Pohjois-Carolinan yliopiston Greensboron toimipisteen (UNCG) IT-päälliköllä Nick Youngilla on kaksi ohjenuoraa, jotka varmistavat yliopistotekniikan toimivuuden. Ensinnäkin opiskelijoiden ja henkilökunnan on otettava työkalut käyttöön, koska ne ovat heistä hyödyllisiä – ei siksi, että IT-osasto vaatii tekemään niin. Toiseksi niin opiskelijoiden kuin henkilökunnankin pitää pystyä käyttämään tekniikkaa pääosin itsenäisesti, ilman IT-osaston suurempaa tukea. UNCG on käyttänyt Googlea jo pitkään – Gmailin käyttö aloitettiin jo 2005 – ja sen helppokäyttöisyys ja käyttöönoton luontevuus ovat innostaneet yhä useampia oppilaitoksen 20 000 opiskelijasta ja 3 500 työntekijästä käyttämään Google Workspace for Educationia.

”Pyrimme kuuntelemaan opiskelijoiden ja henkilökunnan toiveita – emme halua määräillä ihmisiä”, Young sanoo. ”Tuomme sovelluksia saataville, annamme ihmisten valita käyttämänsä työkalut ja pyrimme näin edistämään käyttöönottoa.”

Kun opiskelijat ja henkilöstö näkivät Gmailin ja muiden Google Workspace ‑työkalujen, kuten Google Docsin, arvon, he ottivat vähitellen käyttöön uusia ominaisuuksia, joita Google on lisännyt Google Workspace viimeisten 10 vuoden aikana. Young toteaa, että tällaisten Google Meetin ja Google Ryhmien kaltaisten uusien työkalujen ja ominaisuuksien ansiosta yliopistoyhteisössä opittiin entistä paremmin ymmärtämään yhteistyön ja tiedonjaon arvo.

Itsepalvelutyökalut yhteistyöhön ja tallennukseen

”Meillä ei ole paljon kehittäjiä”, Young kuvailee IT-tiimiään. Yliopistolla ei myöskään ole kokoonsa nähden paljonkaan hallintohenkilöstöä. Young etsiikin jatkuvasti uusia tapoja, joilla opiskelijat ja henkilökunta voivat säästää aikaa ja tehdä entistä tehokkaampaa yhteistyötä Google Workspace avulla, ilman IT-osaston vahvaa panostusta. ”Etsimme skaalautuvia parannuskeinoja, sellaisia joista saa investointiin nähden mahdollisimman suuren hyödyn”, hän kertoo. Käytännössä tämä tarkoittaa itsepalvelutyökaluja, joita opiskelijat ja henkilökunnan jäsenet voivat käyttää itsenäisesti.

Young ehdotti esimerkiksi, että opiskelijayhdistykset ja asuntoloiden johtajat lähettäisivät viestinsä joukkosähköpostien sijaan Google Ryhmien kautta. Manuaalisesti ylläpidettävien sähköpostilistojen hoitaminen, esimerkiksi jäsenten lisääminen ja poistaminen, oli hankalaa. Sähköpostit jäivät myös helposti huomaamatta ja hukkuivat viestitulvaan. Kun Google Ryhmät otettiin käyttöön yliopiston eri ryhmien viestinnässä, opiskelijaelämästä vastaava henkilökunta ja opiskelijat pystyivät luomaan verkkoyhteisöjä, joissa keskustelut saattoivat kukoistaa. Google Ryhmien jäsenet voivat käydä ryhmiensä verkkokeskuksessa ja seurata keskustelujen etenemistä – tai vaikkapa tarkistaa ryhmänjohtajien tärkeät ilmoitukset – ilman sähköpostin aiheuttamaa viivettä.

”Google Ryhmien avulla olemme voineet vähentää sähköpostilistoihin liittyvää infrastruktuuria, kuten palvelimien huoltotöitä ja ohjelmistojen varmuuskopiointia”, Young toteaa. Ryhmien johtajien on helppo lisätä ja poistaa jäseniä, ja Kysymykset ja vastaukset ‑keskusteluryhmien kaltaisten ominaisuuksien avulla he voivat esittää muille jäsenille kysymyksiä ja vastaanottaa jäseniä. ”Google Ryhmillä on nykyään iso rooli kampuksen viestintäsuunnitelmissa – alamme ottaa niitä käyttöön myös useissa alumniryhmissä”, Young kertoo.

Tiimin Drivet helpottavat tiedostojen hallintaa

Young auttaa UNCG:n laitoksia hyödyntämään Google Holvia sähköpostien säilytyksessä – ja työntekijän vaihtaessa tehtävää myös niiden siirtämisessä. ”Näin työntekijöiden lähtöprosessi sujuu paremmin”, Young toteaa.

Lisäksi Young kannustaa henkilökuntaa ja opiskelijoita jakamaan ja tallentamaan dokumentit Googlen Tiimin Driveihin. Tiimin Driveissä tiedostoja hallinnoi koko ryhmä yksittäisten jäsenten sijaan, joten kaikki dokumentit säilyvät, vaikka joku jättäisikin ryhmän.

”Tiimin Drivet takaavat, että dokumenttien omistajuus ei aiheuta ongelmia”, Young toteaa. Aivan kuten Google Drivessä ja muissa Google Workspace ‑työkaluissa, Tiimin Driven ylläpitäjät voivat hallinnoida käyttöoikeuksia ja jäsenyyksiä ilman IT-osaston apua.

Yhteistyötä muiden kampusten kanssa

Koska Google Workspace käytetään laajasti Pohjois-Carolinan yliopiston opetusjärjestelmässä, Young ja muut järjestelmänvalvojat voivat helposti jakaa kehittämisideoita keskenään. Esimerkiksi järjestelmänvalvojien kuukausittainen Google Meet tarjoaa kaikille Pohjois-Carolinan yliopiston järjestelmänvalvojille mahdollisuuden keskustella uusista Google Workspace käyttötavoista.

”Harvat ongelmat ovat sellaisia, joissa muut järjestelmänvalvojat eivät osaisi auttaa”, Young toteaa. ”Koska me kaikki käytämme Googlea, voimme pitää yhteyttä kätevästi yhdellä foorumilla. Meet on helppo tapa ratkaista ongelmia."