Vaikka St. Norbert Collegessa (SNC) on suhteellisen vähän opiskelijoita, asioiden hoitaminen eri laitosten välillä oli raskasta niin opiskelijoista kuin henkilökunnastakin. Paperisten dokumenttien tarve sekä aiemmat sähköposti- ja tuottavuustyökalut aiheuttivat hankaluuksia. Tekniikan alan johtajat, kuten opetusteknologian asiantuntija Ben Hommerding, ymmärsivät, että pilvipohjaiset työkalut voisivat helpottaa opiskelijoiden ja opettajien välistä yhteistyötä sekä tehdä tiedon jakamisesta tarkkaa ja nopeaa.

”Ennen Googleen siirtymistä käytimme omaa sähköpostijärjestelmäämme, jota hostattiin paikan päällä, ja kaikki tiedostot tallennettiin palvelimillemme”, Hommerding kertoo. ”Yhteistyötä tehtiin kuitenkin vain vähän. Dokumentteja lähetettiin ympäriinsä pitkissä viestiketjuissa, ja tiedonvälityksessä oli monin paikoin ongelmia.” Hallintohenkilöstö käytti kurssikuvausten keräämisessä ja niiden muuttamisessa paperilomakkeita, mikä oli hankalaa ja aiheutti viiveitä ja virheitä.

Ei tallennustilan tai sijainnin aiheuttamia rajoituksia

"Kun ihmiset ymmärsivät, miten Google Workspace toimii – dokumentteja voi jakaa koko kampukselle – koettiin monia huikeita hetkiä", Hommerding muistelee. "Opettajat huomasivat, että he voivat kommentoida opiskelijoiden töitä jo työstövaiheessa ja keskustella opiskelijoiden kanssa reaaliajassa Google Docsin avulla", hän lisää.

Opettajat alkoivat käyttää Google Drivea myös kursseilla tarvittavien dokumenttien tallentamiseen. ”Aiemmin dokumenttien lataaminen yliopistoalueen ulkopuolelta tai kotoa käsin oli hankalaa”, Hommerding muistelee. ”Nyt kaikki sisältö on aina käytettävissä sijainnista riippumatta.”

Periaate, jonka mukaan kaikki sisältö on aina käytettävissä sijainnista riippumatta, otettiin osaksi oppilaitoksen uutta, opiskelijoille ja opettajille suunnattua Oma laite mukaan (Bring your own device, BYOD) ‑ohjelmaa. Siihen sisältyi myös opettajien pöytäkoneiden vaihtaminen kannettaviin tietokoneisiin. ”BYOD-käytäntöön siirtyminen edellyttää strategioita, joiden avulla ihmiset voivat jakaa sisältöä Google Workspace kautta laitteesta riippumatta”, Hommerding toteaa. ”Siksi Google oli meistä hyvä valinta.”

Googlen Tiimin Drivet, joissa tiedostot kuuluvat ryhmille eivätkä yksittäisille henkilöille, tarjosivat yhteisen tallennustilan hallinnollisille dokumenteille. Hallintohenkilöstön oli entistä helpompaa hoitaa opiskelijoiden työllistymisasioita, kun tiedostoja ei tallennettu opiskelijoiden Driveen.

Yleiset hallintotyöt sujuvat aiempaa nopeammin ja tarkemmin

SNC:n kurssiluettelon päivitysprosessi kaipasi uudistamista, joten IT-palvelutiimi kehitti Apps-skriptin avulla räätälöidyn Google Workspace ‑koodin, joka kerää kurssikuvaukset Google Formsista ja syöttää tiedot Google Docsiin ja Google Sheetsiin. Näin muutosten ja uusien kurssien hyväksymisprosessi on entistä sujuvampi ja niin hyväksyjät kuin muutkin henkilökunnan jäsenet tietävät, miten ehdotusten käsittely etenee. Hommerding testaa nyt App Makerin soveltuvuutta tällaiseen käyttöön yhdessä tehtävään palkattujen opiskelijoiden kanssa. Testi on osa betaversio-ohjelmaa, jossa Google kutsuu Hommerdingin kaltaisia käyttäjiä kokeilemaan vielä julkaisemattomia tuotteita ja antamaan niistä palautetta. Betaversio-ohjelmista saadun palautteen perusteella tuotteita voidaan kehittää ja räätälöidä käyttäjien tarpeisiin sopiviksi.

Kun Hommerding oli kehittänyt räätälöidyn Google Workspace ‑koodin, hallintohenkilöstö loi kurssiluettelon Docsin avulla. Uudella toimintatavalla päästiin eroon edestakaisin lähetettävistä sähköpostiketjuista ja virheiden korjauksista, jotka hidastivat kurssiluettelon valmistumista. ”Tiimi, jolle tämä prosessi luotiin, oli todella tyytyväinen”, Hommerding iloitsee.

Google Formsin avulla hallintohenkilöstö pystyi myös keräämään tietoa nopeasti ja tarkasti – erityisesti oppilaitoksen Sturzl Center for Community Service & Learning ‑keskuksessa, joka pyrkii edistämään opiskelijoiden osallistumista yhteisön toimintaan.

”Hoidamme monia kertaluontoisia tapahtumia, ja ennen Google Formsia ilmoittautumisprosessit olivat varsin vaivalloisia”, toteaa yhteisötoiminnan järjestelyvastaava Susan Angoli. Viime vuonna Sturzl-keskus tutki, miten Martin Luther Kingin päivänä järjestettävän vapaaehtoistyötapahtuman ilmoittautumisprosessia voitaisiin helpottaa. Angoli hyödynsi Google Formsin Choice Eliminator ‑laajennusta, joka poistaa vapaaehtoistyön valintamahdollisuuden, kun tietty määrä opiskelijoita on ilmoittautunut tiettyyn toimipisteeseen tai tietylle ajanjaksolle.

SNC:n IT-palvelutiimi käyttää Google Workspace ja App Makeria myös tehostamaan oppilaitoksen Tech Bar ‑palvelun kirjautumis- ja hyväksymisprosesseja. Tech Bar on uusi palvelu, joka tarjoaa opiskelijoille ja henkilökunnalle teknologiakoulutusta ja auttaa ratkaisemaan teknisiä ongelmia. Joissakin St. Norbertin kurssiprojekteissa opiskelijoiden on osallistuttava Tech Barin työpajoihin osoittaakseen saaneensa opetusta esimerkiksi blogien ja videoiden luomisessa.

App Makerin avulla Hommerding on kehittänyt räätälöidyn sovelluksen, jolla Tech Barin kouluttajat voivat lähettää tiedekuntaan kuittauksen siitä, että opiskelijat ovat suorittaneet koulutuksen. Opiskelijat voivat puolestaan arvioida Tech Barin kouluttajia sovelluksen kautta. Hommerding aikoo lisätä järjestelmään myös mahdollisuuden varata Tech Barista tapaamisaikoja. Tähän asti kokousten järjestämiseen on käytetty Google Kalenterin varaustoimintoa.

Katse tulevassa

Google Workspace käyttöönotto valmistaa St. Norbert Collegea tulevaisuuteen, jossa yhteistyö ja palvelujen saavutettavuus eivät ole vain ”kiva lisä” vaan arkisia edellytyksiä, Hommerding toteaa. Tämä tarkoittaa, että oppilaitos ei enää voi olla riippuvainen IT-tiimien ylläpitoa vaativista palvelimista ja työkaluista. ”Vähän aikaa sitten koko kampusalueella oli sähkökatko”, Hommerding kertoo. ”Pystyimme silti lähettämään sähköposteja ja dokumentteja puhelinten ja hotspotien kautta. Se ei olisi onnistunut vanhan sähköpostijärjestelmän aikana.”

Tulevaisuuteen valmistautuminen tarkoittaa myös sellaisten työkalujen valintaa, joita opiskelijat jo käyttävät. Tällöin tekniikan käyttöönotto sujuu mahdollisimman nopeasti. ”Tietojemme mukaan 90 prosenttia uusista opiskelijoista käyttää jo valmiiksi Googlen tuotteita”, Hommerding kertoo. Opettajat voivat tyynin mielin jakaa kurssimateriaaleja ja järjestää verkkokokouksia Google Workspace avulla, sillä he tietävät, että opiskelijat sopeutuvat nopeasti yhteisölliseen oppimisympäristöön.

Oppilaitoksen tuloksellisuudesta vastaava yksikkö testaa Google Cloudiin sisältyvää BigQueryä keinona prosessoida työllistymis- ja jatkotutkintotietoja. Tavoitteena on selvittää, miten hyvin oppilaitos onnistuu valmentamaan opiskelijoitaan työelämään.

Hommerding pohtii mahdollisuuksia hyödyntää myös muita Google Cloud ‑työkaluja, jotta henkilöstö voisi entistä helpommin jakaa tutkimustietoa ja analysoida oppilaitoksen tuloksellisuutta.

”Kun valitsimme Googlen, varmistimme, että voimme tarjota opiskelijoillemme heidän tarvitsemansa palvelut nyt ja tulevaisuudessa”, Hommerding toteaa. ”Jos opettajilla on mahdollisuus tehdä tiiviimpää yhteistyötä opiskelijoiden kanssa ja henkilökunta voi tehdä työnsä paremmin, voimme erottua eduksemme kilpailijoihimme nähden.”