For små uddannelsesinstitutioner som Central Wyoming College er det meget vigtigt at sikre, at eleverne får den bedste studieoplevelse for at opretholde elevtallet. Nutidens elever kræver og har brug for adgang til fleksible værktøjer, så de kan samarbejde med deres holdkammerater og kommunikere med deres undervisere. "Vi skal kunne levere lige så mange tjenester som de store gymnasier", siger John Wood, informationschef på Central Wyoming College. "Men omkostningerne er nødt til at ligge fast. Vi kan ikke fordoble vores it-afdeling eller vores budget, så en skybaseret model virkede som den helt rigtige løsning."

De skybaserede værktøjer bidrog også til at løse de særlige udfordringer, som et åbent universitet i et landområde byder på, da elever, undervisere og andet personale har lang rejsevej til skolen. Skolens 2.000 elever er fordelt på fire forskellige campusser samt fjerntliggende undervisningssteder ude i naturen for dem, der deltager i universitetets Outdoor Education-program. "Det er ekstremt vanskeligt for vores elever at komme til at mødes personligt", siger John.

Eleverne bliver desuden opfordret til gruppearbejde. "Det er meget mere almindeligt nu, at eleverne samarbejder, end det var for nogle år siden", fortæller John. Underviserne tildeler opgaver til grupper af elever og ikke til hver enkelt elev. Blandt personalet er det også blevet normen at samarbejde", tilføjer John: "Jeg kan ikke huske, hvornår jeg sidst arbejdede på et projekt alene."

Adgang til mail og dokumenter uden for campus – uden brug af "sneakernet"

Central Wyoming Colleges eksisterende mail- og lagringssystemer var ikke tilstrækkelig fleksible for elever og personale, i forhold til hvor og hvordan de arbejdede. De var nødt til at befinde sig fysisk på campus for at få adgang til deres mails og gemte dokumenter. Havde man brug for at få sine filer med hjem fra skolen, måtte man bruge "sneakernet-metoder”, f.eks. USB-drev eller eksterne harddiske. Ud over at der var en vis sikkerhedsrisiko ved disse metoder, f.eks. at netværkene blev sårbare over for virus, betød denne fremgangsmåde også, at der kunne findes flere forskellige versioner af vigtige dokumenter.

Wood mente, at skyen og omkostningseffektivitet var de to vigtigste ingredienser til at opnå opdaterede mail-, lagerplads- og produktivitetsværktøjer, der kunne tilgås hvor som helst fra. Mailsystemet var det, de tog fat på som det første, og CWC’s mailsystem på campus blev erstattet med Gmail. Ud over det faktum, at Google Workspace for Education-værktøjerne er tilgængelige uden omkostninger for skoler, opdagede Wood, at hans it-afdeling også sparede både tid og penge.

"Administrationen af det tidligere mailsystem, der kun kunne bruges på campus, krævede mere personale og flere servere", fortæller John. "Med Gmail står vi for nye konti – og det er mere eller mindre det. Så lader vi Google om at håndtere spam, hvilket plejede at være et konstant problem for it-afdelingen." Som John udtrykker det, så er det som en gave fra de højere magter for en lille it-afdeling at kunne fjerne ting fra opgavelisten."

Nye samarbejdsmuligheder i budgetplanlægningen

Da elever og personale begyndte at bruge Google Workspace-værktøjerne, f.eks. Google Sheets og Google Meet, fik de øjnene åbnet for nye måder at samarbejde på, også selvom de ikke befandt sig i samme klasseværelse, bibliotek eller møderum. Underviserne og andet personale kan vælge at arbejde hjemmefra, hvis der er behov for det, og på den måde bruge mindre tid på at pendle frem og tilbage til Central Wyoming College-campusserne. "De kan nu samarbejde på andre måder", siger John. "Meet er blevet populær, fordi eleverne kan bruge det til at mødes ansigt til ansigt, selvom de ikke befinder sig på skolens område."

Med Google Workspace har eleverne fået alle de værktøjer, de har brug for, til at skrive akademiske opgaver eller dele forskningsmateriale med deres holdkammerater. "De behøver ikke at købe Microsoft Office til studiet", fortæller John. "Det er en stor fordel for både os og dem" Jeg behøver ikke at være bekymret for, om eleverne installerer fremmed software eller installerer den forkert."

Selv budgetarkene nyder godt af de nye samarbejdsmuligheder. Administratorerne plejede at sende arkene frem og tilbage via mail for at få indført opdateringer og godkendelser, og denne metode gav årsag til en del fejl – eller til at dem, der ikke var bemyndigede til at opdatere budgetterne, lavede ændringer. I dag kan John og de andre institutledere oprette et enkelt regneark i Google Sheets og tilføje brugertilladelser for hver enkelt celle.

"Det har været et meget effektivt værktøj – det er langt bedre end at sende papirer eller mails frem og tilbage", siger John. "Det er ganske enkelt ikke muligt for andre at overskrive data i celler, hvis de ikke har tilladelse til det."

Nu hvor elever og personale "ejer" tilladelserne, kan de også styre, hvem de vil dele deres arbejde med. "Man plejede at være afhængig af, at it-administratorerne sørgede for, at dokumenter og mapper blev delt", siger John. "Men nu kan brugerne selv vælge."

De vederlagsfri skybaserede værktøjer hjælper CWC med at give eleverne en bedre læringsoplevelse, uden at omkostningerne øges. "Selv de helt enkle værktøjer bidrog til at reducere omkostningerne og spare tid," fortæller Wood. "Sådan noget som for eksempel rejserekvisitioner – vi plejede at sende papirformularer frem og tilbage, men nu kan vi lave en delt Google-formular, som alle kan gennemse."

I takt med at det bliver vigtigere og vigtigere at have fokus på samarbejde i undervisningen og ude på arbejdspladserne, kan John se mange langsigtede fordele for de elever, der har taget Google Workspace til sig, inden de skal ud på arbejdsmarkedet. "De kommentarer og forslag, som eleverne deler, betyder, at de får et bedre samarbejde", siger John. "Og lige så vigtigt er det, at de udvikler de sociale færdigheder, de får brug for ude på arbejdspladserne."