Manhattan College forbedrer IT-tjenestene for å gi bedre støtte til studenter og ansatte

Med en stab på 22 personer har IT-avdelingen ved Manhattan College begrensede ressurser. «På samme måte som en sveitserkniv kan vi dekke mange ulike behov, men vi har ikke spisskompetanse på noen av områdene», sier Jake Holmquist, som er IT-ansvarlig ved Manhattan College. «Staben vår består for en stor del av IT-medarbeidere med generell kompetanse, så det er vanskelig å gjøre en god løsning fantastisk.» Skolen hadde tidligere brukt mange lokale verktøy, men etter hvert som behovene vokste, ble disse mer kompliserte og kostnadskrevende.

Overgangen til nettskyen

«Vi begynte å bruke nettskyen», sier Holmquist. «I de fleste tilfeller har det vært det beste svaret.» Siden 2008 har Manhattan College brukt Google-verktøy. Først kom overgangen til Gmail, og det var, ifølge Holmquist, «utgangspunktet IT-avdelingen trengte for å vise resten av skolesamfunnet at det var greit å jobbe i nettskyen.» Både basert på det han kaller et «ståsted av tillit» og det velkjente og enkle grensesnittet i Google-verktøyene, ga det mening å holde seg til Google. «Det at vi allerede hadde Google Workspace-kontoer, gjorde det svært enkelt for IT-teamet vårt å få tilgang til Google Cloud-verktøyene og delegere tilgang så snart vi hadde igangsatt tjenestene», forklarer han.

IT-teamet begynte med å bruke «dataløse» og redundante systemer der det var lav risiko for tap av data: DNS-systemer og små nettsteder uten personopplysninger. «Etter hvert som vi økte bruken av nettskyen og fikk overført flere brukerrettede tjenester», sier Holmquist, «begynte vi å benytte uttrykk som «sikker lagring i nettskyen» når vi meldte fra om oppgraderinger og overføringer. Med det budskapet og et nytt lag av redundans samt høy tilgjengelighet, fungerte tjenestene bedre, var bedre beskyttet og mer pålitelige så snart de ble overført til nettskyen – noe vi aldri kunne ha oppnådd lokalt.»

«Over tid har prosessen vår i hovedsak handlet om å bryte ned hindringer for bruk av nettskyen og venne oss til et konsept som tidligere var fremmed for både brukerne og de IT-ansatte», sier han. «For hver hindring vi klarte å fjerne, gjorde vi det enklere å ta de neste stegene.»

Da de innførte Google Cloud i 2014, var dokumentasjonen heller mangelfull, ifølge Holmquist. Etter dette «har verktøyene blitt mye enklere å bruke, mer kan utføres via grensesnittet, og dokumentasjonen er langt bedre med mer nyttige eksempler og et større støtte- og brukerfellesskap.»

Fra utfordringer til gode løsninger

For Manhattan College lå den største utfordringen i de store, kommersielle programmene de hadde overført. De fleste av dem var utviklet for datasenteret, og ifølge Holmquist «fungerte de ikke så bra umiddelbart etter at de var flyttet til nettskyen. Det største problemet har vært den innledende konfigureringen av disse (mangelfullt dokumenterte) innstillingene for å bidra til at programmene utnytter nettskyens muligheter best mulig.»

Han mener likevel at det største de har oppnådd til nå, faktisk var et resultat av den utfordringen: I juli 2017 implementerte de «Banner 9», som var en oppgradering av det forrige systemet deres.

«Ved større implementeringer i datasenteret vårt måtte vi vanligvis investere et sekssifret beløp uten at vi engang kunne være sikker på at løsningen kunne leveres og klargjøres i tide for utvidet testing før oppstarten sommeren 2017», sier han. «I stedet valgte vi en mer utradisjonell tilnærming der vi implementerte disse nye Banner 9-komponentene i Google Cloud-verktøyet Compute Engine. Vi kunne raskt og enkelt igangsette flere ulike komponenter under installasjonen og dermed oppgradere testingen. Når vi mislyktes, slettet vi forekomsten raskt og begynte på nytt i løpet av minutter. Med hjelp fra Googles brukerstøtte klarte vi å identifisere en rekke innstillinger relatert til VPN-nettverk fra punkt til punkt (Banner 9-komponenter i Google Cloud som kommuniserer med lokale databaser), finjustering av ytelsen for programtjenere samt høy tilgjengelighet og SSL.»

Til slutt klarte de å implementere et produksjonsmiljø med «strålende ytelse og et tilgjengelighetsnivå som vi ikke kunne ha oppnådd med en lokalbasert løsning.»

Nå kan skolen igangsette og konfigurere et nytt system på bare minutter. «Hvis vi trenger å begynne på nytt, går det enda raskere å slette det», sier han. «I tillegg kan flere av medarbeiderne våre starte opp tjenester etter behov, i stedet for å vente på at en systemadministrator skal klargjøre tjenestene for dem.»

Glede over gode resultater – og veien videre

Et av de viktigste målene for Holmquist har vært å få IT-teamet til å bruke mindre tid på datasenteret og mer tid på brukerrettede aktiviteter. «Vi har definitivt krysset en grense, i og med at flere av systemene våre er lagret i Google Cloud enn i datasenteret vårt», sier han. «I stedet for å vedlikeholde tjenere, erstatte ødelagte komponenter og utføre småreparasjoner, fokuserer vi nå på å få programmene våre til å kjøre mer effektivt, og dette gir en mer målbar fordel for brukerne våre.»

Tidligere var funksjoner som nå blir tatt som en selvfølge – for eksempel høy ytelse og tilgjengelighet – for kostbare for skolen å implementere på egen hånd. «Med Google Cloud er disse funksjonene tilgjengelige for oss uten store investeringer, og i de fleste tilfeller utgjør de bare en del av verktøysettet vårt», sier han. «Det beste er at kostnadene utgjør en brøkdel av det vi ville ha betalt for lokalbaserte løsninger, og tjenestene kan administreres effektivt av den eksisterende staben.»

Manhattan College har gjort stor fremgang, men flere planer er på trappene. Skolen kommer til å fortsette å skifte ut tjenere i datasenteret etter hvert som de blir utbrukt, og ledelsen går inn for å finne bedre og mer effektive metoder for å levere tjenester i nettskyen.

Holmquist er glad for at IT-medarbeiderne nå kan fokusere mer på å forbedre forretningsprosesser ved hjelp av elektroniske arbeidsflyter, og på å få bedre innsikt i skolens data gjennom datarapportering og analyseprosjekter sammen med skolens ulike kontorer. Avdelingen har lykkes med å endre IT-medarbeiderens innadvendte rolle til å bli «en mer brukerrettet teknologiinstruktør som gir brukerne nye og nyttige verktøy.» Han er ivrig etter å se hvordan verktøy for maskinlæring og analyse kan brukes til å støtte denne innsatsen.

«Foreløpig har Google Cloud gitt oss et verktøysett vi kan bruke til å løse sammensatte problemer vi ikke kunne ha løst på egen hånd», avslutter Holmquist.