มหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนาสเตตทำให้การเรียนการสอนมีการทำงานร่วมกันและสร้างสรรค์มากขึ้น

ความท้าทาย

ก่อนหน้านี้ นอร์ทแคโรไลนาสเตตใช้ระบบอีเมลเก่า Cyrus IMAP และ GroupWise ที่ไม่ตอบสนองต่อความต้องการของนักศึกษาและเจ้าหน้าที่ นักศึกษาทำอะไรกับอีเมลไม่ได้มากนักเนื่องจากการได้รับโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลขนาดเล็ก และคณาจารย์ก็มีปัญหาในการกำหนดตารางเวลาเพราะพวกเขาใช้โปรแกรมปฏิทินที่ต่างกัน “การนัดประชุมกับคนอื่นทำได้ยากถ้าไม่ได้ใช้ปฏิทินแบบเดียวกัน คุณต้องโทรหาและส่งอีเมลไปมาเพื่อดูเวลาว่าง” สแตน นอร์ท มาร์ติน ผู้อำนวยการฝ่ายกิจกรรม การสื่อสาร และการให้คำปรึกษาในสำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศของนอร์ทแคโรไลนาสเตตกล่าว

นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ยังพบกับอุปสรรคเมื่อพยายามทำงานร่วมกันด้วย ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบพบความยากลำบากในการจดและแชร์โน้ตอย่างมีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมเจ้าหน้าที่ "เวลาใช้ Microsoft Word เราจะไม่มีทางรู้เลยว่าเวอร์ชันที่ใช้อยู่เป็นเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่” มาร์ตินกล่าว

"หนึ่งในสิ่งที่ทำให้มหาวิทยาลัยเปลี่ยนไปมากที่สุด คือการทำให้ทุกคนใช้แพลตฟอร์มเดียวกันโดยใช้อีเมลและปฏิทินเดียวกัน"

Stan North Martin, ผู้อำนวยการฝ่ายโปรแกรมช่วยเหลือ, การสื่อสาร และการให้คำปรึกษาในสำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศของมหาวิทยาลัยแห่งรัฐนอร์ทแคโรไลนา

โซลูชัน

เนื่องจากความหงุดหงิดเกี่ยวกับพื้นที่เก็บอีเมลและการจัดปฏิทิน รวมทั้งความสามารถในการทำงานร่วมกันที่จำกัด CIO ได้ขอให้ทีมมองหาตัวเลือกการโฮสต์สำหรับนักเรียน รวมไปถึง G Suite, Microsoft Live และ Zimbra พวกเขาวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและประโยชน์ จากนั้นจึงสร้างกลุ่มตัวเลือกที่มุ่งเน้นนักเรียนเพื่อจำกัดให้แคบลง หลังการทดสอบนำร่องเครื่องมือต่างๆ รวมทั้งรับการสาธิตด้วยตนเองและความคิดเห็นจากนักเรียน มหาวิทยาลัยจึงตัดสินใจเลือก Google โดยความสามารถในการผสานกับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ต่างๆ มีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจของมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนาสเตต “ในตอนนั้น โซลูชันของ Microsoft ใช้งานได้กับ Internet Explorer เพียงอย่างเดียว” หัวหน้าทีม Google Service และผู้ช่วยผู้อำนวยการสำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศกล่าว “เรากำลังมีเครื่อง Mac ในวิทยาเขตเพิ่มมากขึ้น

สำหรับนักเรียน ซึ่งโดยส่วนใหญ่ใช้ Google อยู่แล้ว ไม่ใช่เรื่องที่ต้องคิดมากเลย” ในขณะเดียวกัน CIO ขอให้กลุ่มการวิจัยอื่นๆ ในวิทยาเขตประเมิน G Suite สำหรับคณาจารย์และเจ้าหน้าที่ เกณฑ์หลักของพวกเขาคือโซลูชันที่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการเพียงเล็กน้อย การย้ายจากโซลูชันในวิทยาเขตไปสู่โซลูชันระบบคลาวด์จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง แต่มุมมองที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงนั้นเกินจากความเป็นจริง สมาชิกคณาจารย์ส่วนใหญ่เปิดรับการย้ายไปใช้ Google เมื่อเห็นการใช้งานที่ประสบความสำเร็จของนักเรียน ในขณะที่เจ้าหน้าที่บางส่วนลังเลในตอนแรก ความขัดข้องของพวกเขาหายไปเกือบหมดเมื่อเริ่มใช้งาน G Suite โนเอลล์กล่าวย้อนให้ฟัง ปัจจุบันทีมของโนเอลล์จัดการบัญชี Google 180,000 บัญชี โดยบัญชีจำนวนประมาณ 75,000 บัญชียังใช้ทำงานอยู่ ผู้ที่จบการศึกษาจากนอร์ทแคโรไลนาสเตตยังคงเก็บบัญชีของพวกเขาเอาไว้ได้ตลอด และหลายคนก็มีบัญชีที่ไม่ได้ใช้งาน