對於 Central Wyoming College (CWC) 這樣的小型教育機構，為學生提供更優質的服務是維持招生率的關鍵因素。現今的學生需要更靈活的工具來與同學協作及與老師交流。Central Wyoming College 的資訊長 John Wood 表示：「我們必須盡可能像大型學院一樣提供多樣化的服務，例如行動裝置適用的應用程式。但是預算有限，我們無法將 IT 部門的規模或預算增加一倍，因此雲端模式似乎是我們的不二首選。」

偏鄉社區大學的學生、教職員必須長途跋涉才能抵達校園，雲端工具正好能解決這項獨特的難題。該校的 2,000 名學生分佈在四大校區，戶外教育學程的學生甚至必須到荒郊野外上課。Wood 說：「對我們的學生而言，要召集大家到場會面非常困難。」

同時，校方也鼓勵學生參與團隊合作。Wood 說：「與幾年前相比，學生間的協同合作更為普遍。」教授會將專案指派給一組學生負責，而不是個別學生。對職員來說，協作也已成為常態。Wood 補充說：「我上一次獨自負責專案是哪時候，我已經想不起來了。」

從校外存取電子郵件和文件：告別球鞋網路

CWC 現有的電子郵件和檔案儲存系統彈性不足，學生和職員的工作地點和工作方式因此受到限制。他們必須在校園中才能存取電子郵件及儲存文件，如果需要將檔案從學校傳輸到家中，則須透過 USB 隨身碟或外部硬碟「sneakernet」(球鞋網路) 這種做法。像這樣的手動傳輸，不僅可能造成安全問題 (例如使網路受到病毒攻擊)，重要文件也可能因此產生數個不同版本。

Wood 相信，要把電子郵件、儲存空間和生產力工具改成校外也能存取，雲端管理和成本效益是兩大要素。因此他從電子郵件著手，以 Gmail 取代 CWC 校園內的電子郵件系統。學校不僅可以免付費使用 Google Workspace for Education 工具，Wood 發現他的 IT 部門還省下不少金錢和時間。

「如果是內部部署的電子郵件，就需要更多職員和伺服器才能管理，」Wood 說：「但使用 Gmail 佈建新帳戶後，一切就大功告成。整理垃圾郵件這樣的任務，往後交給 Google 包辦即可，這在過去是 IT 部門永遠的挑戰。」Wood 表示，對小型的 IT 部門來說，能在待辦事項清單中刪除這項工作，真的是「老天的恩惠」。

共同進行預算規劃

學生和職員開始使用 Google 試算表和 Google Meet 等其他 Google Workspace 工具後，發現即使身處不同的教室、圖書館或會議室，也能以新的合作方式輕鬆協作。教授和職員也可以視需要選擇在遠端工作，減少長途通勤到 CWC 校園的時間。Wood 說「他們現在有更多不受距離影響的協作方法。舉越來越受歡迎的 Meet 為例，學生可以在校外使用這項工具面對面交流。」

不論是撰寫學術論文，還是與同學分享研究，學生只要使用 Google Workspace，即可取得所需的一切工具。Wood 說：「他們從此不必擔心是否要購買 Microsoft Office 學生版，這對我們雙方都是一大福音，因為我也不用擔心是否有人安裝外部軟體，或以不當的方式安裝。」

學校的預算試算表也開始改成線上協作了。管理員過去製作試算表時須來回傳送電子郵件，請相關人員更新及核准內容，這不僅容易出錯，也不能保證編輯者擁有權限。如今，Woods 和其他部門負責人可以在 Google 試算表中建立個別的試算表，並按儲存格逐一新增使用者權限。

Wood 說：「這個工具功能強大，比以紙本文件或電子郵件往返的方式好太多了。要是使用者沒有權限，就無法輕易覆寫儲存格中的資料。」

如果學生和職員「擁有」權限，他們就可以自行控管要讓誰共用。「以往必須請 IT 管理員開放共用文件和資料夾，」Wood 說：「現在，決定權則掌握在使用者手裡。」

CWC 正透過免付費的雲端式工具，在不增加成本的情況下，為學生提供更好的學習體驗。Wood 表示：「這些工具雖然簡單，卻能有效幫助我們降低成本並節省時間。以旅行申請這類庶務來說，我們以往得來回收發紙本表單，但現在只要建立一份共用的 Google 表單，即可輕鬆供所有人查看。」

不論是在教學還是工作領域中，協作皆已成為一項不可或缺的技能，因此 Wood 認為，如果學生在開始就業前曾使用 Google Workspace，長遠來說，就已具備一項優勢。「學生分享的評論和建議可促使他們更有效地展開合作，」Wood 表示：同樣重要的是，他們也在培養職場上合作所需的軟技能。」