Central Wyoming Collegen (CWC) kaltaisille pienille oppilaitoksille opiskelijoiden tyytyväisyys on tärkeä opiskelijamääriin vaikuttava tekijä. Nykyään opiskelijat haluavat ja tarvitsevat joustavia työkaluja, joiden avulla voi tehdä yhteistyötä opiskelutovereiden kanssa ja pitää yhteyttä opettajiin. ”Meidän on tarjottava yhtä paljon palveluita kuin suuremmatkin korkeakoulut, esimerkiksi mobiililaitteissa toimivia sovelluksia”, toteaa Central Wyoming Collegen tietohallintojohtaja John Wood. ”Kustannukset on kuitenkin pystyttävä pitämään kiinteinä. Emme voi kaksinkertaistaa IT-osastomme kokoa tai budjettiamme, joten pilvipohjainen malli vaikutti hyvältä ratkaisulta.”

Pilvipohjaiset työkalut voivat myös tarjota ratkaisun niihin ainutlaatuisiin haasteisiin, joita maaseudulla sijaitseva julkinen korkeakoulu kohtaa, kun sen opiskelijat, opettajat ja muut työntekijät joutuvat matkustamaan pitkiä matkoja kampukselle päästäkseen. Oppilaitoksen 2 000 opiskelijaa ovat levittäytyneet neljälle eri kampukselle sekä ulkoilmaopetusohjelman etäopetuskohteisiin. ”On erittäin haastavaa saada opiskelijamme samaan aikaan samaan paikkaan”, Wood kertoo.

Samalla opiskelijoita kannustetaan tiimityöskentelyyn. ”Opiskelijoiden välinen yhteistyö on huomattavasti yleisempää kuin mitä se oli useita vuosia sitten”, Wood sanoo. ”Korkeakouluopettajat antavat tehtäviä opiskelijaryhmille yksittäisten opiskelijoiden sijaan. Yhteistyöstä on tullut myös henkilökunnan normi”, hän lisää. ”En muista, milloin viimeksi olisin työskennellyt jossakin projektissa yksin.”

Sähköposti ja dokumentit käytettävissä myös kampuksen ulkopuolella – ilman ulkoisia tallennusvälineitä

CWC:n olemassaolevat sähköposti- ja tallennusjärjestelmät eivät vastanneet opiskelijoiden ja henkilökunnan joustavia työtapoja, sillä sähköpostia ja tallennettuja dokumentteja saattoi käyttää ainoastaan yliopiston alueella. Tiedostojen siirtämiseen kodin ja koulun välillä tarvittiin ulkoisia tallennusvälineitä, kuten USB-asemia tai ulkoisia kovalevyjä. Tällainen toimintatapa altisti verkot viruksille ja muille turvallisuusriskeille sekä johti helposti tilanteeseen, jossa tärkeistä dokumenteista oli useita muokattuja versioita.

Wood uskoi pilvipalveluiden ja kustannustehokkuuden olevan kaksi ratkaisevaa tekijää, joiden avulla sähköposti-, tallennus- ja tuottavuustyökalut voitaisiin päivittää sellaisiksi, että niiden käyttö onnistuisi kaikkialla. Ensin vaihdettiin sähköpostijärjestelmä: Gmail korvasi CWC:n kampuksen sähköpostijärjestelmän. Sen lisäksi, että Google Workspace for Educationin työkalut ovat oppilaitoksille maksuttomia, Wood huomasi, että muutoksen myötä myös IT-osasto säästi aikaa ja rahaa.

”Korkeakoulun oman sähköpostin ylläpitoon tarvittiin enemmän työntekijöitä ja palvelimia”, Wood kertoo. ”Gmailin kanssa riittää, että luomme uusia tilejä. Google huolehtii roskapostin lajittelusta puolestamme – aiemmin se aiheutti ainaisia ongelmia IT-osastolle.” Pienelle IT-osastolle tällaisista tehtävistä eroon pääseminen on Woodin mukaan ”taivaan lahja”.

Talouslaskelmia uudella yhteistyömallilla

Opiskelijat ja henkilökunta ovat keksineet uusia tapoja tehdä töitä yhdessä Google Workspace muilla työkaluilla, kuten Google Sheetsilla ja Google Meetilla, myös eri tiloissa ollessaan. Opettajat ja muut henkilökunnan jäsenet voivat tehdä etätöitä tarpeen mukaan ja välttää pitkät työmatkat CWC:n kampuksille. ”Yhteistyö voi nyt tapahtua muilla tavoin”, Wood sanoo. ”Meetien suosio on kasvussa, koska niiden avulla opiskelijat voivat tavata kasvotusten myös kampuksen ulkopuolella.”

Google Workspace tarjoaa opiskelijoille kaikki ne työkalut, joita tarvitaan kirjallisiin töihin tai tutkimusten jakamiseen opiskelutovereille. ”Opiskelijoiden ei tarvitse ostaa Microsoft Officen opiskelijaversiota”, Wood kertoo. ”Tämä on täydellinen ratkaisu kaikkien kannalta. Minun ei tarvitse huolehtia siitä, että opiskelijat asentaisivat ulkopuolisia ohjelmistoja tai asentaisivat ne väärin.”

Uusi yhteistyömalli ulottuu jopa talouslaskelmiin. Aiemmin hallintohenkilöstö lähetteli laskentataulukoita edestakaisin hankkiessaan päivityksiä ja hyväksyntöjä. Tämä lisäsi virheiden riskiä, eikä muutosten tekijällä aina ollut oikeutta muuttaa budjettia. Nyt Woods ja muut laitosten johtajat voivat luoda yhden Google Sheets ‑laskentataulukon ja määrittää sen käyttöoikeudet solu solulta.

”Uusi toimintatapa on ollut tehokas – paljon parempi kuin papereiden tai sähköpostien lähettely edestakaisin”, Wood toteaa. ”Kukaan ei voi muuttaa solujen tietoja ilman vaadittavia käyttöoikeuksia.”

Koska opiskelijat ja henkilökunta hallitsevat käyttöoikeuksia, he voivat päättää, kuka voi jakaa heidän töitään. ”Aiemmin vain IT-järjestelmänvalvojat pystyivät jakamaan dokumentteja ja kansioita”, Wood muistelee. ”Nyt käyttäjät voivat päättää itse.”

Maksuttomien pilvipohjaisten työkalujen avulla CWC voi tarjota opiskelijoilleen paremman oppimiskokemuksen ilman lisäkustannuksia. "Jopa yksinkertaiset työkalut auttavat meitä vähentämään kustannuksia ja säästämään aikaa", Wood kertoo. "Otetaan esimerkiksi matkamääräykset – aiemmin siirtelimme paperilomakkeita edestakaisin, mutta nyt voimme luoda jaetun Google-lomakkeen, jota kaikki voivat käyttää."

Wood näkee pitkän aikavälin hyötyjä Google Workspace käytön aloittamisessa jo ennen työuran alkua, sillä yhteistyön merkitys korostuu niin opetuksesssa kuin työelämässäkin. ”Opiskelijoiden jakamat kommentit ja ehdotukset auttavat heitä työskentelemään paremmin yhdessä”, Wood sanoo. ”Aivan yhtä tärkeää on kehittää työelämässä tarvittavia, yhteistyötä sujuvoittavia pehmeitä taitoja.”