University College Dublin (都柏林大學學院) 的學生和教職員透過 Google Workspace 節省時間及提升共用效率

為了讓學生和教職員彼此保持聯繫及取得線上資源，University College Dublin (UCD) 必須提供易於存取的電子郵件系統和生產力工具，而不增加 IT 部門的負擔。UCD 網路服務部門主管 Brian Morrissey 表示：「我們必須提供不綁定任何特定裝置的高開放性網路，讓大家能夠離線處理所有作業。」由於全校有 32,000 名學生和 6,000 名教職員，因此校園網路中最多可能會有 40,000 台電腦、平板電腦和智慧型手機在使用電子郵件及共用文件。Morrissey 說：「我們校區的人希望隨時都能上網作業，但又怕註冊裝置和連線到電子郵件系統太麻煩。」

UCD 的 Sunmail 電子郵件系統必須由 Morrissey 和他的 IT 部門同事花費大量心力來維護，且對學生和教職員而言並不容易使用。Morrissey 表示：「就成本和管理的角度來看，所耗費的資源實在過多，這是我們所不樂見的。」IT 員工必須維護和監控數個大型電子郵件伺服器，以及在更多伺服器上運作的垃圾郵件與防毒軟體。學生和教職員則抱怨帳戶配額不足，而往往被迫刪除郵件。 Morrissey 說：「如要為功能依然落後的系統更新架構，所需的費用總金額將達到六位數。」於是 IT 團隊決定改用易於實作和管理的雲端式電子郵件系統。

在現場服務中心的協助下輕鬆遷移

UCD 選用 Gmail 來取代效能低落的老舊電子郵件系統。Morrissey 表示：「我們選擇 Google 的一大原因，在於 Gmail 相當穩定、隨時保持運作，而且直覺好用，是所有人都熟悉的介面。」

為了確保可成功轉移至 Google 服務，Morrissey 和他的同事一次將一個系所的教職員與學生電子郵件遷移至 Gmail，並在系所內部設定臨時服務中心。Morrissey 表示：「我們會在辦公室裡與教職員共同合作，或在學生會經過的大廳附近進行遷移作業。我們花上許多時間與使用者互動，這樣雖然得投入大量心力，但我們認為只要能讓大家迅速轉移至新的電子郵件系統，一切都值得。」

學生和教職員在習慣 Gmail 的過程中，也開始探索 Google 文件、Google 日曆和 Google+ 等其他 Google Workspace 工具。Morrissey 表示：「這讓我們很驚訝，因為我們的重心是放在電子郵件上。」教職員瞭解到 Google Workspace 可透過任何裝置存取，因此比其他生產力工具容易使用。Morrissey 認為 Google 日曆帶來了重大變革。在過去，大學各部門使用各種日曆應用程式，因此無法以一致的方式通知學生，告訴他們課程時間或教授諮詢時間有所異動。

節省時間和分享教學策略的創新想法

UCD 的教職員發現 Google Workspace 有很多靈活的功能可取代原本費時的各種流程，而且教職員彼此和學生之間要聯絡也更方便。他們在 Google+ 上建立了 UCD 教學與學習社群，互相分享有關提升學習成效的點子，並向其他教育工作者取經。Morrissey 說：「如果我們在未使用 Google 服務的情況下嘗試這種做法，參與度大概會比現在低上許多。」此外，IT 部門還以自己的 Google+ 社群取代電子郵件名單，並利用這個社群分享有關新科技計畫的簡報。

UCD 獸醫系的教職員使用 Google Workspace 規劃課程。教職員詢問網路服務團隊主管 Matthew Hynes 是否有更好的方式來分享班級的課程內容，這樣他們就不必在不同課程之間複製主題。Hynes 建議老師在 Google 試算表中使用主要試算表，在當中加入每個獸醫系班級的課程。接著，Hynes 使用 Google 協作平台建立了一個網站，加入剛剛的主要試算表資料，以圖表標示出目前正在教的主題和授課時間。

除了能鼓勵使用者以有創意的方式來節省時間和提升教學成效外，改用 Google 服務也讓 UCD 節省成本。Morrissey 表示，學校淘汰舊式電子郵件解決方案的硬體與維護程序後，省下了六位數的可觀費用，而且也因為改用 Gmail，為防毒與垃圾郵件解決方案省下大筆成本。

Morrissey 表示：「沒有人會打電話來說無法連線到電子郵件系統或儲存空間不足。有了 Gmail，就不會發生超出配額的問題。」