For å opprettholde tilstrømmingen av studenter må mindre utdanningsinstitusjoner som Central Wyoming College (CWC) fokusere på å gi studentene en best mulig opplevelse. I dag ønsker og trenger studenter tilgang til fleksible verktøy de kan bruke til å samarbeide med andre studenter og kommunisere med lærerne. «Vi bør kunne tilby like mange tjenester som en større høyskole, for eksempel apper som fungerer på mobilenheter», sier John Wood, som er IT-ansvarlig ved Central Wyoming College. «Men kostnadene må holdes på et jevnt nivå. Vi kan ikke doble størrelsen på IT-avdelingen eller doble budsjettet vårt, så en skybasert modell så ut til å være det rette for oss.»

Skybaserte verktøy kunne også bidra til å løse de unike utfordringene en landlig område står overfor, for eksempel det at studenter og ansatte må reise langt for å komme til skolen. De 2000 studentene ved skolen er spredt over fire skoleområder i tillegg til at deler av friluftslivsutdanningen foregår i ødemarken. «Det er svært vanskelig for elevene våre å treffes personlig», sier Wood.

Samtidig har studentene blitt oppfordret til å jobbe i grupper. «Samarbeid blant studentene har blitt mye mer vanlig enn det var for noen år siden», sier Wood. Professorer tilordner prosjekter til grupper av studenter – ikke enkeltstudenter. Samarbeid har blitt normen blant de ansatte også, tilføyer Wood: «Jeg kan ikke huske sist jeg arbeidet på et prosjekt helt alene.»

Tilgang til e-post og dokumenter utenfor skoleområdet – uten «sneakernet»

De eksisterende systemene for e-post og fillagring ved CWC var ikke fleksible for studenter og ansatte når det gjaldt plassering og virkemåte. Brukerne måtte være til stede på skolen for å få tilgang til e-post og lagrede dokumenter. Folk som trengte å transportere filer fra skolen til hjemmet, brukte «sneakernet»-strategier, for eksempel USB-brikker eller eksterne harddisker. I tillegg til sikkerhetsproblemene det innebar – for eksempel at nettverkene ble sårbare for virus – kunne prosessen føre til oppretting av flere versjoner av viktige dokumenter.

Wood mente at nettskyen og kostnadsbesparelsene var de viktigste faktorene for å få et oppdatert e-postsystem, bedre lagring og produktivitetsverktøy som kunne brukes hvor som helst. E-post ble håndtert først, og Gmail erstattet skolens lokale e-postsystem. I tillegg til at verktøyene i Google Workspace for Education er tilgjengelige kostnadsfritt for skoler, opplevde Wood at IT-avdelingen sparte både tid og penger.

«Den lokale e-posttjenesten krevde flere ansatte og flere tjenere for administrering», sier Wood. «Med Gmail tilordner vi nye kontoer – og det er så å si alt. Vi lar Google håndtere utsortering av søppelpost, noe som tidligere var et stort problem for IT-avdelingen.» Ifølge Wood er det dessuten en stor lettelse for en liten IT-avdeling å kunne overlate slike oppgaver til andre.

Samarbeid også om budsjettplanlegging

Etter hvert som elevene og de ansatte begynte å bruke andre Google Workspace-verktøy, for eksempel Google Regneark og Google Meet, oppdaget de nye måter å samarbeide på – selv når de ikke var i samme klasserom, bibliotek eller konferanserom. Professorer og ansatte kan velge å jobbe eksternt ved behov, noe som gir mindre langpendling til CWC-områdene. «Nå kan de samarbeide på andre måter», sier Wood. «Meet har blitt et populært verktøy, ettersom studentene da kan treffes ansikt til ansikt uansett hvor de ulike deltakerne er.»

Med Google Workspace har studentene alle verktøyene de trenger for å skrive akademiske oppgaver eller dele undersøkelser med klassekamerater. «De trenger ikke å kjøpe studentversjoner av Microsoft Office», sier Wood. «Det er en hjemmeseier for oss og dem. Jeg trenger ikke å bekymre meg for at noen skal installere ekstern programvare eller installere noe på feil måte.»

Selv budsjettregneark blir gjenstand for samarbeid. Tidligere sendte administratorene regneark frem og tilbake for å be om oppdateringer og godkjenninger, noe som økte risikoen for feil – eller endringer utført av personer uten autorisasjon til å oppdatere budsjetter. I dag kan Woods og andre avdelingsledere lage ett enkelt regneark i Google Regneark og legge til spesifikke brukertillatelser for hver enkelt celle.

«Det har vist seg å være et effektivt verktøy – mye bedre enn å sende papirer eller e-poster frem og tilbake», sier Wood. «Det er ikke mulig å overskrive data i celler uten å ha tillatelse til det.»

Når studentene og de ansatte «eier» tillatelsene, kan de styre hvem som skal kunne dele arbeidet deres. «Tidligere var det kun IT-administratorer som kunne dele dokumenter og mapper», sier Wood. «Nå kan brukerne bestemme hva de vil gjøre.»

Med kostnadsfrie, skybaserte verktøy gir CWC studentene en bedre læringsopplevelse uten at kostnadene økes. «Selv enkle verktøy hjelper oss med å få ned kostnadene og spare tid», sier Wood. «Ta for eksempel reiserekvisisjoner – tidligere sendte vi papirskjemaer frem og tilbake, men nå kan vi opprette et delt Google-skjema som alle kan lese gjennom.»

I dag er samarbeid et svært sentralt element både under utdanning og i arbeidslivet. Wood mener at studenter som bruker Google Workspace i løpet av utdanningen, får fordeler når de senere skal gjøre karriere. «Kommentarene og forslagene studentene deler, hjelper dem å arbeide og samarbeide bedre», sier Wood. «Og ikke minst får de utviklet de sosiale ferdighetene de trenger for å kunne samarbeide med andre på jobben.»