Trots att antalet studenter inte är så stort upptäckte studenter och personal på St. Norbert College (SNC) att pappersbaserade processer och de tidigare verktygen för e-post och produktivitet gjorde det svårt att arbeta över institutionsgränserna. Teknikansvariga som undervisningsteknikern Ben Hommerding såg potentialen i att använda molnbaserade verktyg för att hjälpa studenter och lärare att samarbeta lättare och dela information snabbt och tillförlitligt.

”Innan vi bytte till Google använde vi vårt eget e-postsystem på plats och vi lagrade alla våra filer på våra egna servrar”, säger Hommerding. ”Men vi samarbetade inte mycket. Dokumenten skickades runt i långa e-postkedjor och informationen fastnade på många ställen.” Administratörerna använde pappersformulär för att samla in och uppdatera kursbeskrivningar. Det var en klumpig process som medförde förseningar och fel.

Lagring för allt – och åtkomst överallt

"När användarna förstod hur Google Workspace fungerar, med möjligheten att dela dokument med hela campus, var det en ögonöppnare för många”, säger Hommerding. Lärarna upptäckte att de kunde använda Google Dokument för att kommentera studenternas arbeten medan de pågick och skapa "en direktkonversation med studenterna", tillägger han.

Lärarna började också använda Google Drive för att lagra dokument som behövs i kurserna. ”Tidigare hade det uppstått problem med att ladda ner dokument utanför campus eller hemifrån”, säger Hommerding. ”Nu kan vi komma åt allt överallt.”

Konceptet med ”åtkomst till allt överallt” var en del av skolans nya BYOD-program (Bring Your Own Device, ta med din egen enhet) för studenter och lärare, inklusive att byta ut lärarnas stationära datorer mot bärbara datorer. ”Om du övergår till en BYOD-policy behöver du ha en plan för hur användarna ska dela innehåll via Google Workspace oavsett vilken typ av enhet de har”, säger Hommerding. ”Det var därför vi tyckte att Google passade oss.”

Man fick tillgång till delad lagring av administrativa dokument med Googles teamenhet, där filerna tillhör grupper istället för enskilda personer. Det gjorde det enklare för administrationen att hantera studenter som tillfälligt arbetade hos dem, eftersom filerna inte sparades på studenternas Drive.

Spara tid och förbättra noggrannheten i vanliga administrativa processer

För att förbättra uppdateringarna i skolans kurskatalog använde SNC ITS-teamet Apps Script för att skapa anpassad Google Workspace-kod som samlar in kursbeskrivningar från Google Formulär och överför informationen till Google Dokument och Google Kalkylark. Programmet förenklar godkännandeprocessen för ändringar och nya kurser så att godkännare och lärare vet var deras inskickade kurser befinner sig i processen. Med hjälp av studenter testar nu Hommerding App Maker för dessa processer som en del av ett förtursprogram (EAP) för Googles produkter som gör att användare som Ben kan testa och ge feedback om produkter innan de lanseras för alla. Feedback från sådana förtursprogram används för att förbättra och anpassa produkterna efter användarnas behov.

När Hommerding hade skrivit den anpassade Google Workspace-koden skapade administratörerna katalogen i Google Dokument. Den nya processen eliminerade behovet av att skicka e-post fram och tillbaka för att korrigera fel, vilket hade gjort att det tog längre tid att skapa katalogen. ”Teamet som vi skapade processen åt var överlyckligt”, säger Hommerding.

Google Formulär hjälpte också administratörerna att samla in information snabbt och säkert, särskilt i skolans Sturzl Center for Community Service & Learning, som främjar samhällsengagemang.

”Vi hanterar många enstaka servicehändelser. Innan vi hade Google Formulär var registreringen en besvärlig process”, säger Susan Angoli, samordnare för samhällsengagemang. Förra året utvärderade Sturzl Center registreringsprocessen för sin Martin Luther King Day of Service för att göra den mer användarvänlig. Angoli använde tillägget Choice Eliminator i Google Formulär, som tar bort alternativen för frivilligarbete när tillräckligt många studenter har anmält sig till en viss plats eller tid.

SNC ITS-teamet använder också Google Workspace och App Maker för att förenkla inchecknings- och godkännandeprocessen för skolans Tech Bar, en ny tjänst för teknikutbildning och felsökning för studenter och personal. För vissa skolarbeten på St. Norbert måste studenterna delta i workshops i Tech Bar för att visa att de har lärt sig vissa saker, till exempel att skapa bloggar och videor.

Med App Maker skapade Hommerding ett anpassat program så att Tech Bar-instruktörerna kunde skicka ett kvitto till lärarna för att visa att studenterna hade klarat utbildningen. Dessutom kunde studenterna betygsätta Tech Bar-instruktörerna i appen. Hommerding planerar att lägga till ett tidsbokningssystem i Tech Bar. Just nu bokas utbildningstillfällena i Google Kalender.

Förbereda för framtiden

Genom att använda Google Workspace förbereder sig St. Norbert College för en framtid där samarbete och åtkomst är krav och inte bara bonusfunktioner, säger Hommerding. Det inbegriper att minska behovet av servrar och verktyg som måste underhållas av IT-teamen. ”Vi hade nyligen strömavbrott på campus”, förklarar han. ”Vi kunde ändå skicka e-post och dokument från våra mobiler genom att använda surfzoner – det hade vi inte kunnat göra med vårt gamla e-postsystem.”

Att förbereda sig för framtiden innebär också att välja verktyg som studenterna redan använder. Då tar det så lite tid som möjligt att komma igång. ”Vår data visar att 90 procent av studenterna redan använder Google-produkter när de börjar i vår skola”, säger Hommerding. När lärarna använder Google Workspace för att dela onlineresurser och schemalägga onlinemöten vet de att studenterna snabbt tar till sig lärandemiljön.

Skolans Office of Institutional Effectiveness testar BigQuery, en del av Google Cloud-plattformen, för att bearbeta data om inkommande uppgifter och avancerade examina. Syftet är att avgöra hur bra skolan förbereder studenterna på yrkeslivet.

Hommerding överväger att använda andra Google Cloud-verktyg för att hjälpa personalen att effektivare dela forskningsdata och analysera skolans resultat.

”När vi valde Google försäkrade vi oss om att det hade de funktioner våra elever behövde i år och under kommande år”, säger Hommerding. ”Om lärarna kan arbeta närmare studenterna och personalen kan ge skolan bättre service kan vi konkurrera bättre på utbildningsmarknaden.”