University College Dublinin opiskelijat ja henkilökunta säästävät aikaa ja lisäävät jakamista Google Workspace avulla

Jotta University College Dublinin opiskelijat, opettajat ja muu henkilökunta voisivat pitää yhteyttä keskenään ja käyttää verkkoresursseja, oppilaitos tarvitsee helppokäyttöisen sähköpostijärjestelmän ja tuottavuustyökaluja – IT-tiimin työtaakkaa lisäämättä. ”Meidän on tarjottava hyvin avoin verkko, joka ei ole sidoksissa tiettyyn laitetyyppiin ja jossa kaikki toimii langattomasti”, kertoo oppilaitoksen verkkopalvelujohtaja Brian Morrissey. Kun opiskelijoita on 32 000 ja henkilökuntaan kuuluu 6 000 ihmistä, yliopiston verkossa voi olla jopa 40 000 tietokonetta, tablettia ja älypuhelinta, joilla käytetään sähköpostia ja jaetaan dokumentteja. ”Yliopistoyhteisömme haluaa, että palvelut ovat aina saatavilla ilman että laitteita tarvitsee rekisteröidä tai sähköpostiin muodostaa yhteyttä”, Morrissey toteaa.

Yliopiston Sunmail-sähköpostijärjestelmä vaati Morrisseylta ja muulta IT-tiimiltä paljon työtä, eikä se ollut opiskelijoiden tai henkilökunnan mielestä kovinkaan helppokäyttöinen. ”Se vaati paljon taloudellisia ja hallinnollisia resursseja, ja juuri niitä yritämme säästää”, Morrissey sanoo. IT-henkilöstön oli ylläpidettävä ja valvottava useita suuria sähköpostipalvelimia sekä vielä useammalla palvelimella pyöriviä roskaposti- ja virustorjuntaohjelmia. Niin opiskelijat kuin henkilökunnan jäsenetkin valittivat tilien rajallisista kiintiöistä, joiden takia viestejä oli poistettava tiuhaa tahtia. ”Ominaisuuksiltaan puutteellisen järjestelmän rakenteiden uudistaminen olisi maksanut kuusinumeroisen summan”, Morrissey kauhistelee. IT-tiimi päättikin siirtyä pilvipohjaiseen sähköpostijärjestelmään, joka olisi helppo ottaa käyttöön ja ylläpitää.

Paikan päältä saatava tuki helpottaa muutosta

UCD valitsi Gmailin vanhenevan ja kömpelön sähköpostijärjestelmänsä korvaajaksi. ”Googlen valintaan vaikutti merkittävästi se, että Gmail on luotettava, aina käytettävissä ja helppokäyttöinen”, Morrissey kehuu. ”Sen käyttöliittymä on kaikille tuttu.”

Jotta Googlen käyttöönotto sujuisi ongelmitta, Morrissey kollegoineen siirsi henkilökunnan ja opiskelijoiden sähköpostit Gmailiin laitos kerrallaan. He järjestivät laitoksille myös tilapäisiä tukipalvelupisteitä. ”Halusimme työskennellä toimistoissa henkilökunnan kanssa tai niissä paikoissa, joissa opiskelijat liikkuivat”, Morrissey kertoo. ”Käytimme paljon aikaa asiakkaiden sitouttamiseen, mikä oli suuri investointi mutta kannatti, sillä uuteen sähköpostijärjestelmään siirtyminen sujui nopeasti.”

Totuttuaan Gmailiin opiskelijat ja henkilökunnan jäsenet alkoivat käyttää myös muita Google Workspace työkaluja, kuten Google Docsia, Google Kalenteria ja Google+:aa. ”Se oli yllätys, sillä olimme kiinnittäneet huomiota etupäässä sähköpostiin”, Morrissey kertoo. ”Opettajat ja muut henkilökunnan jäsenet huomasivat, että Google Workspace oli muita tuottavuustyökaluja helppokäyttöisempi, sillä sitä saattoi käyttää laitteelta kuin laitteelta. Google Kalenteri mullisti toimintatapamme”, hän jatkaa. ”Aiemmin laitoksilla käytettiin useita erilaisia kalenterisovelluksia, joten meillä ei ollut mitään yksittäistä keinoa ilmoittaa opiskelijoille kurssiaikataulujen tai opettajien vastaanottoaikojen muutoksista.”

Luovia ideoita ajansäästöön ja opetusstrategioiden jakamiseen

UCD:n henkilökunta löysi luovia tapoja, joilla aikaa vieviä prosesseja voitiin nopeuttaa Google Workspace avulla ja jotka helpottivat yhteydenpitoa työtovereiden ja opiskelijoiden kanssa. Google+:aan luotiin UCD:n opetus- ja oppimisyhteisö, jossa opettajat voivat julkaista ideoita oppimiskokemuksen parantamiseksi ja saada palautetta toisilta opettajilta. ”Ilman Googlea sitoutumisaste olisi luultavasti jäänyt huomattavasti alhaisemmaksi”, Morrissey pohtii. Myös IT-osasto vaihtoi sähköpostilistansa omaan Google+ ‑yhteisöön, jossa esitellään nyt uusia tekniikkahankkeita.

UCD:n eläinlääketieteen laitoksella Google Workspace käytetään oppituntien suunnitteluun. Tiedekunta pyysi verkkopalvelutiimin johtajaa Matthew Hynesia kehittämään entistä parempia tapoja kurssien opetussuunnitelmien jakamiseen, jotta kurssisisältöjen päällekkäisyydeltä vältyttäisiin. Hynes ehdotti, että opettajat loisivat Google Sheetsiin kattavan laskentataulukon, joka sisältäisi kaikkien eläinlääketieteen laitoksen kurssien oppitunnit. Sitten Hynes loi Google Sitesin avulla verkkosivuston, joka noutaa tietoja laskentataulukosta ja luo niistä kaavioita, joista ilmenee, mitä aihepiirejä milläkin tunnilla käsitellään.

Googlen käyttöönoton hyödyt eivät kuitenkaan ole rajoittuneet vain luoviin tapoihin säästää aikaa ja parantaa opetuksen laatua, vaan muutoksen myötä UCD säästää myös rahaa. Morrissey toteaa, että yliopisto on säästänyt kuusinumeroisen summan luopumalla entisen sähköpostijärjestelmän vaatimasta laitteistosta ja huollosta sekä Gmailissa tarpeettomista virustorjunta- ja roskapostiratkaisuista.

”Emme saa tukipyyntöjä sähköpostin yhteysongelmien tai tallennustilan puutteen vuoksi”, Morrissey toteaa. ”Gmailin myötä kiintiöiden ylittämiseen liittyvät huolet ovat kaikonneet.”