Manhattan College opgraderer it-tjenester til glæde for elever og undervisere

Med en medarbejderstab på 22 havde it-afdelingen på Manhattan College temmelig begrænsede ressourcer. "På samme måde som en schweizerkniv kan vi klare mange forskellige opgaver, men vi har ikke ekspertise på ét bestemt område," siger Jake Holmquist, informationschef på Manhattan College. "En stor del af vores personale består af it-generalister, så det er svært at gøre en god løsning fantastisk." Universitetet har anvendt mange af de værktøjer, der var tilgængelige på skolens område, men efterhånden som behovene voksede, blev problemerne mere komplicerede og kostbare.

Skifter til skyen

"Vi valgte skyen som vores løsning," fortæller Holmquist. "I de fleste tilfælde har det også været den bedste løsning." Manhattan College har brugt Google-værktøjer siden 2008. Først kom overgangen til Gmail, og det var, som Holmquist forklarer det, "lige netop den fod i døren, som vi i it-afdelingen havde brug for, så vi kunne vise resten af campus, at det fungerede rigtig godt at arbejde i skyen". Det gav mening at holde sig til Google, både af hensyn til tilliden til Google og kendskabet samt brugervenligheden. "Da vi havde eksisterende Google Workspace-konti, var det virkelig let for vores it-team at få adgang til Google Cloud-værktøjerne og at tildele adgang, da vi havde startet tjenesterne op," siger han.

It-teamet startede med redundante systemer "uden data": DNS og små websites uden nogen personlige oplysninger. "Efterhånden som vi satte mere fart på implementeringen af skytjenester og migreringen af mere brugerfokuserede tjenester," siger Holmquist, "begyndte vi at indsætte 'secure cloud environment' i vores kommunikation om opgraderinger og migreringer. Denne kommunikation omfattede et nyt lag af redundans, og tjenester med en høj grad af tilgængelighed kørte bedre, havde en højere grad af redundans og var mere pålidelige, når de først var migreret til skyen – og det var noget, vi aldrig kunne have opnået på campus.”

"Vores rejse har handlet om at nedbryde barriererne omkring skyen og blive mere fortrolige med et koncept, der til at begynde med var fremmed for både brugerne og it-medarbejderne," siger han. "Når hver enkelt barriere nedbrydes, bliver det lettere at tage det næste skridt."

Holmquist bemærker, at da de i første omgang implementerede Google Cloud, hvilket skete i 2014, var værktøjerne ikke særlig godt dokumenterede. Men efterfølgende kan han nu fastslå, at "værktøjerne er meget lettere at bruge, man kan foretage sig mere i brugerfladen, og dokumentationen er langt bedre med en masse nyttige eksempler og et stort fællesskab, hvor man kan finde hjælp."

Udfordringer forvandles til fordele

Manhattan Colleges største udfordring var de store, kommercielle programmer, de havde migreret. De fleste var designet til datacenteret," fortæller Holmquist. "Og det var vores erfaring, at de ikke kørte særlig godt, når de blev flyttet til skyen. Vores største forhindring har været den første konfiguration af disse (ikke specielt godt dokumenterede) indstillinger for at optimere programmerne til de nye muligheder, vi fik adgang til med skyen."

Han tilføjer dog, at deres største bedrift til dato var et resultat af denne udfordring: I juli 2017 implementerede de "Banner 9", en opgradering af deres tidligere system.

"En typisk implementering i vores datacenter betød et sekscifret køb af hardware, og vi havde ingen garantier for, at den ville blive leveret i tide til, at vi kunne teste den tilstrækkeligt og sørge for, at alt var klart til brug i sommeren 2017," fortæller han. "I stedet valgte vi den hidtil ukendte tilgang at implementere disse nye Banner 9-komponenter i Google Cloud's Compute Engine. Vi kunne nu let og hurtigt opstarte forskellige komponenter under testen af installationen og opgraderingen. Da det ikke lykkedes, slettede vi hurtigt forekomsten og startede forfra i løbet af få minutter. Ved hjælp af Google Support kunne vi identificere en række indstillinger, der var relateret til Site-to-Site VPN (Banner 9-komponenter i Google Cloud, der sender svar tilbage til databasen i det lokale miljø), tuning af serverens ydeevne og endelig en høj grad af tilgængelighed og SSL."

De kunne på sigt implementere et produktionsmiljø med "en fremragende ydeevne og en høj grad af tilgængelighed, som vi ikke kunne have opnået på campus."

Nu kan universitetet opstarte og levere et nyt system på bare få minutter. "Hvis vi har brug for at starte forfra, kan vi slette det endnu hurtigere," siger han. "En endnu større fordel er, at flere af medarbejderne selv kan starte tjenester op alt efter behov, i stedet for at de skal vente på, at en systemadministrator sørger for det."

Sætter pris på udviklingen og ser fremad

Holmquists mål har først og fremmest været at få it-teamet ud af datacenteret og sørge for, at de bliver mere involveret i initiativer, der er rettet mod brugerne. "Vi har helt sikkert krydset grænsen til en ny tilgang, i og med at flere af vores systemer hostes i Google Cloud end i vores datacenter," fortæller han. "I stedet for at bruge tid på at vedligeholde servere, udskifte defekte komponenter og implementere fejlrettelser kan vi nu fokusere på at få vores programmer til at køre mere effektivt, hvilket resulterer i en mere målbar fordel for vores slutbrugere."

Funktioner, som brugerne på campus nu forventer – f.eks. fremragende ydeevne og høj grad af tilgængelighed – var tidligere alt for omkostningskrævende at implementere for universitetet, især med de begrænsede ressourcer. "Med Google Cloud har vi nu adgang til disse funktioner uden at skulle betale kæmpestore, direkte omkostninger, og i de fleste tilfælde er de bare en del af værktøjssættet," siger han. "Det bedste af det hele er, at omkostningerne kun er en brøkdel af det, vi ville have betalt på campus, og det hele kan administreres effektivt af det eksisterende personale."

Selvom der er sket en masse forbedringer på Manhattan College, er der stadig mange planer under opsejling. Skolen fortsætter med at udskifte serverne i datacenteret, når der alligevel skal ske naturlig udskiftning, og undersøger bedre og mere effektive måder at levere tjenester på i skyen.

Holmquist er meget tilfreds med, at it-medarbejderne nu kan fokusere flere af deres ressourcer på "procesforbedringer" gennem elektroniske arbejdsgange og give et bedre indblik i campusdata ved hjælp af datarapporteringer og analysearbejde i samarbejde med campuskontorerne. Afdelingen har med stor succes formået at omforme en traditionel it-stilling med internt fokus til en "teknologisk underviser med fokus på brugerne og på at give dem adgang til disse nye værktøjer". Han glæder sig meget til at se, hvordan maskinlæring og analyseværktøjerne kan bruges til at understøtte denne indsats.

Holmquists bedømmelse på nuværende tidspunkt er følgende: "Google Cloud har givet os et værktøjssæt, der kan løse komplekse problemer, som vi ikke selv kunne have løst."