Apabila orang ramai memahami cara Google Workspace berfungsi–berkongsi dokumen dengan seluruh kampus–terdapat banyak detik yang menakjubkan", kata Hommerding. Pensyarah mendapati mereka boleh menggunakan Dokumen Google untuk mengulas tentang kerja pelajar semasa kerja itu dalam proses penyiapan, yang mewujudkan "perbualan langsung dengan pelajar", tambah beliau.

Para pensyarah juga mula menggunakan Google Drive untuk menyimpan dokumen yang diperlukan untuk kelas. "Dulu, memuat turun dokumen di luar kampus atau dari rumah akan menimbulkan masalah", kata Hommerding. "Sekarang kami dapat mengakses segala-galanya dari mana-mana sahaja".

Penetapan minda "segala-galanya dari mana-mana sahaja" merupakan sebahagian daripada program baharu "bawa peranti sendiri" (BYOD) kolej ini untuk pelajar dan guru, termasuk menggantikan komputer meja guru dengan komputer riba. "Jika anda beralih kepada dasar BYOD, anda memerlukan strategi untuk orang ramai berkongsi kandungan melalui Google Workspace tidak kira jenis peranti yang mereka miliki", kata Hommerding. "Itulah sebabnya kami memutuskan bahawa Google amat sesuai untuk kami".

Drive Pasukan Google, yang menampilkan ciri pemilikan fail dalam kumpulan dan bukannya secara individu, menyediakan storan kongsi untuk dokumen pentadbiran. Ciri ini memudahkan pentadbiran mengurus penggajian pelajar kerana fail tidak disimpan dalam Drive pelajar mereka.

Menjimatkan masa dan meningkatkan ketepatan untuk proses pentadbiran lazim

Untuk mempertingkatkan kemas kini katalog kursus kolej ini, pasukan ITS SNC menggunakan Skrip Apl untuk membuat kod Google Workspace tersuai yang mengumpulkan huraian kursus daripada Borang Google dan memasukkan maklumat ini dalam Dokumen Google dan Helaian Google. Aplikasi ini memperkemas proses kelulusan untuk perubahan dan kursus baharu supaya pemberi kelulusan dan ahli fakulti mengetahui kemajuan proses penyerahan mereka. Dengan bantuan pekerja siswa, Hommerding kini menguji App Maker untuk proses ini sebagai sebahagian daripada Program Akses Awal (EAP), iaitu program rintis produk Google yang menjemput pengguna seperti Ben untuk menguji dan memberikan maklum balas tentang produk sebelum produk tersebut dilancarkan sepenuhnya. Maklum balas daripada EAP ini digunakan untuk menambah baik dan menyesuaikan produk mengikut keperluan pengguna.

Selepas Hommerding mencipta kod Google Workspace tersuai, pentadbir kemudiannya membuat katalog menggunakan Dokumen. Proses baharu ini menghapuskan rantaian e-mel berulang-alik dan pembetulan ralat yang menambahkan masa dalam penghasilan katalog. "Pasukan yang menggunakan proses ciptaan kami ini sangat gembira", kata Hommerding.

Borang Google turut membantu pentadbir mengumpul maklumat dengan cepat dan tepat, terutamanya dalam Pusat Sturzl untuk Perkhidmatan & Pembelajaran Komuniti di kolej tersebut, yang menggalakkan penglibatan komuniti.

"Kami mengurus banyak acara perkhidmatan sekali sahaja dan sebelum menggunakan Borang Google, pendaftaran adalah proses yang tidak cekap", kata Penyelaras Penglibatan Komuniti, Susan Angoli. Tahun lepas, Pusat Sturzl menyemak proses pendaftaran untuk Hari Perkhidmatan MLK pusat tersebut supaya lebih mesra pengguna. Angoli menggunakan alat tambah Choice Eliminator untuk Borang Google, yang mengalih keluar pilihan untuk opsyen sukarelawan apabila bilangan pelajar yang mendaftar untuk tapak atau masa tertentu telah mencukupi.

Pasukan ITS SNC turut menggunakan Google Workspace dan App Maker untuk memperkemas proses daftar masuk dan kelulusan untuk Tech Bar kolej ini, iaitu perkhidmatan baharu yang menyediakan latihan teknologi dan penyelesaian masalah untuk pelajar dan kakitangan. Untuk sesetengah projek kelas St Norbert, pelajar perlu menghadiri bengkel Tech Bar untuk membuktikan mereka telah menjalani latihan dalam kemahiran tertentu, seperti penciptaan blog dan video.

Dengan App Maker, Hommerding membina aplikasi tersuai untuk membolehkan pengajar Tech Bar menghantar "resit" kepada ahli fakulti yang menunjukkan bahawa pelajar telah menyelesaikan latihan. Di samping itu, apl ini membolehkan pelajar menilai pengajar Tech Bar. Hommerding merancang untuk menambahkan sistem penjadualan janji temu pada Tech Bar. Buat masa ini, mesyuarat dijadualkan dengan menggunakan ciri slot janji temu dalam Kalendar Google.

Persediaan untuk masa depan

Dengan menggunakan Google Workspace, Kolej St. Norbert sedang membuat persediaan untuk masa depan yang akan menyaksikan kerjasama dan akses menjadi keperluan, bukan sekadar pilihan "perhiasan", kata Hommerding. Keperluan ini termasuk mengurangkan kebergantungan pada pelayan dan alatan yang perlu diselenggarakan oleh pasukan IT. "Baru-baru ini kami mengalami gangguan bekalan kuasa di seluruh kampus", jelas beliau. "Kami masih dapat menghantar e-mel dan dokumen daripada telefon kami atau dengan menggunakan tempat liputan–tindakan yang tidak dapat dilakukan dengan sistem e-mel lama kami".

Persediaan untuk masa depan turut melibatkan pemilihan alatan yang sudah pun digunakan oleh pelajar, supaya masa untuk melancarkan teknologi dapat diminimumkan. "Data kami menunjukkan bahawa 90 peratus pelajar yang mendaftar di kampus sudah menggunakan produk Google", kata Hommerding. Apabila pensyarah menggunakan Google Workspace untuk berkongsi sumber kursus dan menjadualkan mesyuarat dalam talian, mereka tahu bahawa pelajar dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran pembelajaran kerjasama dengan cepat.

Pejabat Akademi Keberkesanan Institusi kolej ini menguji BigQuery, iaitu sebahagian daripada Google Cloud, untuk menganalisis data berkaitan pekerjaan yang mereka peroleh, serta ijazah lanjutan–dengan matlamat untuk menentukan tahap keberkesanan kolej ini dalam menyediakan para pelajar untuk alam kerjaya.

Hommerding sedang mempertimbangkan penggunaan alatan Google Cloud yang lain untuk membantu kakitangan berkongsi data penyelidikan dan menganalisis prestasi kolej dengan lebih berkesan.

“Apabila kami memilih Google, kami memastikan bahawa kami mampu menawarkan keupayaan yang diperlukan oleh pelajar kami tahun ini dan dalam tahun-tahun yang akan datang”, kata Hommerding. “Jika pensyarah boleh bekerja dengan lebih rapat dengan pelajar dan kakitangan boleh berkhidmat dengan lebih baik di kampus kami, maka faktor ini akan menjadi kelebihan kepada kami dalam pasaran yang berdaya saing”.