Voor kleine onderwijsinstellingen als Central Wyoming College (CWC) is het erg belangrijk de studenten het beste te bieden, om het aantal inschrijvingen op peil te houden. Vandaag de dag willen en moeten studenten toegang hebben tot flexibele tools om te kunnen samenwerken met hun klasgenoten en te kunnen communiceren met docenten. “We moeten net zo veel services bieden als een grotere hogeschool, zoals apps die werken op mobiele apparaten”, zegt John Wood, CIO van Central Wyoming College. “Maar de kosten moeten hetzelfde blijven. We kunnen het IT-team niet twee keer zo groot maken, of twee keer zo veel geld uitgeven. Een cloudgebaseerd model leek ons dus het beste.”

Cloudgebaseerde tools zijn ook perfect voor de uitdaging waar een hogeschool in een landelijk gebied tegenaan loopt: studenten, docenten en andere medewerkers moeten soms ver reizen om op school te komen. De 2000 studenten zijn verspreid over vier campussen en verre plekken in de wildernis voor het Outdoor Education-programma. “Het is erg moeilijk voor onze studenten om face-to-face af te spreken”, zegt Wood.

Studenten worden ook aangemoedigd in teams te werken. “Studenten werken veel vaker samen dan een paar jaar geleden”, zegt Wood. Docenten geven projecten op voor groepen studenten, niet voor individuele studenten. Samenwerking is ook de norm geworden voor het personeel, zegt Wood: “Ik kan me niet meer herinneren wanneer ik voor het laatst alleen aan een project heb gewerkt.”

Buiten de campus toegang tot documenten en e-mail, zonder 'sneakernet'

Met de bestaande systemen voor e-mail en bestandsopslag op CWC waren de studenten en docenten weinig flexibel in waar en hoe ze konden werken. Ze moesten op de campus zijn om e-mails en opgeslagen documenten te kunnen openen. Mensen die thuis aan bestanden wilden werken, gebruikten 'sneakernet'-oplossingen, zoals USB-sticks of externe harde schijven. Dit zorgde niet alleen voor beveiligingsrisico's, omdat netwerken werden blootgesteld aan virussen, maar leidde er ook toe dat er soms meerdere versies van belangrijke documenten rondgingen.

Volgens Wood waren de cloud en de kostenbesparingen de 2 belangrijkste ingrediënten voor betere e-mail-, opslag- en productiviteitstools die ze overal konden gebruiken. E-mail werd als eerste aangepakt: het e-mailsysteem op de campus van CWC werd vervangen door Gmail. Behalve dat Google Workspace for Education-tools kosteloos zijn voor scholen, merkte Wood ook dat zijn IT-afdeling tijd en geld bespaarde.

“Het kostte meer mankracht en meer servers om het e-mailsysteem op locatie te beheren”, zegt Wood. “Met Gmail registreren we nieuwe accounts, en dat is het eigenlijk wel zo'n beetje. Google mag de spam afhandelen. Dit was eerst een voortdurend probleem voor het IT-team.” Voor een kleine IT-afdeling is het feit dat ze zulke taken niet meer hoeven uit te voeren volgens Wood “een enorme verbetering”.

Samenwerken aan de budgetplanning

Toen de studenten en docenten aan de slag gingen met andere Google Workspace-tools, zoals Google Spreadsheets en Google Meet, ontdekten ze nieuwe manieren van samenwerken, zelfs als ze niet in hetzelfde lokaal, dezelfde bibliotheek of dezelfde vergaderruimte waren. Docenten en andere medewerkers kunnen ervoor kiezen thuis te werken en hoeven dus niet altijd meer ver te reizen naar de CWC-campussen. “Ze kunnen nu op andere manieren samenwerken”, zegt Wood. “Meet worden steeds populairder, omdat studenten met elkaar kunnen samenwerken, zelfs als ze niet op de campus zijn.”

Met Google Workspace hebben de studenten alle tools die ze nodig hebben om scripties te schrijven of onderzoek te delen met klasgenoten. “Ze hoeven geen studentenversie van Microsoft Office aan te schaffen”, zegt Wood. “Dat vinden zij erg fijn, en wij ook. We hoeven ons geen zorgen te maken dat mensen onbetrouwbare software installeren of de software niet juist installeren.”

Zelfs aan budgetspreadsheets wordt efficiënter samengewerkt. Het administratief personeel stuurde eerst spreadsheets heen en weer zodat mensen deze konden bewerken en goedkeuren. Zo werden er vaak fouten gemaakt of bewerkten mensen de budgetten zonder dat ze daar toestemming voor hadden. Nu maken Wood en andere afdelingsleiders één spreadsheet in Google Spreadsheets en wijzen ze voor elke cel bepaalde rechten toe aan de gebruikers.

“Dat is echt een goede verandering geweest. Het werkt veel beter dan papieren of e-mails heen en weer sturen”, zegt Wood. “Mensen kunnen gegevens in cellen niet zomaar overschrijven als ze daarvoor geen rechten hebben.”

Omdat de studenten en medewerkers allemaal bepaalde rechten hebben, bepalen ze zelf wie hun werk mag delen. “Eerst moest je de IT-beheerders vragen documenten en mappen te delen”, zegt Wood. “Nu kunnen de gebruikers dit zelf doen.”

CWC biedt leerlingen dankzij de kosteloos beschikbare cloudgebaseerde tools een betere onderwijsbeleving zonder extra kosten. "Zelfs met eenvoudige tools besparen we geld en tijd", zegt Wood. "Denk bijvoorbeeld aan reiskosten. We stuurden eerst papieren formulieren heen en weer, maar nu kan iedereen werken in een gedeeld Google-formulier."

Samenwerken wordt steeds belangrijker in het onderwijs en op het werk. Wood ziet dus voordelen op de lange termijn voor studenten die al leren werken met Google Workspace voordat ze aan hun loopbaan beginnen. “De reacties en suggesties die studenten elkaar geven, helpen ze beter samen te werken”, zegt Wood. “En, net zo belangrijk, ze ontwikkelen de vaardigheden die ze nodig hebben om samen te werken in hun toekomstige baan."