Hoewel het aantal studenten op St. Norbert College (SNC) meevalt, vonden zowel de studenten zelf als de medewerkers dat processen op basis van papier en de oude e-mail- en productiviteitstools in de weg stonden van een goede samenwerking tussen verschillende afdelingen. Voorstanders van nieuwe technologie, waaronder technologie-instructeur Ben Hommerding, zagen het potentieel van cloudtools om studenten en professoren gemakkelijker te laten samenwerken en informatie nauwkeuriger en sneller te kunnen delen.

"Voordat we naar Google overschakelden, gebruikten we ons eigen e-mailsysteem, dat bij ons werd gehost. Al onze bestanden werden opgeslagen op onze servers", vertelt Hommerding. "Er was echter niet veel samenwerking. Documenten werden verzonden in lange e-mailketens en informatie bleef vaak ergens hangen." Beheerders gebruikten papieren formulieren om beschrijvingen van vakken te verzamelen en bij te werken. Dat omslachtige proces werkte vertraging en fouten in de hand.

Opslag voor alles en overal toegang

"Toen mensen eenmaal doorhadden hoe Google Workspace werkt, zoals de mogelijkheid documenten te delen met de hele campus, vielen ze van de ene verbazing in de andere", zegt Hommerding. Docenten ontdekten hoe ze Google Documenten konden gebruiken om commentaar te geven op werk van studenten terwijl ze er nog mee bezig waren, zodat ze als het ware "een live gesprek konden voeren met elkaar", voegt hij daaraan toe.

Professoren zijn ook begonnen Google Drive te gebruiken om documenten op te slaan die nodig waren voor de colleges. "Vroeger zou het downloaden van documenten buiten de campus of thuis een probleem zijn", zegt Hommerding. "Nu maakt het niet meer uit waar we zijn."

Gerelateerd aan het gedachtegoed van 'alles en overal' was het BYOD-programma (bring your own device) voor studenten en hoogleraren. Dit omvatte onder meer het vervangen van de desktopcomputers van hoogleraren door laptops. "Als je overstapt op een BYOD-beleid, heb je strategieën nodig waarmee mensen content kunnen delen via Google Workspace, wat voor apparaat ze ook hebben", zegt Hommerding. "Daarom vonden we Google zo goed bij ons passen."

Bij Drives van mijn team van Google horen bestanden bij groepen in plaats van individuen. Administratieve documenten kunnen gedeeld worden opgeslagen. Dit maakte het eenvoudiger om het in dienst nemen van studenten te beheren, omdat hun bestanden niet waren opgeslagen op de Drives van de studenten zelf.

Tijdsbesparing en grotere nauwkeurigheid bij veelgebruikte administratieve processen

Het ITS-team van het SNC heeft het makkelijker gemaakt om wijzigingen in de vakkencatalogus van de universiteit aan te brengen. Het team gebruikte hiervoor Apps Script om aangepaste Google Workspace-code te schrijven die beschrijvingen van vakken uit Google Formulieren verzamelt en deze informatie noteert in Google Documenten en Google Spreadsheets. Met deze app wordt het goedkeuringsproces voor wijzigingen en nieuwe vakken gestroomlijnd, zodat goedkeurders en de faculteit weten hoe het er voor staat met wat ze hebben ingediend. Met hulp van studenten test Hommerding hoe geschikt App Maker is voor deze processen. Hij doet dit in het kader van een programma voor vroegtijdige toegang, ook wel een EAP (Early Access Program) genoemd. EAP's zijn pilotprogramma's voor Google-producten waarbij gebruikers als Ben worden uitgenodigd producten vóór de lancering te testen en feedback te geven. De feedback over deze EAP's wordt gebruikt om de producten te verbeteren en af te stemmen op de behoeften van de gebruiker.

Nadat Hommerding een speciale Google Workspace-code had ontwikkeld, konden beheerders Google Documenten gebruiken om de catalogus te maken. Dankzij het nieuwe proces kon deze veel vlugger worden opgesteld, omdat het niet meer nodig was heen en weer te mailen, en fouten sneller konden worden gecorrigeerd. "Het team waarvoor we dit proces hadden bedacht, was er lyrisch over", zegt Hommerding.

Bovendien kunnen beheerders via Google Formulieren snel en accuraat gegevens verzamelen, vooral binnen het Sturzl Center for Community Service & Learning van de universiteit, dat betrokkenheid in de community stimuleert.

"We organiseren vaak eenmalige vrijwilligersevenementen, en vóór Google Formulieren was het registratieproces nogal omslachtig", zegt Susan Angoli, coördinator voor betrokkenheid bij de community. Vorig jaar heeft het Sturzl Center het registratieproces voor de MLK Day of Service onder de loep genomen om het gebruiksvriendelijker te maken. Angoli gebruikte de add-on Choice Eliminator voor Google Formulieren, die de keuzemogelijkheid voor vrijwilligerswerk verwijdert zodra zich genoeg studenten hebben aangemeld voor een bepaalde locatie of tijd.

Het ITS-team van het SNC gebruikt Google Workspace en App Maker ook voor het incheck- en goedkeuringsproces van de Tech Bar, een nieuwe service die technologietraining en probleemoplossing biedt aan studenten en medewerkers. Voor bepaalde colleges die op St. Norbert worden gegeven, moeten studenten Tech Bar-workshops volgen om te laten zien dat ze training hebben gevolgd over zaken als bloggen en video's maken.

Met App Maker heeft Hommerding een aangepaste app kunnen ontwikkelen waarmee Tech Bar-instructeurs de faculteit een soort deelnamebewijs kunnen sturen voor studenten die de training hebben voltooid. Via de app kunnen studenten bovendien de Tech Bar-instructeurs beoordelen. Hommerding is van plan een systeem voor het inplannen van afspraken toe te voegen aan de Tech Bar. Momenteel worden bijeenkomsten gepland via afspraakschema's in Google Agenda.

Voorbereiden op de toekomst

Met de implementatie van Google Workspace bereidt het St. Norbert College zich voor op een toekomst waarin samenwerking en toegang niet meer 'handig om te hebben' zijn, maar zelfs niet meer zijn weg te denken. Daarbij hoort ook minder afhankelijkheid van servers en tools die IT-teams moeten onderhouden. "Kort geleden viel op de hele campus de stroom uit", vertelt Hommerding. "We konden toen toch e-mails en documenten verzenden met onze telefoons of door hotspots te gebruiken. Met ons oude e-mailsysteem was dat niet mogelijk geweest."

Je voorbereiden op de toekomst betekent ook tools kiezen die studenten al gebruiken, zodat de technologie zo snel mogelijk kan worden geïmplementeerd. "Onze gegevens laten zien dat 90 procent van de studenten die op de universiteit arriveert, al gebruikmaakt van producten van Google", zegt Hommerding. Wanneer professoren lesmateriaal delen of online bijeenkomsten inplannen via Google Workspace, weten ze dat studenten zich snel kunnen aanpassen aan de collaboratieve leeromgeving.

Het Office of Institutional Effectiveness is bezig met het testen van BigQuery, een onderdeel van het Google Cloud, om gegevens te verzamelen over de banen waar ze in terechtkomen en masterdiploma's. Het doel is vast te stellen hoe goed de universiteit studenten voorbereidt op hun carrière.

Hommerding overweegt nog meer tools van Google Cloud te gebruiken waarmee medewerkers makkelijker onderzoeksgegevens kunnen delen en kan worden geanalyseerd hoe de universiteit presteert.

"Door te kiezen voor Google, zorgen we ervoor dat we studenten zowel nu als in de toekomst de mogelijkheden bieden die ze nodig hebben", zegt Hommerding. "Als professoren nauwer kunnen samenwerken met studenten, en als medewerkers beter hun taken voor de campus kunnen uitvoeren, kunnen we onze universiteit onderscheiden van de grote concurrentie."