Selfs met 'n klein studenteliggaam het studente en personeel van St. Norbert College (SNC) gevind dat werk oor departemente heen gekniehalter word deur papiergebaseerde prosesse en die vorige e-pos- en produktiwiteitnutsgoed. Tegnologieleiers, soos onderrigtegnoloog Ben Hommerding, het die potensiaal gesien in wolkgebaseerde nutsgoed om studente en dosente te help om maklik saam te werk en inligting vinnig en met akkuraatheid te deel.

"Voordat ons oorgeskakel het na Google, het ons ​​ons eie e-posstelsel gebruik wat op ons perseel gehuisves was, en ons het al ons lêers op ons bedieners gestoor," sê Hommerding. "Maar daar was nie veel samewerking nie. Dokumente is aangestuur in lang e-poskettings en inligting het dikwels vasgehaak." Administrateurs het papiervorms gebruik om kursusbeskrywings in te samel en op te dateer, 'n omslagtige proses wat vertragings en foute tot gevolg gehad het.

Berging vir alles – en toegang vanaf enige plek

"Toe almal eers verstaan hoe Google Workspace werk – die onbeperkte berging vir e-pos en die deel van dokumente met die hele kampus – was daar 'n hele klomp verbysterende oomblikke," sê Hommerding. "Dosente het besef dat hulle Google Dokumente kon gebruik om opmerkings op werk te maak terwyl die studente nog daarmee besig was, wat 'n 'lewendige gesprek met studente' geskep het," voeg hy by.

Dosente het ook Google Drive begin gebruik om dokumente wat vir klasse benodig word, te stoor. "In die verlede sou die aflaai van dokumente weg van die kampus of by die huis 'n probleem wees," sê Hommerding. "Nou het ons toegang tot alles vanaf enige plek."

Die "alles vanaf enige plek"-ingesteldheid was deel van die kollege se nuwe "bring jou eie toestel"-program (BJET) vir studente en dosente, insluitend die vervanging van dosente se lessenaarrekenaars met skootrekenaars. "As jy oorskakel na 'n BJET-beleid, moet jy strategieë hê vir mense om inhoud via Google Workspace te deel, ongeag watter soort toestel hulle het," sê Hommerding. "Dit is hoekom ons gevoel het Google sal ons pas."

Google Span Drives, waar lêers eerder aan groepe as aan individue behoort, het gedeelde berging vir administratiewe dokumente verskaf. Daarmee kon die administrasie studentehuur makliker bestuur aangesien lêers nie in hul student-Drive gestoor sou word nie.

Tydbesparing en verbeterde akkuraatheid vir algemene admininstratiewe prosesse

Die SNC se inligtingtegnologiediensspan wou die kollege se opdatering van kursuskatalogusse verbeter, en het Apps Skrip gebruik om gepasmaakte Google Workspace-kode te skep wat kursusbeskrywings van Google Vorms insamel en die inligting na Google Dokumente en Google Blaaie deurstuur. Hierdie program vereenvoudig die goedkeuringproses vir veranderinge en nuwe kursusse, dus is keurders en personeel op hoogte van waar in die proses hul voorleggings is. Met die hulp van studentewerkers is Hommerding nou besig om App Maker te toets vir hierdie prosesse, as deel van die Early Access Program (EAP). Dit is Google se produkloodsprogram wat gebruikers soos Ben nooi om produkte te toets en terugvoer te gee, voordat dit ten volle geloods word. Terugvoer van hierdie EAP's word gebruik om produkte te verbeter en aan te pas by gebruikers se behoeftes.

Nadat Hommerding die gepasmaakte Google Workspace-kode geskep het, het administrateurs Dokumente gebruik om die katalogus te skep. Die nuwe proses het die heen-en-weer-gestuur van e-posse en foutregstellings, wat katalogusskepping tydrowend gemaak het, uitgeskakel. "Die span vir wie ons hierdie stelsel geskep het, was hoogs ingenome," sê Hommerding.

Google Vorms help administrateurs ook om inligting vinnig en akkuraat in te samel, veral by die kollege se Sturzl-sentrum vir gemeenskapdiens en onderrig, wat gemeenskapbetrokkenheid bevorder.

"Ons bestuur baie eenmalige diensgebeurtenisse, en voor die gebruik van Google Vorms was registrasie 'n omslagtige proses," sê Susan Angoli, gemeenskapbetrokkenheidkoördineerder. Verlede jaar het die Sturzl-sentrum die registrasieproses vir sy MLK-diensdag hersien om dit meer gebruikervriendelik te maak. Angoli het die Choice Eliminator-byvoeging vir Google Vorms gebruik, wat die opsies vir vrywilligerposisies verwyder sodra genoeg studente vir 'n bepaalde plek of tyd ingeteken het.

SNC se inligtingtegnologiediensspan gebruik ook Google Workspace en App Maker om die inskrywing- en goedkeuringproses vir die kollege se Tech Bar te vergemaklik. Tech Bar is 'n nuwe diens wat tegnologie-opleiding en -foutsporing vir studente en personeel bied. Vir sommige St. Norbert-klasprojekte moet studente Tech Bar-werkswinkels bywoon om te wys dat hulle opleiding in sekere vaardighede ontvang het, byvoorbeeld in blog- en video-skepping.

Met App Maker het Hommerding 'n gepasmaakte program gebou waarmee Tech Bar-instrukteurs 'n "kwitansie" aan personeel kan stuur wat bewys dat studente die opleiding voltooi het. Daarbenewens kan die studente Tech Bar-instrukteurs via die program gradeer. Hommerding beplan om 'n afspraakskeduleringstelsel by die Tech Bar te voeg; op die oomblik word vergaderings geskeduleer met gebruik van die afspraakgleuffunksie in Google Kalender.

Voorbereiding vir die toekoms

"Deur die aanneming van Google Workspace berei St. Norbert College voor vir 'n toekoms waar samewerking en toegang vereistes is, nie net 'lekker om te hê'-opsies nie," sê Hommerding. Dit sluit minder afhanklikheid van bedieners en nutsgoed, wat IT-spanne in stand moet hou, in. "Ons het onlangs 'n kragonderbreking regoor die kampus gehad," verduidelik hy. "Ons kon steeds e-posse en dokumente vanaf ons selfone stuur, of deur warmkolle te gebruik – iets wat ons nie met ons ou e-posstelsel sou kon doen nie."

Voorbereiding vir die toekoms beteken ook om nutsgoed te kies wat studente reeds gebruik, sodat die minimum tyd nodig is om op dreef te kom met die nuwe tegnologie. "Ons data toon dat 90 persent van die studente wat op kampus aankom, reeds Google-produkte gebruik," sê Hommerding. Wanneer dosente Google Workspace gebruik om kursusmateriaal te deel en aanlyn vergaderings te skeduleer, weet hulle dat studente vinnig by die samewerkende leeromgewing sal aanpas.

Die kollege se kantoor vir institusionele doeltreffendheid toets tans BigQuery, wat deel is van Google Wolkplatform, om data te verwerk oor indiensneming, asook oor gevorderde grade, met die doel om te bepaal hoe goed die kollege studente voorberei vir loopbane.

Hommerding dink tans daaraan om ander Google Wolkplatform-nutsgoed te gebruik om personeel te help om navorsingdata beter te deel en om die kollege se werkverrigting beter te analiseer.

"Ons het Google gekies om te verseker dat ons die funksionaliteit aan ons leerders kan bied wat hulle hierdie jaar, en in die toekoms, sal nodig kry," sê Hommerding. "As dosente nouer met studente kan saamwerk en personeel kan die kampus beter bedien, kan ons die kollege laat uitstaan in 'n mededingende mark."