Vir kleiner onderriginstellings soos Central Wyoming College (CWC) is die verbetering van die student se ervaring 'n kritieke onderdeel vir die handhawing van studentinskrywings. Studente wil vandag toegang hê tot buigsame nutsgoed om saam met hul klasmaats te werk en om met hul dosente te kommunikeer, en hulle het dit nodig. "Ons moet net soveel dienste aanbied as 'n groter kollege, soos programme wat op mobiele toestelle kan werk," sê John Wood, HIB van Central Wyoming College. "Maar uitgawes moet dieselfde bly. Ons kan nie die grootte van die IT-departement, of van ons begroting, verdubbel nie, dus is die wolkgebaseerde model ideaal."

Wolkgebaseerde nutsgoed kon ook beantwoord aan die unieke uitdagings waar voor 'n gemeenskapskollege in 'n plattelandse omgewing te staan ​​kom, met studente en personeel wat vêr moet reis om by die kampus te kom. Die kollege se 2 000 studente is versprei oor vier kampusse sowel as afgeleë terreine in die wildernis vir die buitelugaktiwiteite-onderrigprogram. "Dit is uiters moeilik vir ons studente om persoonlik bymekaar te kom," sê Wood.

Studente word terselfdertyd aangemoedig om in spanne te werk. "Samewerking onder studente is baie meer algemeen as 'n paar jaar terug," sê Wood. Leerkragte gee werkopdragte aan groepe, nie aan individuele studente nie. Samewerking het ook die norm geword onder personeel en Wood voeg by: "Ek kan nie die laaste keer onthou wat ek alleen aan 'n projek gewerk het nie."

Toegang tot e-pos en dokumente weg van die kampus af – sonder "sneakernet"

CWC se bestaande e-pos- en lêerbergingstelsels het geen buigsaamheid aan studente en personeel gebied ten opsigte van waar en hoe hulle werk nie. Hulle moes op die kampus wees om toegang tot e-pos en gestoorde dokumente te kry. Mense wat lêers vanaf kampus huis toe moes neem, het "sneakernet"-strategieë gebruik, soos USB-skyfies of eksterne hardeskywe. Buiten die potensiële sekuriteitskwessies, soos blootstelling van netwerke aan virusse, kon die proses lei tot verskeie weergawes van sleuteldokumente.

Wood believed cloud and cost-effectiveness were the two key ingredients for updated email, storage, and productivity tools that could be accessed anywhere. Email was tackled first, and Gmail replaced CWC’s on-campus email system. Besides the fact that Google Workspace for Education tools are available at no cost for schools, Wood found his IT department also saved money and time.

"Die op-kampus-e-posstelsel het meer personeel en meer bedieners nodig gehad," sê Wood. "Met Gmail voorsien ons nuwe rekeninge – en dit is omtrent al. Google sorteer die strooipos vir ons uit, wat voorheen 'n oneindige probleem vir IT was. Vir 'n klein IT-departement is dit 'n "wonderwerk" om nie meer die verantwoordelikheid vir sulke take te hê nie."

'n Saamwerkbenadering, selfs vir die begroting

Terwyl leerders en personeel ander Google Workspace-nutsgoed begin gebruik het, soos Google Blaaie en Google Meet, het hulle nuwe maniere ontdek om saam te span, selfs as hulle nie in dieselfde klaskamer, biblioteek of konferensiesaal was nie. Leerkragte en personeel kan kies om van 'n afstand af te werk wanneer nodig en so lang pendeltogte na CWC-kampusse toe uitsny. "Hulle samewerking kan nou op ander maniere gebeur," sê Wood. "Meet word al hoe gewilder, want leerders kan dit gebruik om aangesig-tot-aangesig te ontmoet wanneer hulle nie op kampus is nie."

Met Google Workspace het studente elke nutsding wat hulle kan nodig kry om akademiese dokumente te skep of navorsing met klasmaats te deel. "Hulle hoef hulle nie te bekommer oor die aankoop van 'n studentweergawe van Microsoft Office nie," sê Wood. "Dis 'n groot bonus vir ons en vir die studente. Ek het nie meer probleme met mense wat sagteware van buite installeer of sagteware verkeerd installeer nie."

Selfs begrotingsigblaaie kry die saamwerkbehandeling. Administrateurs moes voorheen sigblaaie heen en weer per e-pos stuur om opdaterings en goedkeurings te kry, wat maklik tot foute kon lei – of mense wat veranderinge aanbring wat nie die magtiging het om die begroting op te dateer nie. Nou kan Woods en ander departementhoofde 'n enkele sigblad in Google Blaaie skep en gebruikertoestemmings per sel byvoeg.

"Dit was 'n kragtige nutsding – veel beter as om papiere of e-posse heen en weer te skuif," sê Wood. "Mense kan nie sommer oor data in selle skryf as hulle nie toestemming het nie."

Studente en personeel "besit" hul toestemmings en is dus in beheer van met wie hulle werk deel. "Voorheen moes jy staatmaak op IT-administrateurs om dokumente en vouers te deel," sê Wood. "Nou kan gebruikers self besluit."

Cloud-based tools available for no charge are helping CWC provide a better learning experience for students, without adding costs. “Even simple tools help us drive down costs and save time,” Wood says. “For example, something like travel requisitions – we used to run paper forms back and forth, but now we can create a shared Google form for everyone to review.”

Samewerking het onontbeerlik geword in onderrig en in die werkomgewing, en daarom sien Wood die langtermynvoordele vir leerders wat Google Workspace aanneem nog voor hul loopbane begin het. "Die opmerkings en voorstelle wat leerders deel, help hulle om beter saam te werk," sê Wood. "En van net soveel belang is dat hulle reeds die mensgerigte vaardighede bou wat nodig is vir samewerking in die werkplek."