För mindre utbildningsinstitutioner som Central Wyoming College (CWC) är det viktigt att ge studenterna en bra upplevelse för att få fler anmälningar. Dagens studenter vill ha flexibla verktyg för att samarbeta med sina klasskamrater och kommunicera med sina lärare. ”Vi måste erbjuda lika många tjänster som ett större college, till exempel appar som fungerar i mobilenheter”, säger John Wood, CIO på Central Wyoming College. ”Men kostnaderna måste vara fasta. Vi kan inte fördubbla IT-avdelningens storlek eller budget, så en molnbaserad lösning var helt rätt val för oss.”

Molnbaserade verktyg kan också användas för att möta de unika utmaningar som ett college på landsbygden står inför med studenter och personal som har långa resvägar till skolan. De 2 000 studenterna är utspridda på fyra campus och på andra platser i vildmarken för programmet i utomhusutbildning. ”Det är väldigt svårt för våra studenter att träffas personligen”, säger Wood.

Samtidigt uppmuntras studenterna att samarbeta. ”Samarbete bland studenterna är mycket vanligare än för några år sedan”, säger Wood. Lärarna ger uppgifter till studentgrupper, inte till enskilda studenter. Samarbete har blivit norm bland personalen också”, tillägger Wood. ”Jag kommer inte ens ihåg när jag jobbade själv med ett projekt senast.”

Tillgång till e-post och dokument utanför campus – utan flyttbara lagringsenheter

CWC:s befintliga e-post- och lagringssystem var inte flexibelt för studenter och personal i fråga om var och hur de kunde användas. De var tvungna att vara på campus för att få åtkomst till e-post och sparade dokument. De som behövde ta med sig filer från skolan till hemmet fick använda USB-enheter eller externa hårddiskar. Förutom att det var ett säkerhetsproblem, till exempel för att nätverket kunde utsättas för virus, kunde det innebära att det fanns flera versioner av viktiga dokument.

Wood ansåg att moln och kostnadseffektivitet var de viktigaste faktorerna för uppdaterade verktyg för e-post, lagring och produktivitet som gick att använda överallt. E-post löstes först och Gmail fick ersätta CWC:s campusbaserade e-postsystem. Förutom att verktygen i Google Workspace for Education är kostnadsfria för skolor såg Wood också att IT-avdelningen sparade pengar och tid.

”E-postsystemet på plats krävde mer personal och fler servrar”, säger Wood. ”Med Gmail skapar vi nya konton, och det är ungefär allt. Vi låter Google ta hand om att sortera bort skräpposten, vilket tidigare var ett ständigt problem för IT-avdelningen.” För en liten IT-avdelning gör det stor skillnad att kunna stryka en sådan uppgift från listan, menar Wood.

Budgetplanering med samarbete

När studenter och personal började använda andra verktyg i Google Workspace, till exempel Google Kalkylark och Google Meet, upptäckte de nya sätt att samarbeta även när de inte var i samma klassrum, bibliotek eller konferensrum. Lärare och personal kan välja att jobba på distans när det behövs och dra ner på de långa resvägarna till CWC:s campus. ”Nu går det att samarbeta på andra sätt”, säger Wood. ”Meet blir allt populärare eftersom studenterna kan ses ansikte mot ansikte även när de inte är på campus.”

Med Google Workspace får studenterna alla verktyg de behöver för att skriva akademiska arbeten eller dela forskning med sina klasskamrater. ”De behöver inte bevära sig med att köpa en studentversion av Microsoft Office”, säger Wood. ”Det är en stor fördel både för oss och för dem. Vi behöver inte oroa oss för att någon installerar externa program eller installerar något på fel sätt.”

Det blir till och med lite samarbete med budgetberäkningarna. Administratörerna brukade skicka kalkylark fram och tillbaka via e-post för att få dem uppdaterade och godkända och risken för fel ökade. Dessutom kunde någon göra ändringar som inte var auktoriserade. I dag kan Woods och andra institutionsansvariga skapa ett enda kalkylark i Google Kalkylark och ange användarbehörighet för enskilda celler.

”Det har varit ett kraftfullt verktyg. Mycket bättre än att skicka papper och e-post fram och tillbaka”, säger Wood. ”Det går helt enkelt inte att ersätta data i celler för den som inte har behörighet.”

Genom att studenter och personal äger behörigheter kan de ta kontrollen över vem som kan ta del av deras arbete. ”Förut krävdes IT-administratörer för att dela dokument och mappar. Nu kan användarna bestämma”, säger Wood.

Med molnbaserade verktyg som är tillgängliga utan kostnad kan CWC erbjuda en bättre utbildningsupplevelse för studenterna utan att höja kostnaderna. ”Även enkla verktyg hjälper oss att sänka kostnaderna och spara tid”, säger Wood. ”Ta till exempel reseersättning – vi brukade skicka pappersformulär fram och tillbaka, men nu kan vi skapa ett delat Google-formulär som alla kan granska.”

I och med att samarbete blivit helt nödvändigt i både undervisning och arbetsliv ser Wood stora fördelar för studenter som är bekanta med Google Workspace innan de påbörjar sina karriärer. ”De kommentarer och förslag studenterna ger varandra hjälper dem att samarbeta bättre”, säger Wood. ”Och det är precis lika viktigt att de bygger på de mjuka färdigheter de behöver för att kunna samarbeta på arbetsplatsen.”