Selv med et lite studentmiljø opplevde studenter og ansatte ved St. Norbert College at samarbeid på tvers av avdelingene ble hemmet av papirbaserte prosesser og eldre e-post- og produktivitetsverktøy. Teknologiledere som Ben Hommerding, som er spesialist på undervisningsteknologi, så hvilket potensiale skybaserte verktøy hadde til å hjelpe studenter og professorer med å samarbeide og dele informasjon på en trygg, rask og enkel måte.

«Før vi gikk over til Google brukte vi vårt eget e-postsystem som ble driftet lokalt, og vi lagret alle filer på serverne våre», sier Hommerding. «Men det ble lite samarbeid. Dokumenter ble sendt rundt i lange e-postkjeder, og informasjonnsflyten stoppet ofte opp.» Administratorer brukte papirskjemaer til å samle inn og oppdatere emnebeskrivelser, en tungvint prosess som medførte forsinkelser og feil.

Lagringsplass til alt – med tilgang overalt

«Så snart folk forsto hvordan Google Workspace fungerer – muligheten til å dele dokumenter med alle på skolen – ble det mange aha-opplevelser», sier Hommerding. Foreleserne oppdaget at de kunne bruke Google Dokumenter til å kommentere studentenes arbeid underveis, og dermed kunne de skape «en direkte samtale med studentene», legger han til.

Professorene begynte også å bruke Google Disk til å lagre dokumenter de trengte til timene. «Før ville det vært et problem å laste ned dokumenter utenfor universitetsområdet eller hjemmefra», sier Hommerding. «Nå har vi tilgang til alt overalt.»

«Alt overalt»-tankegangen var en del av skolens nye program for bruk av egen enhet (BYOD) for studenter og lærere, der lærernes stasjonære datamaskiner blant annet ble erstattet med bærbare. «Hvis du er i ferd med å gå over til en BYOD-tilnærming, trenger du strategier for å la folk dele innhold via Google Workspace, uansett hva slags enhet de har», sier Hommerding.

Med Google Teamdisker, der filer tilhører grupper snarere enn enkeltpersoner, fikk skolen mulighet til delt lagring av administrative dokumenter. Dermed ble det lettere for ledelsen å administrere studentansatte, siden filer ikke ble lagret i studentenes Disk-mapper.

Raskere og mer nøyaktige administrasjonsprosesser

For å gjøre det enklere å oppdatere skolens kurskatalog brukte SNC ITS-teamet Apps-skript til å lage tilpasset Google Workspace-kode som samler inn kursbeskrivelser fra Google Skjemaer og mater opplysningene inn i Google Dokumenter og Google Regneark. Med dette programmet forenkles prosessen med å godkjenne endringer og nye emner, slik at både lærerstaben og personene som godkjenner, vet hvor i prosessen forslagene befinner seg. Med hjelp fra studentansatte tester Hommerding nå App Maker for disse prosessene, som en del av et program for tidlig tilgang (Early Access Program – EAP). Dette er Googles pilotprogram for produkter, der brukere som Ben blir invitert til å teste og gi tilbakemelding om produkter før de blir lansert fullt ut. Tilbakemeldinger som blir gitt via disse programmene, brukes til å forbedre og tilpasse produkter basert på brukernes behov.

Da Hommerding hadde laget den tilpassede Google Workspace-koden, opprettet administratorene katalogen ved hjelp av Dokumenter. Med den nye prosessen unngikk de tidkrevende feilretting og endeløs utveksling av e-post. «Teamet vi laget denne prosessen for, var overlykkelige», sier Hommerding.

Med Google Skjemaer kan dessuten administratorer samle informasjon på en rask og nøyaktig måte, spesielt ved høyskolens Sturzl Center for frivillighetstjenester og læring, som arbeider for å fremme samfunnsengasjement.

«Vi administrerer mange engangsarrangementer med frivillige, og før vi brukte Google Skjemaer, var påmeldingen en tungvint prosess», sier Susan Angoli, som er koordinator for engasjement i lokalsamfunnet. I fjor gjennomgikk Sturzl-senteret prosessen for påmelding til Martin Luther King-frivillighetsdagen, for å finne ut hvordan de kunne gjøre prosessen mer brukervennlig. Angoli brukte Choice Eliminator-tillegget for Google Skjemaer, som brukes til å fjerne alternativer for å melde seg frivillig når et tilstrekkelig antall studenter har meldt seg.

SNC ITS-teamet bruker også Google Workspace og App Maker til å strømlinjeforme innsjekkings- og godkjenningsprosessen for skolens Tech Bar – en ny tjeneste for teknologiopplæring og feilsøking for studenter og ansatte. I enkelte prosjektoppgaver må studentene delta i Tech Bar-verksteder for å vise at de har gått gjennom opplæring i visse ferdigheter, som å lage blogger og videoer.

Med App Maker bygget Hommerding et tilpasset program for å la Tech Bar-instruktører sende lærerne «kvitteringer» for å vise at studentene hadde fullført opplæringen. I appen kan studentene dessuten gi Tech Bar-instruktørene vurderinger. Hommerding planlegger å legge til et system for avtaleplanlegging i Tech Bar. Foreløpig blir møter planlagt ved hjelp av funksjonen for avtalevinduer i Google Kalender.

Forberedt på fremtiden

Ved å innføre Google Workspace forbereder St. Norbert College seg på en fremtid der samarbeid og tilgang er en forutsetning – ikke bare noe som er «kjekt å ha». I dette inngår også det å bli mindre avhengig av tjenere og verktøy som må vedlikeholdes av IT-team. «Nylig hadde vi et strømbrudd over hele universitetsområdet», forklarer Hommerding. «Vi kunne fortsatt sende e-post og dokumenter fra telefonene våre ved å bruke Wi-Fi-soner – noe vi ikke kunne ha gjort med det gamle e-post-systemet vårt.»

Å forberede studentene på fremtiden betyr også å velge verktøy som de allerede kjenner til, slik at innkjøringstiden for teknologien blir kortest mulig. «Dataene våre viser at 90 prosent av studentene allerede bruker Google-produkter når de begynner å studere her», sier Hommerding. Når professorene bruker Google Workspace til å dele undervisningsressurser og planlegge nettmøter, vet de at studentene hurtig tilpasser seg det samarbeidsorienterte læringsmiljøet.

Avdelingen for institusjonell effektivitet ved skolen tester ut BigQuery, som inngår i Google Cloud, til å analysere data knyttet til studentenes videre utdanning og karriere. Formålet er å finne ut i hvilken grad skolen lykkes med å forberede studentene på arbeidslivet og fremtiden.

Hommerding vurderer å bruke andre Google Cloud-verktøy til å hjelpe ansatte å dele forskningsdata og analysere skolens resultater på en bedre måte.

«Da vi valgte Google, sikret vi oss muligheten til å gi studentene våre verktøyene de trenger – både nå og i årene fremover.», sier Hommerding. «Hvis professorer kan jobbe tettere med studentene, og de ansatte kan betjene universitetsområdet bedre, kan vi få høyskolen til å skille seg ut i et konkurransepreget marked.»