Öğrenci mevcudu kalabalık olmasa da, St. Norbert College'ın (SNC) öğrencileri ve eğitim kadrosu, bölümler arası çalışmaların, kağıt temelli süreçler ve eski e-posta ve üretkenlik araçları nedeniyle ağır aksak ilerlediğini fark etti. Öğretim teknolojisi uzmanı Ben Hommerding gibi teknoloji liderleri, bulut tabanlı araçların öğrencilerin ve öğretim görevlilerinin birlikte kolayca çalışmasına ve bilgilerin doğru ve hızlı şekilde paylaşılmasına yardımcı olma potansiyelini görüyordu.

Hommerding, "Google'a geçmeden önce sitede barındırılan kendi e-posta sistemimizi kullanıyorduk. Tüm dosyalarımız sunucularımızda tutuluyordu," diyor. "Ancak pek ortak çalışma yoktu. Dokümanlar uzun e-posta zincirlerinde dolaştırılıyor, bilgiler pek çok konumda takılıp kalıyordu." Yöneticiler, ders açıklamalarını toplamak ve güncellemek için kağıt formları kullanıyordu. Bu, gecikme ve hatalara yol açan hantal bir süreçti.

Her şey için depolama alanı ve her yerden erişim

Hommerding, "İnsanlar Google Workspace'in işleyiş şeklini anladıktan, yani kampüsün tamamıyla doküman paylaşmayı öğrendikten sonra, bizleri hayrete düşüren pek çok şey gördük," diyor. "Öğretim görevlileri, öğrencilerin henüz bitmemiş çalışmalarına Google Dokümanlar'ı kullanarak yorum yapabileceklerini, "öğrencileriyle canlı sohbet" başlatabileceklerini keşfetti," diye ekliyor.

Ayrıca öğretim görevlileri, sınıfta ihtiyaç duydukları dokümanları depolamak için Google Drive'dan yararlanmaya başladı. Hommerding, "Eskiden, dokümanları kampüs sisteminden veya evde indirmek bir sorundu," diyor. "Şimdiyse her şeye her yerden erişebiliyoruz."

"Her şeye her yerden erişim" anlayışı, üniversitenin öğrenci ve öğretmenlere yönelik yeni "kendi cihazını getir" (KCG) programının bir parçasıydı. Buna, öğretmenlerin masaüstü bilgisayarlarının dizüstü bilgisayarlarla değiştirilmesi de dahildi. Hommerding, "KCG politikasına geçiş yapıyorsanız, kullanılan cihaz türü ne olursa olsun, Google Workspace üzerinden içerik paylaşımı konusunda çeşitli stratejilere ihtiyaç duyuyorsunuz," diyor. "İşte bu yüzden Google'ın bizim için ideal olduğunu düşündük."

İçerdiği dosyalar, bireylerden ziyade gruplara ait olan Google Ekip Drive'ları, yönetim dokümanları için paylaşılan bir depolama alanı sağlıyordu. Bu da, dosyalar artık öğrenci Drive'ında depolanmayacağından, yönetimin öğrenci kabulünü daha kolay idare etmesine olanak tanıyordu.

Ortak yönetim süreçlerinde zaman kazanma ve doğruluğu geliştirme

Üniversitenin ders kataloğunda yapılan güncellemeleri iyileştirmek için, SNC ITS ekibi Apps Script'i kullanarak ders açıklamalarını Google Formlar'dan toplayıp bu bilgileri Google Dokümanlar ve Google E-Tablolar'a aktaran özel bir Google Workspace programı yazdı. Bu uygulama, değişiklikler ve yeni derslerle ilgili onay sürecini akıcı hale getiriyor. Ayrıca onay mercileri ile öğretim görevlileri, taleplerin sürecin hangi aşamasında olduğunu görebiliyor. Çalışmaya dahil olan öğrencilerin katkılarıyla Hommerding şimdi, Erken Erişim Programı'nın (EAP) bir parçası olan App Maker'ı bu süreçlerle ilişkili olarak test ediyor. Google'ın ürün pilot programı olan EAP'de, Hommerding gibi kullanıcılar davet edilerek ürünlerin tam olarak kullanıma sunulmasından önce test edilmesi ve geri bildirim sağlanması amaçlanıyor. Bu EAP'lerden elde edilen geri bildirimler, ürünlerin kullanıcı gereksinimlerine göre iyileştirilmesini ve şekillendirilmesini sağlıyor.

Hommerding'in özel Google Workspace kodunu yazmasından sonra yöneticiler Dokümanlar'ı kullanarak kataloğu oluşturdu. Yeni süreç, gelip giden e-posta zincirlerine son vermenin yanı sıra katalog hazırlama süresini uzatan hata düzeltmelerini de ortadan kaldırdı. Hommerding, "Süreci tamamladığımızda, bunu talep eden ekip sevinçten havalara uçtu," diyor.

Google Formlar, başta üniversitede topluluk katılımını teşvik eden bir oluşum olan Sturzl Center for Community Service & Learning'de olmak üzere, yöneticilerin bilgileri hızlı ve doğru şekilde toplamasına da yardımcı oluyor.

Topluluk Katılımı Koordinatörü Susan Angoli, "Çok sayıda tek seferlik hizmet etkinliğini yönetiyoruz. Google Formlar'ı kullanmaya başlamadan önce kayıt işlemi hantal bir süreçti," diyor. Geçtiğimiz yıl Sturzl Center, MLK Hizmet Günü için, kayıt işlemini daha pratik hale getirmek üzere gözden geçirdi. Angoli, belirli bir tesis ya da zaman için yeterli sayıda öğrencinin kaydolmasının ardından gönüllülük seçeneklerini kaldıran bir Google Formlar eklentisi olan Choice Eliminator'ı kullandı.

SNC ITS ekibi, üniversitede öğrenciler ve çalışanlar için teknoloji eğitimi ve sorun giderme amaçlı yeni bir hizmet olan Tech Bar'da kayıt ve onay sürecini akıcı hale getirmek üzere yine Google Workspace ve App Maker'dan yararlanıyor. Bazı St. Norbert sınıf projelerinde öğrencilerin Tech Bar atölye çalışmalarına katılarak blog ve video oluşturma gibi çeşitli konularda aldıkları eğitimi sergilemeleri gerekiyor.

App Maker sayesinde Hommerding, Tech Bar eğitmenlerinin öğretim görevlilerine, öğrencilerin eğitimi tamamladığına dair bir "belge" göndermesine olanak sağlayan özel bir uygulama oluşturdu. Üstelik uygulama, öğrencilerin Tech Bar eğitmenlerine puan vermesine de olanak tanıyor. Hommerding, Tech Bar'a bir randevu zamanlama sistemi eklemeyi planlıyor. Şimdilik, toplantılar Google Takvim'in toplantı aralığı özelliği kullanılarak planlanıyor.

Geleceğe hazırlanmak

Hommerding, St. Norbert College'ın Google Workspace'i benimseyerek ortak çalışma ve erişimin "hoşa giden" seçeneklerin ötesinde, bir zorunluluk olduğu geleceğin dünyasına hazırlandığını ifade ediyor. Buna, sunuculara ve BT ekiplerinin bakımını yapmak zorunda olduğu araçlara olan bağımlılığın azaltılması da dahil. Hommerding, "Telefonlarımızdan veya hotspot'ları kullanarak yine e-posta ve doküman gönderebiliyorduk ki bu eski e-posta sistemimizle yapamadığımız bir şeydi," diye açıklıyor.

Geleceğe hazırlanmak, öğrencilerin zaten kullanmakta olduğu araçların seçilmesi anlamına da geliyor. Böylece teknolojiye alışma süresi asgaride tutulmuş oluyor. Hommerding, "Elimizdeki verilere göre, kampüste eğitime başlayan öğrencilerin yüzde 90'ı zaten Google ürünlerini kullanıyor," diyor. Öğretim görevlileri, ders kaynaklarını paylaşmak ve online toplantı planlaması yapmak için Google Workspace'i kullandığında, öğrencilerinin ortak çalışmaya dayalı bu öğrenim ortamına çabucak adapte olacaklarını biliyor.

Üniversitenin Kurumsal Verimlilik Dairesi, okulun öğrencileri iş hayatına ne kadar iyi hazırladığını belirlemek üzere, öğrencilerin girdikleri işler ve elde ettikleri akademik derecelerle ilişkili verileri analiz etmek amacıyla Google Cloud'un bir parçası olan BigQuery'yi test ediyor.

Hommerding, okul çalışanlarının araştırma verilerini daha verimli şekilde paylaşması ve üniversitenin performansını daha iyi analiz edebilmeleri için başka Google Cloud araçlarını da kullanmayı düşünüyor.

Hommerding, "Google'ı seçtiğimizde, öğrencilerimizin bu yıl ve önümüzdeki yıllarda ihtiyaç duyacakları hizmetleri sunma olanağına da kavuşmuş olduk," diyor. "Öğretim görevlileri öğrencilerle daha yakın şekilde çalışabilirse ve personelimiz kampüse daha iyi hizmet verebilirse, okulumuzu bu rekabetçi ortamda çok farklı bir yere konumlandırabiliriz."