Manhattan Collegen IT-palvelut päivitetään vastaamaan paremmin opiskelijoiden ja tiedekunnan tarpeita

Manhattan Collegen IT-henkilökuntaan kuuluu 22 työntekijää, joten osaston resurssit ovat rajalliset. "Olemme kuin linkkuveitsi: meillä on osaamista vähän kaikkeen, mutta meiltä puuttuu laajempi erityisasiantuntemus yksittäisiltä aloilta", Jake Holmquist, Manhattan Collegen tietohallintojohtaja, sanoo. "Henkilöstömme koostuu enimmäkseen IT-alan yleisosaajista, joten meidän on vaikeaa tehdä hyvästä ratkaisusta loistava." Oppilaitoksessa oltiin käytetty useita sisäisiä työkaluja, mutta tarpeiden kasvaessa ongelmistakin tuli monimutkaisempia.

Pilveen siirtyminen

"Käännyimme pilven puoleen", Holmquist sanoo. "Useimmissa tapauksissa se on ollut oikea ratkaisu." Manhattan College on käyttänyt Googlen työkaluja vuodesta 2008. Aluksi he siirtyivät käyttämään Gmailia, joka Holmquistin sanoin "oli alkusysäys, jonka me IT-tiimissä tarvitsimme näyttääksemme oppilaitokselle, että pilviratkaisujen käyttö kannattaa." Kaksi asiaa tuki Googlen palveluissa pysymistä: luottamusnäkökulma, kuten Holmquist sitä kutsuu, ja Googlen työkalujen tuttuus ja helppous. "Jo olemassa olevat Google Workspace ‑tilit helpottivat Google Cloudin palvelujen käyttöönottoa IT-tiimimme näkökulmasta. Myös käyttöoikeuksien delegointi helpottui, kun palveluita laitettiin käyttökuntoon", hän sanoo.

IT-tiimi aloitti siirtotyönsä päällekkäisistä järjestelmistä, joiden siirtäminen oli melko riskitöntä ja jotka eivät sisältäneet dataa. Niitä olivat lähinnä DNS:t ja pienet verkkosivustot, jotka eivät sisältäneet henkilötietoja. "Kun aloitimme pilveen siirtymisen nopeuttamisen ja käyttäjille näkyvien palveluiden siirtämisen", Holmquist sanoo, "aloimme käyttää päivityksiä ja siirtämistä koskevissa viesteissämme 'turvallinen pilviympäristö' ‑ilmaisua. Näin viesteihin sisältyi ajatus uudesta redundanssin kerroksesta ja siitä, että usein käytettyjen palveluiden suorituskyky paranee, että palveluista tulee entistä redundantimpia ja että ne ovat luotettavampia pilveen siirtämisen jälkeen. Emme olisi mitenkään voineet toteuttaa sitä itse."

Holmquist kertoo, että ajan kuluessa "matkan tarkoitus on ollut poistaa esteitä pilvipalvelun käytölle ja tutustuttaa käyttäjät ja IT-henkilökunta uudenlaiseen järjestelmään. Seuraavien askeleiden ottaminen on helpottunut sitä mukaa, kun esteitä on poistettu."

Holmquist huomauttaa, että Google Cloudin työkalut eivät olleet hyvin dokumentoituja heidän aloittaessaan työkalujen käytön vuonna 2014. Nykyisin asia on toisin: "työkaluja on huomattavasti helpompi käyttää, käyttöliittymään on lisätty toimintoja ja dokumentaatio on parempaa. Se sisältää mm. hyödyllisiä esimerkkejä ja suuremman tukiyhteisön."

Haasteet osoittautuvat palkitseviksi

Manhattan Collegen suurin haaste liittyi suuriin kaupallisiin sovelluksiin, jotka he olivat siirtäneet ja joista useimmat oli suunniteltu käytettäväksi palvelinkeskuksessa. Holmquistin kokemusten mukaan "ne eivät toimi 'heti käynnistettäessä', kun ne siirretään pilveen. Suurin haasteemme on ollut huonosti dokumentoitujen asetusten määrittäminen sovellusten optimoimiseksi pilven tuomiin mahdollisuuksiin."

Hän kuitenkin lisää, että tähänastisista saavutuksista suurin on seurausta kyseisestä haasteesta: heinäkuussa 2017 käyttöön otettiin vanhan järjestelmän Banner 9 ‑päivitys.

"Tyypillinen hankinta palvelinkeskukseemme tarkoitti kuusinumeroisen rahasumman käyttämistä laitteeseen, jota ei välttämättä saatu toimitettua ja valmisteltua riittävää testausta ja kesällä 2017 julkiseen käyttöön ottamista varten", hän sanoo. "Sen sijaan teimme ennennäkemättömän päätöksen ja otimme Banner 9 ‑komponentit käyttöön Google Cloud:n Compute Enginellä. Pystyimme luomaan erilaisia komponentteja asennuksen ja päivityksen testauksen aikana nopeasti ja helposti. Kun asiat epäonnistuivat, poistimme instanssin nopeasti ja pääsimme aloittamaan alusta muutamassa minuutissa. Googlen tukihenkilöstö auttoi meitä sijaintienvälisen VPN:n (Banner 9 ja Google Cloud keskustelemassa paikallisen tietokannan kanssa) asetuksien tunnistamisessa, sovelluspalvelinten suorituskyvyn säätämisessä sekä korkean käytettävyyden ja SSL:n kanssa."

Lopulta heidän oli mahdollista ottaa käyttöön "erinomaisen suorituskyvyn ja korkean saatavuuden tuotantoympäristö, mihin ei olisi ollut mahdollisuuksia omasta takaa."

Nyt collegessa voidaan saattaa uusi järjestelmä käyttövalmiiksi muutamassa minuutissa. "Jos meidän pitää aloittaa alusta, voimme poistaa sen sitäkin nopeammin", hän sanoo. "Mikä parasta, entistä useampi henkilökunnan jäsen voi ottaa palveluita käyttöön tarpeen mukaan sen sijaan, että järjestelmänvalvojan pitäisi tehdä se hänen puolestaan."

Edistyksestä nauttiminen ja eteen päin katsominen

Holmquist on ennen kaikkea pyrkinyt saamaan IT-tiimin keskittymään palvelinkeskuksen sijasta käyttäjäkeskeisiin toimiin. "Olemme selvästi saavuttaneet merkkipaalun, sillä suurempi osa järjestelmistämme sijaitsee Google Cloud:llä kuin palvelinkeskuksessamme", hän sanoo. "Palvelinten ylläpidon, hajonneiden osien vaihtamisen ja virheenkorjausten asentamisen sijasta keskitymme nyt sovellustemme toiminnan tehostamiseen, mikä vaikuttaa käyttäjiimme entistä selkeämmin."

Ominaisuudet, joihin kampusten käyttäjät nykyään luottavat – kuten erinomainen suorituskyky ja korkea saatavuus – olivat aikaisemmin niin kalliita, että korkeakoululla ei ollut varaa toteuttaa niitä rajallisilla resursseillaan. "Google Cloudin ansiosta nämä ominaisuudet ovat käytettävissämme ilman valtavia etukäteiskustannuksia, ja useimmissa tapauksissa ne ovat osa työkaluja", hän sanoo. "Parasta on se, että kustannukset ovat vain murto-osa siitä, mitä olisimme joutuneet maksamaan omasta järjestelmästä, ja sen hallinnointi onnistuu tehokkaasti nykyiseltä henkilökunnalta."

Manhattan Collegessa on tapahtunut paljon edistystä, mutta suunnitelmissa on lisää muutoksia. Oppilaitos jatkaa käytöstä poistuvien palvelinten korvaamista ja tutkii parempia ja tehokkaampia tapoja tarjota pilvipalveluita.

Holmquist on tyytyväinen siihen, että IT-henkilöstö voi nyt suunnata resurssejaan yhä enemmän "yritysprosessien kehittämiseen" sähköisten työnkulkujen avulla. Se voi keskittyä myös kampuksen datan selvittämistoimiin datan ilmoitus- ja analyysihankkeiden avulla, jotka on toteutettu yhdessä kampuksen toimistojen kanssa. Osasto on onnistunut muuttamaan perinteisesti sisäänpäin kääntyneen IT-aseman "käyttäjät kohtaavaksi tekniikan opettajaksi, joka antaa käyttäjille valmiudet näiden uusien työkalujen käyttöön". Hän seuraa innokkaasti, miten koneoppimis- ja analysointityökalut voivat auttaa tässä.

Sitä odotellessa Holmquist kertoo: "Google Cloud on antanut meille työkalut, joilla voimme ratkoa monimutkaisia ongelmia, joita emme olisi pystyneet ratkaisemaan omin neuvoin."