นิค ยัง ผู้จัดการฝ่ายไอทีของมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนาที่กรีนส์โบโร (UNCG) เชื่อในองค์ประกอบ 2 อย่างสำหรับการเปิดรับเทคโนโลยีในวิทยาเขต อย่างแรก นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ควรเปิดรับเครื่องมือนี้เพราะรู้สึกว่ามีประโยชน์ ไม่ใช่เพราะฝ่ายไอทีบังคับให้ใช้ อย่างที่สอง นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ควรจัดการเทคโนโลยีส่วนใหญ่ได้ด้วยตนเอง โดยได้รับความช่วยเหลือจากทีมไอทีเพียงเล็กน้อย จากประวัติศาสตร์อันยาวนานของ UNCG ในการใช้งาน Google เริ่มตั้งแต่ปี 2005 กับ Gmail พบว่าการใช้งานที่ง่ายและการเปิดรับที่เป็นธรรมชาตินั่นเองที่เป็นตัวขับเคลื่อนการใช้งาน Google Workspace for Education ให้แพร่หลายไปสู่นักศึกษา 20,000 คนและเจ้าหน้าที่ 3,500 คน

“เราพยายามรับฟังสิ่งที่นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ต้องการ เราไม่ต้องการบอกคนอื่นว่าต้องทำอะไร” ยังกล่าว “เราทำให้แอปพร้อมใช้งานและทำให้สิ่งต่างๆ เปิดกว้างไว้ในแง่ของเครื่องมือที่ผู้คนใช้งานได้ และเราพยายามส่งเสริมการรับไปใช้ด้วยวิธีนี้”

เมื่อนักศึกษาและเจ้าหน้าที่มองเห็นคุณค่าของ Gmail และเครื่องมือของ Google Workspace อื่นๆ เช่น Google เอกสาร พวกเขายังค่อยๆ เปิดรับขีดความสามารถใหม่ที่ Google เพิ่มลงใน Google Workspace ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา เช่น Google Meet และ Google Groups ด้วย นิค ยังกล่าวว่า เครื่องมือและฟีเจอร์ใหม่เหล่านี้ช่วยให้ชุมชนวิทยาเขตตระหนักถึงคุณค่าของการทำงานร่วมกันและการแชร์ข้อมูลที่เป็นประโยชน์

เครื่องมือแบบบริการตนเองสำหรับการทำงานร่วมกันและพื้นที่เก็บข้อมูล

“เราไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาจำนวนมาก” ยังกล่าวถึงทีมไอทีของเขา มหาวิทยาลัยก็ไม่มีเจ้าหน้าที่ธุรการจำนวนมากเช่นกันเมื่อคำนึงถึงขนาดของสถาบัน ยังมองหาวิธีใช้งาน Google Workspace เพื่อช่วยนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ประหยัดเวลาและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ต้องมีการช่วยเหลืออย่างมากจากฝ่ายไอที “เรามองหาวิธีการปรับปรุงที่ปรับขนาดได้ ซึ่งเราจะใช้สร้างสิ่งใหม่ที่คุ้มค่าเงินที่สุดได้” เขากล่าว นั่นหมายถึงเครื่องมือแบบบริการตนเองที่นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ใช้งานได้ด้วยตนเอง

ตัวอย่างเช่น ยังแนะนำให้สมาคมชีวิตนักศึกษาและผู้นำหอพักแชร์ข้อความโดยใช้ Google Groups แทนเครื่องมือในการส่งอีเมลเป็นจำนวนมาก รายชื่ออีเมลที่ต้องจัดการด้วยตนเองมีความยุ่งยากในการทำงานบางอย่าง เช่น การเพิ่มและลบสมาชิก อีเมลมักจะไม่ได้รับความสนใจเนื่องจากถูกอีเมลอื่นๆ ของผู้รับบดบัง เมื่อใช้ Google Groups สำหรับกลุ่มต่างๆ ในวิทยาเขต เจ้าหน้าที่ Residence Life และนักศึกษาได้สร้างชุมชนออนไลน์ที่ทำให้เกิดการพูดคุยกันขึ้นมา โดยที่สมาชิกกลุ่มไปเยี่ยมชมฮับออนไลน์สำหรับกลุ่มของตนเองและดูว่าการพูดคุยกำลังดำเนินไปอย่างไร หรือตรวจสอบประกาศสำคัญจากหัวหน้ากลุ่มได้โดยไม่ต้องรออีเมล

“Google Groups ช่วยให้เราลดโครงสร้างพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับรายชื่ออีเมลอย่างการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์และการสำรองซอฟต์แวร์” ยังกล่าว หัวหน้ากลุ่มสามารถเพิ่มและนำสมาชิกออกได้ง่าย และใช้งานฟีเจอร์อย่างฟอรัมถามตอบเพื่อถามคำถามกับสมาชิกคนอื่นรวมถึงรับสมาชิกได้ “Google Groups ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในแผนการสื่อสารในวิทยาเขตของเรา เราเริ่มทำการเพิ่มเข้าสู่กลุ่มศิษย์เก่าต่าง ๆ มากขึ้น” ยังกล่าว

ไดรฟ์ของทีมช่วยขจัดเรื่องปวดหัวเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของ

ยังช่วยให้แผนกต่างๆ ของ UNCG ใช้ประโยชน์จาก Google ห้องนิรภัยสำหรับการเก็บรักษาอีเมล รวมถึงการถ่ายโอนอีเมลเมื่อพนักงานออกจากมหาวิทยาลัย ยังกล่าวว่า “วิธีนี้ช่วยให้เราจัดการกับพนักงานที่กำลังลาออกได้ดียิ่งขึ้น”

นอกจากนี้ ยังได้สนับสนุนให้เจ้าหน้าที่และนักศึกษาใช้ไดรฟ์ของทีมของ Google เพื่อแชร์และจัดเก็บเอกสารด้วยเช่นกัน เนื่องจากไฟล์ในไดรฟ์ของทีมได้รับการจัดการโดยกลุ่ม ไม่ใช่โดยบุคคล เอกสารจะยังคงอยู่หากสมาชิกออกจากกลุ่ม

“เมื่อใช้ไดรฟ์ของทีม การเป็นเจ้าของเอกสารจะไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป” ยังกล่าว เช่นเดียวกับ Google ไดรฟ์และเครื่องมือของ Google Workspace อื่นๆ ผู้จัดการไดรฟ์ของทีมจะควบคุมสิทธิ์และสมาชิกภาพได้ โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากฝ่ายไอที

ทำงานร่วมกันกับวิทยาเขตอื่น

เนื่องจากมีการใช้งาน Google Workspace อย่างแพร่หลายในสถาบันต่างๆ ในเครือมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา ผู้ดูแลระบบอย่างยังจึงแชร์แนวคิดสำหรับการปรับปรุงกระบวนการได้ง่าย ตัวอย่างเช่น ผ่าน Google Meet “การพบปะของผู้ดูแลระบบแบบรายเดือน” ซึ่งนำผู้ดูแลระบบจากสถาบันต่างๆ ในเครือ UNC มาพูดคุยกับเกี่ยวกับวิธีการใหม่ในการใช้งาน Google Workspace

“คุณแทบจะไม่พบปัญหาที่ผู้ดูแลระบบอื่นช่วยแก้ไขไม่ได้” ยังกล่าว “การที่เราทุกคนใช้ Google ช่วยได้มาก ทำให้เราทำงานกับแพลตฟอร์มเดียวกันได้ Meet ให้วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายแก่เรา"