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Los alumnos y el personal del University College Dublin ahorran tiempo y comparten más contenido gracias a Google Workspace

Los alumnos y el personal del University College Dublin (UCD) necesitan un acceso rápido y sencillo al correo y los documentos, independientemente del lugar en el que se encuentren dentro de su campus en Dublín, Irlanda. La institución eligió Gmail porque su combinación de herramientas intuitivas y carga de mantenimiento reducida para el departamento de TI. Después, la comunidad del campus fue adoptando otras herramientas de Google Workspace, como Google Meet o Presentaciones y Hojas de cálculo de Google, para compartir presentaciones y planes de estudios.

Para mantener a los alumnos, al personal y al claustro conectados entre sí y con los recursos online, el University College Dublin necesita ofrecer un acceso sencillo al correo y a las herramientas de productividad, sin incrementar la carga del departamento de TI. "Tenemos que ofrecer una red muy abierta, que no esté asociada a un dispositivo en particular, y donde todo funcione de forma inalámbrica", explica Brian Morrissey, director de servicios web de la universidad. Con 32.000 alumnos y 6000 trabajadores en plantilla, puede haber hasta 40.000 ordenadores, tablets y smartphones en la red del campus usando el correo y compartiendo documentos. "Lo que pide la comunidad de nuestro campus es una capacidad de conexión constante y no tener que preocuparse por registrar dispositivos o conectarse manualmente al correo", asegura Morrissey.

El sistema de correo Sunmail de la universidad exigía mucho trabajo de mantenimiento para Morrissey y sus compañeros de TI, y a los alumnos y el personal no les resultaba fácil usarlo. "Consumía muchos recursos en cuanto a coste y necesidad de gestión, dos factores que intentamos evitar a toda costa", asegura Morrissey. El personal de TI tenía que mantener y supervisar varios servidores de correo de tamaño considerable, así como el software antispam y antivirus que se ejecutaba en unos cuantos servidores más. Los alumnos y el personal se quejaban de que el espacio de sus cuentas era limitado y tenían que borrar mensajes constantemente. "Estábamos valorando una suma de seis cifras para renovar la arquitectura de un sistema que se había quedado atrás en cuanto a funcionalidad", nos cuenta Morrissey. El equipo de TI decidió pasarse a un sistema de correo basado en la nube que fuera fácil de implementar y gestionar.

"La gran motivación para optar por Google fue que Gmail es una solución fiable, siempre disponible e intuitiva, y los usuarios aprenden a usarla rápidamente".

Brian Morrissey, Director de Servicios Web, University College Dublin

Migración sencilla con centros de asistencia en las instalaciones

El UCD eligió Gmail para reemplazar un sistema de correo aparatoso y obsoleto. "Nuestra gran motivación para optar por Google fue que Gmail es una solución fiable, siempre disponible e intuitiva, y los usuarios aprenden a usarla rápidamente", declara Morrissey. "Es una interfaz que conoce todo el mundo".

Para garantizar que el cambio a las soluciones de Google saliera bien, Morrissey y sus compañeros migraron los mensajes de correo del personal y los alumnos a Gmail departamento a departamento, y luego ofrecieron centros de asistencia temporales dentro de cada uno de ellos. "Trabajábamos en las oficinas, con el personal, o cerca de los lugares de paso de los alumnos", nos cuenta Morrissey. "Dedicamos mucho tiempo a preparar la adopción del sistema por parte de los usuarios, lo que supuso una gran inversión, pero creemos que el esfuerzo mereció la pena porque la gente se adaptó rápidamente al nuevo sistema de correo".

A medida que los alumnos y el personal se acostumbraban a usar Gmail, también descubrían otras herramientas de Google Workspace, como Documentos de Google, Google Calendar y Google+. "Esto nos pilló por sorpresa porque nos habíamos fijado sobre todo en la solución de correo", afirma Morrissey. Tanto el personal administrativo como el claustro se dieron cuenta de que Google Workspace era más fácil de usar que otras herramientas de productividad, ya que con esta solución podían acceder a sus aplicaciones desde cualquier dispositivo. Google Calendar cambió las cosas de verdad, asegura Morrissey. Antes, los departamentos de la universidad empleaban varias aplicaciones de calendario, por lo que no había un método unificado para avisar a los alumnos de los cambios en los horarios de las clases o las tutorías de los profesores.

Ideas creativas para ahorrar tiempo y compartir estrategias educativas

El personal del UCD descubrió formas creativas de usar Google Workspace para reemplazar procesos que consumían mucho tiempo y conectar más fácilmente entre sí y con los alumnos. El claustro creó una comunidad de profesores y alumnos del UCD en Google+, lo que les permitió publicar ideas sobre cómo mejorar la experiencia de aprendizaje y recibir sugerencias de otros educadores. "Si hubiéramos intentado hacer esto sin Google, seguramente habríamos conseguido un nivel de adopción muy inferior al actual", opina Morrissey. Además, el departamento de TI sustituyó una lista de correo por su propia comunidad de Google+, que utiliza para compartir presentaciones sobre nuevas iniciativas tecnológicas.

En la Facultad de Veterinaria del University College Dublin (UCD), el personal administrativo y el claustro utilizan Google Workspace para planificar las clases. El claustro consultó a Matthew Hynes, jefe del equipo de Servicios Web, si había alguna forma mejor de compartir los planes de estudios para evitar la duplicación de materias en distintos cursos. Hynes sugirió que los profesores crearan una hoja de cálculo maestra en Hojas de cálculo de Google para añadir a ella las clases de cada curso que se imparten en el centro. En Google Sites, Hynes diseñó un sitio web que extrae los datos de la hoja de cálculo maestra y muestra gráficos que permiten consultar qué temas se tratan en cada momento del plan de estudios.

Además de fomentar prácticas creativas para ahorrar tiempo y mejorar la enseñanza, el cambio a las soluciones de Google también supone un ahorro de costes para el UCD. Morrissey asegura que la universidad ha ahorrado una importante suma (de seis cifras) al reducir los recursos de hardware y servicios que dedicaban al mantenimiento de la antigua solución de correo. Además, gracias a Gmail tampoco necesitan ya soluciones antivirus ni antispam.

"Los usuarios ya no nos llaman para decirnos que no consiguen conectarse al correo o que se han quedado sin espacio", asegura Morrissey. "Gracias a Gmail, nos hemos olvidado de la preocupación por pasarnos de las cuotas asignadas".

"Gracias a Gmail, nos hemos olvidado de la preocupación por pasarnos de las cuotas asignadas".

Brian Morrissey, Director de Servicios Web, University College Dublin