即使學生人數不多，St. Norbert College (SNC) 的學生和教職員還是覺得紙本作業流程和舊的電子郵件與生產力工具會阻礙跨部門合作。像是 Ben Hommerding 這樣身為教學技術專家的科技領袖也認為雲端工具潛力十足，可協助學生和教授輕鬆協作，快速準確地分享資訊。

Hommerding 表示：「在改用 Google 服務前，我們是使用在校園內部代管的自有電子郵件系統，並將所有檔案儲存在我們的伺服器上。但這樣子不太好共同作業。文件會在一長串電子郵件中傳來傳去，而相關資訊也無法順利流通。」管理員必須使用紙本表單收集及更新課程說明，不僅麻煩，還容易導致延遲和錯誤。

可存放任何檔案的儲存空間，且隨時隨地都能存取

Hommerding 表示：「當大家瞭解 Google Workspace 可以與全校共用文件時，就出現了許多很棒的應用方式。」他補充道，教授發現使用 Google 文件時，可以在學生寫作業當下同時加註，就像是「與學生直接對話」。

教授也開始使用 Google 雲端硬碟儲存課程所需的文件。Hommerding 表示：「以往在校外或家中下載文件會是個問題，但現在不論我們身在何處，都能夠輕鬆存取所有內容。」

這種「隨時隨地存取所有檔案」思維也是 St. Norbert College 為師生新推出的「自攜裝置」(BYOD) 計畫的一部分；計畫內容包括將老師的電腦汰換成筆記型電腦。Hommerding 表示：「改用 BYOD 政策前，需要適當的策略，讓各種裝置的使用者都能透過 Google Workspace 共用內容。這也是我們將 Google 視為首選的原因。」

Google 小組雲端硬碟可當做行政文件的共用儲存空間，其中檔案屬於多人共有而非個人所有。這可讓行政部門更輕鬆地管理學生聘僱情形，因為相關檔案不會儲存在學生的雲端硬碟中。

節省時間並改善一般管理流程的準確度

為了改善學校課程目錄的更新流程，SNC ITS 團隊使用 Apps Script 建立自訂 Google Workspace 程式碼，透過 Google 表單收集課程說明，然後將這些資訊傳入 Google 文件和 Google 試算表。此舉簡化了變更內容和新課程的核准流程，讓核准者和教職員知道提交的內容目前進入流程的哪個階段。Hommerding 目前正在請學生工讀生針對這些流程測試應用程式製作工具。Google 在產品正式發布前，會先推出搶先體驗計畫 (EAP) 邀請使用者測試產品並提供意見，Hommerding 正是 EAP 的參與者之一。Google 會參考從 EAP 收集到的意見回饋來改善及調整產品，以滿足使用者的需求。

Hommerding 建立自訂 Google Workspace 程式碼後，管理員就能使用 Google 文件建立目錄。有了這個新的作業流程，就不必來回寄送電子郵件，也無須修正錯誤，因此可減少建立目錄所需的時間。Hommerding 說：「受益於這個流程的團隊特別開心。」

另外，Google 表單也有助於管理員快速準確地收集資訊；校內負責推動社區參與的 Sturzl Center for Community Service & Learning (斯特茲爾社區服務與學習中心) 便認為 Google 表單格外有幫助。

社區參與統籌員 Susan Angoli 表示：「我們負責管理許多只舉辦一次的服務活動，而在使用 Google 表單前，登記流程非常麻煩。」Sturzl Center 在去年重新修訂馬丁·路德·金紀念日服務活動的登記流程，讓使用者更容易完成登記。Angoli 以 Google 表單支援的 Choice Eliminator 外掛程式，在特定地點或時間的學生登記人數足夠時，自動移除該地點或時間的自願服務選項。

SNC ITS 團隊還使用 Google Workspace 和應用程式製作工具簡化了該校的 Tech Bar 報到及核准流程。Tech Bar 是一項新服務，能為學生和教職員提供技術培訓資源和疑難排解。針對 St. Norbert 的部分課堂專案，學生必須參加 Tech Bar 工作坊，證明自己已接受過特定技能的訓練，例如製作網誌和影片。

透過應用程式製作工具，Hommerding 打造了一個自訂應用程式，讓 Tech Bar 培訓員傳送「回條」給教職員，證明學生已完成培訓。此外，這個應用程式還可讓學生為 Tech Bar 培訓員評分。Hommerding 打算在 Tech Bar 中新增會議排程系統；目前會議時間是使用 Google 日曆的預約時段功能安排的。

為未來做好準備

Hommerding 表示，能夠隨時隨地存取教學資料並進行協作，這是未來教育的必備條件，而不僅是「有也不錯」而已；而 St. Norbert College (聖諾伯特學院) 希望藉由採用 Google Workspace 為此做好準備，包括減少 IT 團隊必須負責維護的伺服器和工具。他解釋道：「最近發生了全校停電事件，但透過無線基地台，我們依然能夠從手機傳送電子郵件和文件。這是使用我們舊式電子郵件系統時所無法辦到的事。」

為未來做準備也意味著選擇學生已在使用的工具，將技術上手時間縮到最短。Hommerding 說：「我們的資料顯示，九成的在校生已在使用 Google 產品。」當教授使用 Google Workspace 分享課程資源並安排線上會談的時間時，他們知道學生能夠快速適應這種協作式的學習環境。

St. Norbert College 的校務效益辦公室正在測試以 Google Cloud 的 BigQuery 工具處理學生找到的工作和所取得的進階學位相關資料，目的是要判斷在協助學生踏上職涯方面，學校的表現如何。

Hommerding 在考慮採用其他 Google Cloud 工具，協助教職員更有效地分享研究資料及分析學校的表現。

Hommerding 說：「我們當初選用 Google，是因為能確保學生在今年和未來幾年不會缺乏需要的科技功能。我們學校要從激烈的競爭中脫穎而出，仰賴教授與學生更緊密地合作，還有教職員更優秀的工作表現。」