University College Dublin se studente en personeellede bespaar tyd en deel meer met Google Workspace

Die University College Dublin moet maklike toegang tot e-pos en produktiwiteitnutsgoed aanbied sonder 'n addisionele las op die IT-span, sodat studente, dosente en personeel met mekaar en met aanlyn hulpbronne in kontak kan bly. "Ons moet 'n baie oop netwerk verskaf wat nie aan 'n spesifieke toestel gekoppel is nie en waar alles deur Wi-Fi kan werk," sê Brian Morrissey, die kollege se hoof van webdienste. Met 32 000 studente en 6 000 personeellede kan daar soveel as 40 000 rekenaars, tablette en slimfone op die kampusnetwerk wees wat e-pos gebruik en dokumente deel. "Ons kampusgemeenskap wil 'n altyd-aan-vermoë hê en wil hulle nie bekommer oor die registrasie van hul toestelle of koppeling aan e-pos nie," sê Morrissey.

Die universiteit se Sunmail-e-posstelsel was arbeidsintensief vir Morrissey en sy IT-kollegas, en nie werklik gebruikervriendelik vir studente en personeel nie. "Dit het hulpbronne swaar getap in terme van koste en bestuur – beide dinge wat ons wou vermy," sê Morrissey. IT-personeel moes verskeie groot e-posbedieners in stand hou en monitor, asook strooipos en antivurissagteware wat op nog meer bedieners geloop het. Studente en personeel het gekla oor die beperkte rekeningkwotas, wat van hulle geverg het om gereeld boodskappe uit te vee. "Ons het gekyk na 'n sessyferbedrag om die argitektuur van 'n stelsel te vernuwe, wat nog steeds agter sou wees wat funksionaliteit betref," sê Morrissey. Die IT-span het besluit om oor te skakel na 'n wolkgebaseerde stelsel wat maklik sou wees om op te stel en te bestuur.

Makliker migrasie met ter plaatse hulpdienste

UCD het Gmail gekies om die verouderde, omslagtige e-posstelsel te vervang. "Die groot beweegrede vir die keuse van Google was dat Gmail betroubaar is, altyd aan is en intuïtief is vir gebruik," sê Morrissey. "Dit is vir almal 'n bekende koppelvlak."

Morrissey en sy kollegas het personeel en studente se e-posboodskappe een departement op 'n slag na Gmail gemigreer om 'n suksesvolle oorskakeling na Google te verseker, en het daarna tydelike hulptoonbanke in daardie departemente opgestel. "Ons het in die kantore met personeel gewerk, of naby die areas waar studente gereeld verbystap," sê Morrissey. "Ons het baie tyd aan kliëntbetrokkenheid spandeer, wat 'n groot belegging was – maar ons dink dit was die moeite werd aangesien mense vinnig na die nuwe e-posstelsel oorgeskakel het."

Terwyl studente en personeel besig was om aan Gmail gewoond te raak, het hulle ook ander Google Workspace-nutsgoed ontdek, soos Google Dokumente, Google Kalender en Google+. "Dit was vir ons 'n verrassing want ons was gefokus op e-pos," sê Morrissey. Personeel en dosente het besef dat Google Workspace makliker was om te gebruik as ander produktiwiteitnutsgoed, aangesien Google Workspace toeganklik was vanaf enige toestel. "Google Kalender het alles verander," sê Morrissey. Voorheen het universiteitdepartemente verskeie kalenderprogramme gebruik, dus was daar geen gestandaardiseerde manier om studente in kennis te stel van veranderinge in klastye of dosente se kantoorure nie.

Kreatiewe idees om tyd te bespaar en onderrigstrategieë te deel

UCD-personeel het kreatiewe maniere gevind om Google Workspace te gebruik om tydrowende prosesse te vervang en om makliker met mekaar en met studente te koppel. Dosente het die UCD Onderrig- en Leergemeenskap op Google+ geskep, waar hulle idees kon plaas oor verbetering van die onderrigervaring en terugvoer kon kry van ander opvoeders. "As ons so iets sonder Google probeer het, sou ons sekerlik veel minder betrokkenheid gehad het as wat ons nou ervaar," sê Morrissey. Bykomend daartoe het die IT-departement 'n e-poslys vervang met 'n eie Google+-gemeenskap, wat gebruik word om aanbiedinge oor nuwe tegnologie-inisiatiewe te deel.

By UCD se veeartsenykundedepartement het personeel en dosente Google Workspace gebruik om lesse te beplan. Dosente het Matthew Hynes, die webdiensspanleier, gevra vir beter maniere om klaskurrikulums te deel, sodat hulle die duplisering van onderwerpe tussen kursusse kon vermy. Hynes het voorgestel dat dosente 'n meestersigblad in Google Blaaie gebruik wat lesse vir elke klas in die veeartsenykundedepartement sou bevat. Met gebruik van Google Sites het Hynes 'n webwerf geskep wat data van die meestersigblad af invoer, en op 'n diagram vertoon watter onderwerpe aangebied word en wanneer.

Benewens die aanmoediging vir kreatiewe maniere om tyd te bespaar en onderrig te verbeter, spaar die oorskakeling na Google ook vir UCD geld. Morrissey sê die universiteit het 'n noemenswaardige sessyferbedrag gespaar deur hardeware en onderhoud vir die vorige e-posstelsel uit te skakel, asook koste vir antivirus- en strooiposoplossings wat nie nodig is met Gmail nie.

"Ons kry nie oproepe oor mense wat sukkel om aan e-pos te koppel of oor berging nie," sê Morrissey. "Met Gmail het kommer oor die oorskryding van kwotas verdwyn."