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University College Dublin (都柏林大學學院) 的學生和教職員透過 Google Workspace 節省時間及提升共用效率

University College Dublin (都柏林大學學院,UCD) 的學生和教職員希望在愛爾蘭都柏林校區中,隨時隨地都能輕鬆快速地存取電子郵件和文件。UCD 選擇 Gmail 是因為它直覺易用,而且 IT 團隊進行維護不會影響使用者。UCD 後來還採用了 Google Meet、Google 簡報及 Google 試算表等其他 Google Workspace 工具,以便分享課程簡報和教案。

為了讓學生和教職員彼此保持聯繫及取得線上資源,University College Dublin (UCD) 必須提供易於存取的電子郵件系統和生產力工具,而不增加 IT 部門的負擔。UCD 網路服務部門主管 Brian Morrissey 表示:「我們必須提供不綁定任何特定裝置的高開放性網路,讓大家能夠離線處理所有作業。」由於全校有 32,000 名學生和 6,000 名教職員,因此校園網路中最多可能會有 40,000 台電腦、平板電腦和智慧型手機在使用電子郵件及共用文件。Morrissey 說:「我們校區的人希望隨時都能上網作業,但又怕註冊裝置和連線到電子郵件系統太麻煩。」

UCD 的 Sunmail 電子郵件系統必須由 Morrissey 和他的 IT 部門同事花費大量心力來維護,且對學生和教職員而言並不容易使用。Morrissey 表示:「就成本和管理的角度來看,所耗費的資源實在過多,這是我們所不樂見的。」IT 員工必須維護和監控數個大型電子郵件伺服器,以及在更多伺服器上運作的垃圾郵件與防毒軟體。學生和教職員則抱怨帳戶配額不足,而往往被迫刪除郵件。 Morrissey 說:「如要為功能依然落後的系統更新架構,所需的費用總金額將達到六位數。」於是 IT 團隊決定改用易於實作和管理的雲端式電子郵件系統。

「我們選擇 Google 的一大原因,在於 Gmail 相當穩定、隨時保持運作,而且直覺好用。」

Brian Morrissey, 網路服務部門主管, 都柏林大學學院

在現場服務中心的協助下輕鬆遷移

UCD 選用 Gmail 來取代效能低落的老舊電子郵件系統。Morrissey 表示:「我們選擇 Google 的一大原因,在於 Gmail 相當穩定、隨時保持運作,而且直覺好用,是所有人都熟悉的介面。」

為了確保可成功轉移至 Google 服務,Morrissey 和他的同事一次將一個系所的教職員與學生電子郵件遷移至 Gmail,並在系所內部設定臨時服務中心。Morrissey 表示:「我們會在辦公室裡與教職員共同合作,或在學生會經過的大廳附近進行遷移作業。我們花上許多時間與使用者互動,這樣雖然得投入大量心力,但我們認為只要能讓大家迅速轉移至新的電子郵件系統,一切都值得。」

學生和教職員在習慣 Gmail 的過程中,也開始探索 Google 文件、Google 日曆和 Google+ 等其他 Google Workspace 工具。Morrissey 表示:「這讓我們很驚訝,因為我們的重心是放在電子郵件上。」教職員瞭解到 Google Workspace 可透過任何裝置存取,因此比其他生產力工具容易使用。Morrissey 認為 Google 日曆帶來了重大變革。在過去,大學各部門使用各種日曆應用程式,因此無法以一致的方式通知學生,告訴他們課程時間或教授諮詢時間有所異動。

節省時間和分享教學策略的創新想法

UCD 的教職員發現 Google Workspace 有很多靈活的功能可取代原本費時的各種流程,而且教職員彼此和學生之間要聯絡也更方便。他們在 Google+ 上建立了 UCD 教學與學習社群,互相分享有關提升學習成效的點子,並向其他教育工作者取經。Morrissey 說:「如果我們在未使用 Google 服務的情況下嘗試這種做法,參與度大概會比現在低上許多。」此外,IT 部門還以自己的 Google+ 社群取代電子郵件名單,並利用這個社群分享有關新科技計畫的簡報。

UCD 獸醫系的教職員使用 Google Workspace 規劃課程。教職員詢問網路服務團隊主管 Matthew Hynes 是否有更好的方式來分享班級的課程內容,這樣他們就不必在不同課程之間複製主題。Hynes 建議老師在 Google 試算表中使用主要試算表,在當中加入每個獸醫系班級的課程。接著,Hynes 使用 Google 協作平台建立了一個網站,加入剛剛的主要試算表資料,以圖表標示出目前正在教的主題和授課時間。

除了能鼓勵使用者以有創意的方式來節省時間和提升教學成效外,改用 Google 服務也讓 UCD 節省成本。Morrissey 表示,學校淘汰舊式電子郵件解決方案的硬體與維護程序後,省下了六位數的可觀費用,而且也因為改用 Gmail,為防毒與垃圾郵件解決方案省下大筆成本。

Morrissey 表示:「沒有人會打電話來說無法連線到電子郵件系統或儲存空間不足。有了 Gmail,就不會發生超出配額的問題。」

「有了 Gmail,就不會發生超出配額的問題。」

Brian Morrissey, 網路服務部門主管, 都柏林大學學院