NC State University 過去舊的電子郵件系統 Cyrus IMAP 和 GroupWise 無法滿足學生和教職員的需求。學生因儲存空間配額有限，而只能存放少量電子郵件，教職員則因為使用不同的日曆程式，而導致時間安排上出現問題。North Carolina State University 資訊科技處通訊與諮詢部門外聯主任 Stan North Martin 說：「使用不同的日曆，要安排會議時間並不容易；要先打電話給對方，透過電子郵件反覆確認雙方都有空的時間。」
學生和教職員在協同合作時也碰上阻礙。舉例來說，行政人員難以在教職員開會時有效率地記下和分享會議重點。Martin 表示：「使用 Microsoft Word 時，很難知道自己手上的文件是不是最新版，合作變得很麻煩。」
「這是對校園影響最甚的變革之一：讓所有人在同一個平台上使用同一套電子郵件系統和日曆。」
Stan North Martin, 通訊與諮詢部門外聯主任, NC State University (北卡羅來納州立大學) 資訊科技處
有限的電子郵件空間、日曆功能和協作能力，促使資訊長要求評估團隊尋找適合學生的代管方案，包括 Google Workspace、Microsoft Live 和 Zimbra。他們分析了成本和優勢，然後建立學生焦點團體，進一步篩選方案。在測試完不同工具，專人到場示範並收集學生意見後，他們最終決定採用 Google 服務。能夠與不同軟體和硬體整合，是促使他們做出這項決定的重要因素。Google 服務團隊主管暨資訊科技處助理總監 Sarah Noell 表示：「當時 Microsoft 解決方案僅支援 Internet Explorer，但校園裡的 Mac 數量越來越多。
很多學生已經是 Google 使用者，因此 Google 服務自然是我們的首選。」在此同時，資訊長要求另一個校內團隊評估 Google Workspace 對教職員的適用性，主要是看新的解決方案能否不必大動干戈。從內部部署解決方案轉移至雲端解決方案確實需要經過一些調整，但是實際上的變動並沒有想像中多。大部分的教職員在看到學生如此順利地使用 Google Workspace 後，都樂於改用 Google Workspace。Noell 回憶道，某些教職員一開始並不情願，但在實際開始使用 Google Workspace 後，就幾乎不再有怨言。Noell 的團隊現在要負責管理 180,000 個 Google 帳戶，其中約 75,000 個是使用中的帳戶。NC State University 畢業生可永久保有自己的帳戶，其中很多是閒置帳戶。
若要瞭解與您所在位置相關的內容，我們建議您前往：