Manhattan College, öğrencilerini ve eğitim kadrosunu daha iyi destekleyebilmek için bilişim teknolojisi hizmetlerini iyileştiriyor

22 kişilik kadrosuyla Manhattan College'ın BT bölümü oldukça sınırlı kaynaklara sahip. Manhattan College'ın CIO'su Jake Holmquist, "İsviçre çakısı gibiyiz. Çok şey becerebiliyoruz ama belirli bir alanda uzmanlığımız yok", diyor. "Ekibimizin çoğu genel IT uzmanlarından oluşuyor. Bu yüzden, iyi bir çözümü harika hale getirmek bizim için zor". Okulda demirbaş olarak çok sayıda araç kullanılıyormuş, ancak ihtiyaçlar arttıkça sorunlar da daha karmaşık ve maliyetli hale gelmiş.

Buluta geçmek

Holmquist, "Yüzümüzü buluta döndük", diyor. "Çoğu durumda en iyi cevap buydu." 2008'den bu yana Manhattan College'da Google araçları kullanılıyor. İlk olarak Gmail'e geçilmiş. Holmquist, "Gmail, buluta attığımız ilk adımdı" diyor, "...ve IT bölümü olarak kampüsün geri kalanına bulutta çalışmanın iyi bir şey olduğunu göstermemiz gerekiyordu." Kendi ifadesine göre, hem Google'ın verdiği güven hem de Google araçlarının tanıdık ve basit olması, yola Google'la devam etme kararını verirken etkili olmuş. "Mevcut Google Workspace hesaplarımızın olması, BT ekibimizin Google Cloud araçlarına erişmesini ve hizmetleri kullanıma alırken kullanıcılara erişim vermesini kolaylaştırdı."

BT ekibinin yaklaşımı, yedeklenen düşük riskli ve "veri içermeyen" sistemlerle, yani DNS ve kişisel bilgi içermeyen küçük web siteleriyle işe başlamaktı. Holmquist, "Buluta geçiş ve kullanıcıya dönük hizmetlerin taşınması süreci hız kazandıkça, yükseltme ve taşıma işlemleriyle ilgili olarak gönderdiğimiz iletilere "güvenli bulut ortamını" da eklemeye başladık. Bu iletilerde yeni bir yedeklilik katmanından da söz ediliyordu. Buluta geçişten sonra yüksek kullanılabilirlik gerektiren hizmetler daha iyi, daha yedekli ve daha güvenilir şekilde çalışmaya başlayacaktı. Bu, kampüste daha önce hiç başaramadığımız bir şeydi," diyor.

Zaman geçtikçe, "Çıktığımız bu yolculukta bulut engellerini yıkmayı ve başta hem kullanıcılarımız hem de BT kadromuzun yabancı olduğu bir kavrama alışmayı öğrendik," diyen Holmquist, "Yıktığımız her engel, sıradaki adımları atmayı kolaylaştırıyordu," diye ekliyor.

Holmquist, Google Cloud'a ilk geçtikleri 2014 yılında araçlar hakkında yeterli dokümantasyon bulunmadığını belirtiyor. Ancak o günden bu yana, "araçların kullanımı çok daha kolaylaştı, kullanıcı arayüzünden daha fazla şey yapılabiliyor ve dokümantasyon, hem kullanışlı örnekler hem de geniş bir destek topluluğu sayesinde çok daha iyi."

Zorluklar avantaj olarak geri dönüyor

Manhattan College'ın önündeki en büyük zorluk, taşıdıkları büyük ticari uygulamalardan kaynaklanıyordu. Bu uygulamaların çoğunun veri merkezlerine göre tasarlandığını belirten Holmquist, "deneyimlerimize dayanarak, buluta taşındığında bunların "kutudan çıktığı haliyle" pek iyi bir performans göstermediğini söyleyebilirim," diyor. "Önümüzdeki en büyük engel, ilk ayarlarını yaparak (ki ayarlarla ilgili iyi bir dokümantasyon yoktu) bu uygulamaları bulutun sağladığı yeni fırsatlara göre optimize etmekti."

Yine de, bugüne kadarki en büyük başarılarının tam da bu zorluktan kaynaklandığını belirtiyor: Temmuz 2017'de, önceki sistemlerinin yeni sürümü olan "Banner 9"ı uygulamaya koymuşlar.

"Veri merkezimizde tipik bir dağıtım, altı haneli rakamlara karşılık gelen bir donanım alımı anlamına geliyordu. Üstelik 2017 yazında hayata geçirilmesi gereken bu projenin gerektiği şekilde test edilebilmesi için, zamanında teslim ve temel hazırlık garantisi de verilmiyordu," diyor. "Biz de onun yerine, hiç yapılmamış bir şey yaptık ve yeni Banner 9'ın bileşenlerini Google Cloud Compute Engine'e dağıttık. Yükleme ve yükseltme testleri sırasında çeşitli bileşenleri kolayca ve hızlı şekilde devreye sokabiliyorduk. Google Destek ekibinin yardımıyla, siteden siteye VPN (Google Cloud'deki Banner 9 bileşenlerinin okuldaki yerleşik veritabanlarıyla iletişim kurabilmesi için), uygulama sunucusu performans ince ayarları ve son olarak da yüksek kullanılabilirlik ve SSL ile ilgili bir dizi ayarı keşfetmeyi başardık."

Sonunda, "mükemmel performans gösteren ve kampüs ortamında eskiden ulaşamayacağımız bir yüksek kullanılabilirlik düzeyinde" bir üretim ortamını kullanıma almayı başardık".

Artık okul, dakikalar içinde yeni sistemi devreye sokabilir ve temel hazırlığı tamamlayabilir. Holmquist, "Baştan başlamamız gerekirse, daha da kısa sürede silebiliriz", diyor. "Üstelik, artık ekibimizin daha büyük bir bölümü, gerektiğinde hizmetleri kendileri devreye sokabiliyor. Hizmetlerin temel hazırlığını yapması için sistem yöneticisini beklemek zorunda değiliz."

İlerlemenin keyfini sürerken geleceğe bakmak

En önemlisi, Holmquist'in amacı BT ekibini veri merkezinden çıkararak kullanıcıya dönük girişimlere daha fazla zaman ayırmalarını sağlamaktı. Holmquist, "Sistemlerimizin çoğu veri merkezimiz yerine Google Cloud'de barındırıldığından, kesinlikle bir sınırı aştığımızı söyleyebiliriz," diyor. "Sunucu bakımı yapmak, arızalanan bileşenleri değiştirmek ve yama uygulamak yerine artık uygulamalarımızı daha verimli şekilde çalıştırmaya odaklanıyoruz. Bu da, son kullanıcılarımıza ölçülebilirliği daha yüksek bir avantaj sağlıyor."

Ek olarak, kampüs kullanıcılarının şu anda bel bağladığı özellikler, örneğin mükemmel performans ve yüksek kullanılabilirlik, okulun kendi başına, hele de sınırlı kaynaklarıyla uygulayamayacağı kadar maliyetli bir girişimdi. "Google Cloud'la bu özellikleri başta devasa maliyetler ödemek zorunda olmadan, hatta çoğunlukla araç setinin bir parçası olarak kullanma olanağı bulduk", diyor. "En iyi tarafı ise, maliyetlerin kampüste ödemek zorunda olacağımız tutarın küçük bir kısmından ibaret olması ve her şeyin mevcut ekibimizle etkili şekilde yönetilebilmesi."

Manhattan College'da önemli ölçüde ilerleme kaydedildi, ancak daha gerçekleştirilmeyi bekleyen çok sayıda plan var. Okul, veri merkezindeki eskiyen sunucularını yenilemeye devam edecek ve hizmetleri bulutta sunmak için daha iyi, daha etkili yöntemler keşfetmeyi amaçlıyor.

Holmquist, elektronik iş akışları aracılığıyla "iş süreci geliştirmeye" odaklanabilecek daha fazla serbest kaynağa sahip olmaktan ve kampüs ofislerinde veri raporlama ve veri analizi girişimleriyle kampüste toplanan verileri daha anlamlı şekilde kullanabilmekten memnun olduğunu belirtiyor. Bölümleri, BT'nin geleneksel olarak içe dönük duruşunu, "kullanıcıları yeni araçlarla güçlendirecek, kullanıcıya dönük bir teknoloji eğitmeni" görevine dönüştürmeyi başarmış. Holmquist, Makine Öğrenimi ve Analiz araçlarının bu girişimi nasıl destekleyeceğini görmek için sabırsızlandığını söylüyor.

Holmquist, "Google Cloud, daha önce kendi başımıza çözemeyeceğimiz karmaşık sorunları çözebilmemizi sağlayan bir araç seti sağladı," diyor.