Manhattan College memperbaik perkhidmatan teknologi maklumat untuk menyokong pelajar dan fakulti dengan lebih baik

Dengan 22 kakitangan, sumber jabatan IT di Kolej Manhattan College agak terhad. "Seperti pisau Swiss Army, kami boleh menampung banyak perkara, tetapi kami tidak mempunyai kepakaran dalam mana-mana bidang," kata Jake Holmquist, CIO di Kolej Manhattan. "Sebahagian besar kakitangan kami terdiri daripada pakar IT am, jadi sukar untuk membuat penyelesaian yang berkesan." Kolej itu telah menggunakan banyak alatan di premis tetapi apabila keperluan berkembang, masalah menjadi lebih rumit dan mahal.

Beralih ke awan

“Kami beralih ke awan,” kata Holmquist. “Dalam kebanyakan keadaan, keputusan ini ialah jawapan yang terbaik.” Sejak 2008, Kolej Manhattan telah menggunakan alatan Google. Bermula dengan peralihan ke Gmail dan langkah tersebut, kata Holmquist, “merupakan langkah pertama yang kami di jabatan IT perlukan untuk menunjukkan kepada seluruh kampus bahawa tiada masalah untuk beroperasi di awan.” Berpandukan kepercayaan dan pengetahuan serta kemudahan menggunakan alatan Google, langkah mengekalkan penggunaan Google adalah tindakan yang wajar. “Memiliki akaun Google Workspace yang sedia ada telah memudahkan pasukan IT kami mendapat akses kepada alatan Google Cloud dan memperuntukkan akses setelah kami menyediakan perkhidmatan,” kata beliau.

Pendekatan pasukan IT bermula dengan sistem lewah berisiko rendah dan "tanpa data": DNS dan tapak web kecil yang tiada maklumat peribadi. “Apabila kami mempercepatkan penggunaan awan dan penghijrahan kepada perkhidmatan yang lebih melibatkan pertemuan dengan pengguna,” kata Holmquist, “kami mula menyisipkan ‘persekitaran awan yang selamat’ ke dalam pemesejan kami tentang kemas kini dan penghijrahan. Bersama-sama pemesejan tersebut, disertakan dengan lapisan lewah baharu dan perkhidmatan ketersediaan tinggi yang dilaksanakan dengan lebih baik, adalah lebih lewah dan lebih andal setelah dihijrahkan ke awan—sesuatu yang kami tidak dapat capai di kampus.”

Dari semasa ke semasa, "Perjalanan kami berkisar tentang memusnahkan halangan awan dan menjadi lebih selesa dengan konsep yang pada mulanya asing kepada pengguna dan kakitangan IT," ujar beliau. "Ketika kami memecahkan setiap halangan, kami menyediakan laluan mudah untuk langkah yang seterusnya."

Holmquist menyatakan bahawa apabila mereka mula menggunakan Google Cloud pada tahun 2014, alatan tersebut tidak didokumenkan dengan baik. Walau bagaimanapun, sejak itu, "alatan tersebut lebih mudah digunakan, lebih banyak perkara dapat dilakukan melalui UI dan dokumentasi jauh lebih baik dengan contoh yang lebih berguna dan komuniti sokongan yang lebih besar."

Cabaran yang menguntungkan

Cabaran utama Kolej Manhattan melibatkan aplikasi komersial besar yang telah mereka gunakan. Kebanyakannya direka untuk pusat data—dan kata Holmquist, "melalui pengalaman kami, aplikasi ini tidak berfungsi dengan baik 'di luar kotak' apabila dipindahkan ke awan. Rintangan terbesar kami ialah konfigurasi awal tetapan ini (tidak didokumenkan dengan baik) untuk mengoptimumkan aplikasi tersebut bagi peluang baharu yang disediakan oleh awan."

Namun, beliau menambah bahawa pencapaian terbesar mereka setakat ini sebenarnya disebabkan oleh cabaran tersebut: Pada bulan Julai 2017, mereka melaksanakan 'Banner 9', peningkatan terhadap sistem lama mereka.

“Atur pasang biasa di pusat data kami bermakna pembelian perkakasan yang melibatkan wang ratusan ribu tetapi tidak dijamin dapat disampaikan dan diperuntukkan tepat pada masanya untuk pengujian yang mencukupi dan pelancaran pada Musim Panas 2017,” ujar beliau. “Sebaliknya, kami mengambil pendekatan yang tidak pernah dilakukan sebelum ini, iaitu mengatur pasang komponen Banner 9 dalam Compute Engine Google Cloud. Kami dapat menyediakan pelbagai komponen dengan cepat dan mudah semasa ujian pemasangan dan peningkatan. Apabila gagal, kami memadamkan tika tersebut dan bermula semula dalam beberapa minit sahaja. Dengan bantuan Sokongan Google, kami dapat mengenal pasti beberapa tetapan yang berkaitan dengan VPN tapak ke tapak (komponen Banner 9 dalam Google Cloud berkomunikasi dengan pangkalan data di premis), penalaan prestasi pelayan aplikasi dan akhirnya ketersediaan tinggi serta SSL.”

Akhirnya, mereka dapat mengatur pasang persekitaran pengeluaran dengan "prestasi yang sangat baik dan tahap ketersediaan tinggi yang kami tidak dapat capai di kampus."

Sekarang kolej boleh menyediakan dan memperuntukkan sistem baharu dalam beberapa minit. "Jika kami perlu bermula semula, kami boleh memadamkannya dengan lebih cepat lagi," ujar beliau. "Lebih bagus lagi, kakitangan kami boleh menyediakan perkhidmatan mengikut keperluan, tidak perlu lagi menunggu pentadbir sistem untuk memperuntukkan kepada mereka."

Menikmati kemajuan dan memandang ke hadapan

Matlamat utama Holmquist adalah untuk membawa pasukan IT keluar dari pusat data dan lebih melibatkan diri dengan inisiatif yang berdepan dengan pengguna. "Kami telah merentasi ambang yang menyaksikan lebih banyak sistem kami dihoskan di Google Cloud berbanding di pusat data kami," katanya. "Kami tidak lagi tertumpu pada menyelenggarakan pelayan, menggantikan komponen yang gagal dan memasang tampalan, sebaliknya kini kami memberi tumpuan pada menjadikan aplikasi kami berjalan dengan lebih cekap yang menghasilkan manfaat yang lebih mudah diukur kepada pengguna akhir kami."

Di samping itu, ciri-ciri yang pengguna kampus perlukan pada masa ini—seperti prestasi cemerlang dan ketersediaan yang tinggi—yang dahulunya terlalu mahal untuk dilaksanakan sendiri oleh kolej, terutamanya dengan sumber yang terhad. "Dengan Google Cloud, ciri-ciri ini tersedia kepada kami tanpa kos pendahuluan yang tinggi dan dalam kebanyakan keadaan, ciri ini boleh diperoleh sebagai sebahagian daripada set alat sahaja," ujarnya. "Paling penting, kosnya cuma sebahagian daripada kos yang kami bayar di kampus dan kesemuanya boleh diurus dengan berkesan oleh kakitangan yang sedia ada."

Banyak kemajuan yang telah dicapai di Kolej Manhattan, tetapi lebih banyak rancangan sedang diusahakan. Kolej ini akan terus menggantikan pelayan di pusat data itu melalui penyusutan dan menyasarkan untuk meneroka cara yang lebih baik dan lebih cekap untuk menyampaikan perkhidmatan di awan.

Holmquist gembira kerana kakitangan IT mempunyai masa untuk memfokuskan lebih banyak sumber pada "peningkatan proses perniagaan" melalui aliran kerja elektronik dan untuk meningkatkan pemahaman tentang data kampus melalui inisiatif pelaporan dan analitis data dengan pejabat kampus. Jabatan ini telah berjaya mengubah kedudukan IT yang dahulunya hanya mengendalikan perkara secara dalaman menjadi "pelatih teknologi yang berhadapan pengguna untuk memperkasakan pengguna dengan alatan baharu ini." Beliau tidak sabar untuk menyaksikan cara alatan Pembelajaran Mesin dan Analitis boleh digunakan untuk menyokong usaha ini.

Buat masa ini, kata Holmquist, "Google Cloud telah memberi kami set alat untuk menyelesaikan masalah rumit yang tidak dapat kami selesaikan sendiri."