Ansatte og studenter ved University College Dublin sparer tid og får delt mer ved hjelp av Google Workspace

For å la studenter, lærere og ansatte kommunisere med hverandre, og gi dem tilgang til ressurser på nettet, må University College Dublin sørge for enkel tilgang til e-post og produktivitetsverktøy, uten å gi IT-avdelingen mer arbeid. «Vi må ha et svært åpent nettverk som ikke er knyttet til en spesiell enhet, og hvor alt fungerer trådløst», sier Brian Morrissey, leder for nettjenestene ved lærestedet. Med 32 000 studenter og 6 000 ansatte hender det at hele 40 000 datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner bruker universitetsnettverket samtidig for å sende e-post og dele dokumenter. «Vi ønsker oss et miljø der alle kan være logget på til enhver tid – uten å måtte registrere enheter eller koble seg opp mot e-posttjenester», sier Morrissey.

Universitetets e-postsystem, Sunmail, var arbeidskrevende for Morrisey og kollegene hans i IT-avdelingen, og ikke særlig brukervennlig for studentene eller de ansatte. «Det var ressurskrevende med tanke på kostnader og administrasjon – to ting vi forsøker å unngå», sier Morrissey. IT-avdelingen måtte vedlikeholde og overvåke flere store e-posttjenere, i tillegg til enda flere tjenere med søppelpost- og antivirusprogramvare. Studenter og ansatte klaget over begrensningene i kontoene, som tvang dem til å slette meldinger ofte. «Det var snakk om en betydelig sum for å fornye oppbyggingen av et system som allerede lå langt bak med tanke på funksjoner», sier Morrissey. IT-teamet bestemte seg for å gå over til et skybasert e-postsystem som ville bli enkelt å implementere og administrere.

Enklere overgang med brukerstøtte på stedet

UCD valgte Gmail for å erstatte det gamle og tungvinte e-postsystemet. «Det som fikk oss til å velge Google, var at Gmail var pålitelig, alltid på og intuitivt å bruke for folk», sier Morrissey. «Grensesnittet er velkjent for alle.»

For å sikre at overgangen til Google gikk som den skulle, overførte Morrissey og kollegene hans de ansattes og studentenes e-postmeldinger til Gmail for ett institutt om gangen. Deretter opprettet de midlertidig brukerstøtte på disse instituttene. «Vi jobbet i kontorene med de ansatte, eller nær møteplassene der studentene oppholdt seg», sier Morrissey. «Vi brukte mye tid på kundeengasjement, og det var en stor investering – men vi mener det har lønnet seg, for folk var raskt ute med å bytte til det nye e-postsystemet.»

Etter hvert som studentene og de ansatte ble vant med Gmail, oppdaget de også andre Google Workspace-verktøy, som Google Dokumenter, Google Kalender og Google+. «Dette overrasket oss, siden vi fokuserte på e-post», sier Morrissey. De ansatte og lærerne oppdaget at Google Workspace var enklere i bruk enn andre produktivitetsverktøy, siden man hadde tilgang til Google Workspace fra alle slags enheter. Google Kalender var tungen på vektskålen, sier Morrissey. Tidligere brukte universitetsinstituttene mange forskjellige apper, så det fantes ingen konsekvent måte å varsle studentene på om endringer i undervisningstider eller professorenes kontortider.

Kreative ideer for å spare tid og dele undervisningsstrategier

De ansatte ved UCD fant kreative måter å bruke Google Workspace på til å erstatte tidkrevende prosesser, og til å komme lettere i kontakt med hverandre og studentene. Foreleserne laget et nettverk på Google+, «UCD Teaching and Learning Community», der de kunne legge ut ideer til forbedring av undervisningen og få tilbakemeldinger fra andre forelesere. «Hvis vi hadde prøvd dette uten Google, hadde vi sannsynligvis hatt en mye lavere deltakelse enn det vi har nå», sier Morrissey. I tillegg erstattet IT-avdelingen e-postlister med en egen Google+-gruppe som brukes til å dele presentasjoner om nye teknologiinitiativer.

På UCDs veterinærhøyskole bruker de ansatte og lærerne Google Workspace til å planlegge undervisningen. Fakultetet spurte IT-leder Matthew Hynes om han visste om bedre måter å dele pensum på, slik at man kunne unngå å gå gjennom de samme tingene i de forskjellige kursene. Hynes foreslo at lærerne kunne bruke et felles regneark i Google Regneark med undervisningsmateriale til alle forelesningene på veterinærhøyskolen. Ved hjelp av Google Nettsteder lagde Hynes et nettsted som henter data fra hovedregnearket og viser diagrammer som viser hvilke emner det blir undervist i, og når dette skjer.

I tillegg til å oppfordre til kreative måter å spare tid og forbedre undervisningen på, sparer UCD også penger ved å ha gått over til Google. Morrissey sier at universitetet har spart flere hundre tusen dollar ved å kvitte seg med maskinvare og vedlikehold knyttet til den gamle e-postløsningen, samt kostnader for antivirus og søppelpost-løsninger som ikke trengs med Gmail.

«Vi blir ikke oppringt av folk som har problemer med å koble til e-posttjenesten, eller som trenger mer lagringsplass», sier Morrissey. «Med Gmail trenger vi ikke lenger å bekymre oss for å overskride kvotene.»