Studerende og personale på University College Dublin sparer tid og deler mere med Google Workspace

For at skabe bedre forbindelse mellem studerende, undervisere og personale samt onlineressourcer er University College Dublin nødt til at tilbyde nem adgang til mail og produktivitetsværktøjer uden at øge belastningen af it-systemet. "Vi skal sørge for et meget åbent netværk, som ikke er bundet til en bestemt enhed, og hvor alt kan køre trådløst", siger Brian Morrissey, Head of Web Services ved universitetet. Der er 32.000 studerende og 6.000 medarbejdere, så der kan være op til 40.000 computere, tablets og smartphones, der bruger mail og deler dokumenter på campussens netværk. "Brugerne på campus kræver konstant forbindelse og vil ikke skulle bekymre sig om at registrere deres enheder eller oprette forbindelse til mail", siger Morrissey.

Universitetets mailsystem Sunmail var arbejdskrævende for Morrissey og hans kolleger i it-afdelingen og ikke særlig brugervenligt for de studerende og personalet. "Det var enormt ressourcekrævende med hensyn til omkostninger og administration, som begge er ting, vi forsøger at undgå", siger Morrissey. It-personalet var nødt til at vedligeholde og overvåge adskillige store mailservere samt spam- og antivirussoftware, der kørte på endnu flere servere. De studerende og personalet klagede over de begrænsede kvoter på deres konti, hvilket ofte tvang dem til at slette beskeder. "Vi stod over for at skulle bruge et sekscifret beløb på at forny arkitekturen bag et system, som funktionsmæssigt stadig var bagud", siger Morrissey. It-teamet besluttede at skifte til et skybaseret mailsystem, som ville være nemt at implementere og administrere.

Lettere migrering med lokale helpdesks

Universitetet valgte Gmail som erstatning for det aldrende, besværlige mailsystem. "Det bedste argument for valget af Google var, at Gmail var pålideligt, altid tilgængeligt og intuitivt for folk at bruge", siger Morrissey. "Det er en velkendt grænseflade for alle".

For at sikre, at skiftet til Google foregik gnidningsløst, migrerede Morrissey og hans kolleger de studerendes og medarbejdernes mailbeskeder til Gmail afdeling for afdeling og oprettede derefter midlertidige helpdesks internt i de enkelte afdelinger. "Vi arbejdede på kontorerne sammen med personalet eller tæt på forhallerne, hvor de studerende kom forbi", siger Morrissey. "Vi brugte meget tid på kundeengagement, hvilket var en stor investering, men efter vores mening gav det pote, fordi folk hurtigt skiftede til det nye mailsystem".

Efterhånden som de studerende og personalet vænnede sig til at bruge Gmail, opdagede de også andre Google Workspace-værktøjer som f.eks. Google Docs, Google Kalender og Google+. "Det overraskede os, fordi vi havde haft fokus på mail", siger Morrissey. Det gik op for personalet og underviserne, at Google Workspace var nemmere at bruge end andre produktivitetsværktøjer, fordi man kan få adgang til Google Workspace fra en hvilken som helst enhed. Morrissey siger, at Google Kalender ændrede alt. Universitetets afdelinger brugte tidligere en række forskellige kalenderapps, så der fandtes ikke nogen fast metode til at give de studerende besked om ændringer i undervisningstimer eller undervisernes kontortider.

Kreative idéer til at spare tid og dele strategier for undervisningen

Personalet på universitetet fandt på kreative måder at bruge Google Workspace på for at erstatte tidskrævende processer og nemmere skabe forbindelse til hinanden og til de studerende. Underviserne oprettede UCD Teaching and Learning Community på Google+, hvor de kan indsende idéer til forbedring af læringsoplevelsen og få feedback fra andre undervisere. "Hvis vi forsøgte at gøre det samme uden Google, ville engagementet sandsynligvis ikke være så stort som nu", siger Morrissey. It-afdelingen skiftede desuden en mailliste ud med sin egen Google+ gruppe, som bruges til at dele præsentationer om nye initiativer vedrørende teknologi.

På University College Dublin – School of Veterinary Medicine bruger personalet og underviserne Google Workspace til at planlægge lektioner. Lederen af afdelingen for webtjenester, Matthew Hynes, modtog efterspørgsler fra underviserne om bedre måder at dele holdpensum på, så de kunne undgå at kopiere emner fra kursus til kursus. Hynes foreslog, at underviserne brugte et hovedregneark i Google Sheets med lektioner til alle veterinærskolens hold. Ved hjælp af Google Sites oprettede Hynes et website, der henter data fra hovedregnearket og viser diagrammer over, hvilke emner der undervises i og hvornår.

Ud over at tilskynde til kreative måder at spare tid og forbedre undervisningen på har University College Dublin også sparet penge på skiftet til Google. Morrissey siger, at universitetet har sparet et væsentligt, sekscifret beløb ved at eliminere hardware og vedligeholdelse af den gamle mailløsning foruden omkostningerne til antivirus- og spamløsninger, der ikke er nødvendige med Gmail.

"Vi bliver ikke ringet op om folk, der har problemer med at oprette forbindelse til deres mail, eller om lagerplads", siger Morrissey. "Alle bekymringer over at overskride kvoterne er forsvundet med Gmail".