Selv med en lille elevmasse følte elever og medarbejdere på St. Norbert College (SNC), at samarbejdet på tværs af afdelingerne blev hæmmet af de papirbaserede processer og tidligere mail- og produktivitetsværktøjer. Foregangsmænd inden for teknologi som f.eks. teknolog Ben Hommerding kunne se muligheden for at hjælpe elever og undervisere med lettere at samarbejde og dele oplysninger på en nøjagtig og hurtig måde gennem skybaserede værktøjer.

"Før vi skiftede til Google, brugte vi vores eget mailsystem, der blev hostet på websitet, og vi gemte alle vores filer på serverne," siger Ben. "Men der var ikke særlig meget samarbejde. Dokumenterne blev sendt rundt i lange mailkæder, og oplysningerne kunne stoppe mange forskellige steder." Administratorerne brugte formularer i papirformat til at indsamle og opdatere kursusbeskrivelser, hvilket var en omstændelig proces, der resulterede i forsinkelser og fejl.

Lagerplads til alt – og adgang overalt

"Da folk først havde forstået, hvordan Google Workspace fungerer – deling af dokumenter med hele campus – var de virkelig begejstrede," fortæller Ben. Underviserne opdagede, at de kunne bruge Google Docs til at kommentere elevopgaverne, mens eleverne stadig arbejdede på dem, så de på den måde kunne kommunikere direkte med eleverne i realtid," tilføjer han.

Underviserne begyndte også at bruge Google Drev til opbevaringen af dokumenter, de skulle bruge til undervisningen. "Før i tiden ville det have været et problem at downloade dokumenter uden for campus eller hjemmefra," fortæller Ben. "Nu kan vi få adgang til alt, uanset hvor vi befinder os."

Tankegangen "alt fra alle steder" var en del af universitetets nye BYOD-program (bring your own device – medbring din egen enhed) for elever og undervisere, der bl.a. gik ud på at udskifte undervisernes computere med bærbare computere. "Hvis du overgår til en BYOD-politik, skal du have strategier for, hvordan folk deler indhold via Google Workspace, uanset hvilken slags enhed de har," siger Ben. "Det er grunden til, at vi tænkte, at Google ville passe godt til os."

Google-fællesdrev, hvor filerne tilhører grupper og ikke enkeltpersoner, gav mulighed for delt lagerplads til administrative dokumenter. Det gjorde det lettere for administrationen at administrere studentermedarbejderne, da filerne ikke ville blive gemt på elevernes drev.

Mindre tidsforbrug og større nøjagtighed i almindelige administrative processer

Med henblik på at gøre opdateringer af universitetets kursuskatalog bedre brugte universitetet ITS-team Apps Script til at oprette en tilpasset Google Workspace-kode, der indsamler kursusbeskrivelser fra Google Analyse og indfører oplysningerne i Google Docs og Google Sheets. Dette program strømliner godkendelsesprocessen i forbindelse med ændringer og nye kurser, så godkenderne og fakultetet ved, hvor deres indsendelser befinder sig i processen. Med hjælp fra studentermedarbejdere tester Ben nu App Maker i forhold til disse processer som en del af EAP-programmet (Early Access Program), Googles produktpilotprogram, som inviterer brugere som f.eks. Ben til at teste og give feedback om produkterne, inden de bliver lanceret fuldt ud. Feedback fra deltagerne i EAP-programmet bruges til at forbedre og tilpasse produkterne til brugernes behov.

Efter at Ben havde oprettet den tilpassede Google Workspace-kode, oprettede administratorerne kataloget ved hjælp af Docs. Den nye proces eliminerede proceduren med utallige mails frem og tilbage og fejlrettelser, der gjorde det mere tidskrævende at oprette kataloger. "Teamet, som vi oprettede denne proces for, var vildt begejstret," fortæller Ben.

Google Analyse hjælper også administratorerne med at indsamle oplysninger hurtigt og nøjagtigt, især på universitetets Sturzl Center for Community Service & Learning, hvilket fremmer samfundsengagementet.

"Vi administrerer mange engangsserviceydelser, og før vi begyndte at bruge Google Analyse, var registreringen en besværlig proces," siger Susan Angoli, Community Engagement Coordinator. Sidste år gennemgik Sturzl Center registreringsprocessen for MLK Day of Service (national helligdag for frivilligt arbejde) for at gøre den mere brugervenlig. Angoli brugte tilføjelsen Choice Eliminator til Google Analyse, som fjerner muligheden for at tilmelde sig frivilligt arbejde, når et tilstrækkeligt antal elever har tilmeldt sig et bestemt sted eller tidspunkt.

SNC ITS-teamet bruger også Google Workspace og App Maker til at strømline indtjeknings- og godkendelsesprocessen for universitetets Tech Bar, en ny tjeneste, hvor eleverne kan tage tekniske kurser og få løst problemer. Nogle holdprojekter på St. Norbert kræver, at eleverne deltager i Tech Bar-workshops, så de kan vise, at de har deltaget i kurser i visse færdigheder som f.eks. oprettelse af blogs og videoer.

Ben har med App Maker udviklet et tilpasset program, der gør det muligt for Tech Bar-underviserne at sende en "kvittering" til fakultetet, der viser, at eleverne har gennemført kurset. Derudover kan eleverne bedømme Tech Bar-underviserne. Ben planlægger at tilføje et planlægningssystem for Tech Bar. I øjeblikket planlægges møder ved hjælp af funktionen til aftaleblokke i Google Kalender.

Klar til fremtiden

Med implementeringen af Google Workspace forbereder St. Norbert College sig på en fremtid, hvor samarbejde og adgang er krav og ikke blot noget, der kunne være rart at have, siger Ben. Der er også fokus på at reducere afhængigheden af servere og værktøjer, som it-teamet skal vedligeholde. "Vi havde for nylig en strømafbrydelse på hele campus," forklarer han. "Vi kunne stadig sende mails og dokumenter fra vores telefoner eller ved hjælp af hotspots – det ville vi ikke kunne have gjort med vores gamle mailsystem."

Som en forberedelse til fremtiden er det også vigtigt at vælge værktøjer, som eleverne allerede bruger, så indkøringsperioden bliver minimal. "Vores data viser, at 90 procent af de elever, der starter på skolen, allerede bruger Google-produkter," siger Ben. Når underviserne bruger Google Workspace til at dele kursusressourcer og planlægge onlinemøder, ved de, at eleverne hurtigt vil tilpasse sig det samarbejdsorienterede undervisningsmiljø.

Universitetets Office of Institutional Effectiveness tester BigQuery, der er en del af Google Cloud, for at analysere data om de opgaver, de indsamler, samt avancerede karakterer med det formål at fastlægge, hvor godt universitetet forbereder eleverne på deres fremtidige karrierer.

Ben overvejer at bruge andre Google Cloud-værktøjer til at hjælpe personalet med bedre at dele forskningsdata og analysere universitetets præstation.

"Da vi valgte Google, sikrede vi, at vi kan tilbyde de muligheder, som vores elever har brug for i år og i de kommende år," siger Ben. "Hvis underviserne kan samarbejde bedre med eleverne, og medarbejderne bedre kan udføre deres arbejde på campus, kan universitetet skille sig positivt ud på det konkurrenceprægede marked."