Das Manhattan College verbessert die IT-Dienste, um Studenten und Dozenten besser zu unterstützen

Mit ihren 22 Mitarbeitern verfügt die IT-Abteilung am Manhattan College über Ressourcen mit gewissen Einschränkungen: "Wir sind wie ein Schweizer Taschenmesser: Wir können uns zwar um viele Dinge kümmern, sind aber auf keines der Gebiete tatsächlich spezialisiert", erklärt Jake Holmquist, CIO des Manhattan College. "Die meisten unserer Mitarbeiter sind IT-Generalisten. Es ist also schwierig, bestehende gute Lösungen zu perfektionieren." Das College hat in der Vergangenheit viele lokale Tools genutzt, aber mit zunehmenden Anforderungen und Problemen wurde dieser Ansatz immer komplizierter und kostspieliger.

Umstieg auf die Cloud

"Wir haben uns für die Cloud entschieden", so Holmquist. "In den meisten Fällen war das die beste Lösung." Seit 2008 nutzt das Manhattan College die Tools von Google. Erst kam der Umstieg auf Gmail und dann, sagt Holmquist, "hatten wir sozusagen den Fuß in der Tür. Die IT-Abteilung konnte dem Rest des Campus zeigen, dass die Cloud eine gute Lösung ist." Sowohl aus Sicht des Datenschutzes als auch aufgrund der Vertrautheit mit den Google-Tools und deren Nutzerfreundlichkeit schien es sinnvoll, bei Google zu bleiben. "Wir hatten bereits Google Workspace-Konten, daher war es für unser IT-Team ganz einfach, auf die Tools der Google Cloud zuzugreifen. Und als wir dann zusätzliche Dienste aktivierten, ließ sich der Zugriff auch ganz einfach verwalten", erklärt er.

Das IT-Team begann die Umstellung mit risikoarmen, redundanten und "datenlosen" Systemen: DNS und kleine Websites ohne personenbezogene Daten. "Während wir die Cloudumstellung und Migration von nutzerorientierten Diensten beschleunigten, haben wir begonnen, in unseren Nachrichten zu Upgrades und Migrationen die sichere Cloudumgebung zu erwähnen," so Holmquist. "Das Ergebnis sind hochverfügbare Dienste, die nach der Migration in die Cloud besser funktionieren, redundanter sind und verlässlicher laufen – etwas, das lokal am Campus nie hätte erreicht werden können."

"Uns geht es darum, Cloudbarrieren einzureißen und eine größere Vertrautheit mit einem Konzept zu schaffen, das den Nutzern und IT-Mitarbeitern fremd war", sagt er. "Und mit jeder Barriere, die wir eingerissen haben, wurden die nächsten Schritte einfacher."

Holmquist merkt an, dass es 2014, als Google Cloud erstmals eingesetzt wurde, noch zu wenig Leitfäden gab. Seitdem seien "die Tools aber viel nutzerfreundlicher geworden. Über die UI ist mehr möglich und die Dokumentation ist aufgrund vieler nützlicher Beispiele wesentlich besser. Außerdem gibt es eine große Supportcommunity."

Die Mühe hat sich gelohnt

Die wichtigste Herausforderung für das Manhattan College war die Migration der großen kommerziellen Anwendungen. Die meisten davon wurden für Rechenzentren entwickelt und haben "unserer Erfahrung nach beim Umzug in die Cloud nicht ohne Weiteres gut funktioniert," so Holmquist. "Unsere größte Hürde war die erste Konfiguration der (nur sehr schlecht dokumentierten) Einstellungen. Die waren aber nötig, um die Anwendungen für den Einsatz in der Cloud zu optimieren."

Doch Holmquist fügt hinzu, dass genau diese Herausforderung auch zum bisher größten Erfolg des Teams führte – der Implementierung von "Banner 9" im Juli 2017, einem Upgrade des vorherigen Systems.

"Eine typische Implementierung in unserem Rechenzentrum erforderte in der Regel Ausgaben für Hardware im sechsstelligen Bereich. Außerdem gab es keine Garantie dafür, dass die Lieferung und Bereitstellung rechtzeitig erfolgten, um ausführliche Tests und eine Einführung im Sommer 2017 zu ermöglichen", erzählt er. "Also entschieden wir uns stattdessen für einen anderen Ansatz und stellten die neuen Banner-9-Komponenten in der Compute Engine der Google Cloud bereit. Wir waren in der Lage, während der Installation und der Upgrade-Tests schnell und einfach verschiedene Komponenten hinzufügen. Wenn es einen Fehler gab, löschten wir schnell die Instanz und konnten innerhalb weniger Minuten von vorn anfangen. Mithilfe des Google-Supports konnten wir verschiedene Einstellungen beim Site-to-Site-VPN bestimmen (wobei Banner-9-Komponenten auf der Google Cloud mit der lokalen Datenbank kommunizieren), die Leistungen des Anwendungsservers anpassen und schließlich Hochverfügbarkeit und SSL sicherstellen.

Am Ende konnte eine Produktionsumgebung "mit ausgezeichneter Performance und einem Level an Hochverfügbarkeit bereitgestellt werden, wie es lokal am Campus nicht möglich gewesen wäre."

Jetzt kann das College ein neues System in nur wenigen Minuten implementieren. "Wenn wir aufgrund eines Fehlers von vorn anfangen müssen, lässt sich das Ganze schneller rückgängig machen", sagt er. "Und was noch besser ist: Mehr Mitarbeiter können Dienste nach Bedarf bereitstellen und müssen nicht darauf warten, dass es ein Systemadministrator für sie tut."

Den Erfolg auskosten und nach vorn blicken

Vor allem zielte Holmquist darauf ab, sein IT-Team aus dem Rechenzentrum herauszuholen und stärker in nutzerorientierte Initiativen einzubinden. "Wir haben definitiv eine Schwelle überschritten, denn in der Google Cloud werden mittlerweile mehr unserer Systeme gehostet als in unseren vier Rechenzentren", sagt er. "Statt Server zu warten, defekte Komponenten auszutauschen oder Patches aufzuspielen, konzentrieren wir uns jetzt darauf, unsere Anwendungen effizienter zu machen. Das bringt unseren Endnutzern mehr messbare Vorteile."

Außerdem war es viel zu kostspielig, Funktionen wie eine ausgezeichnete Performance und hohe Verfügbarkeit sicherzustellen – beides ist für die Campusnutzer heute selbstverständlich. Mit seinen beschränkten Ressourcen konnte das College solche Anforderungen einfach nicht erfüllen. "Dank Google Cloud stehen uns viele Funktionen zur Verfügung, ohne dass wir immense Investitionen tätigen müssen. In den meisten Fällen sind die Funktionen schon Teil der Tools", sagt er. "Und die Kosten betragen nur einen Bruchteil dessen, was wir auf dem Campus bezahlt hätten – alles kann effektiv von unseren eigenen Mitarbeitern verwaltet werden."

Am Manhattan College wurden große Fortschritte erzielt und weitere Neuerungen sind geplant. Die Hochschule möchte nach und nach alte Server im Rechenzentrum ersetzen und Dienste besser und effizienter in der Cloud bereitstellen.

Holmquist freut sich darüber, dass die IT-Mitarbeiter nun mehr Zeit haben, um sich um "die Verbesserung der Geschäftsprozesse" durch elektronische Workflows zu kümmern. Außerdem können Sie jetzt mithilfe von Berichten und Datenanalysen die Campusdaten besser auswerten. Die Abteilung hat sich von einem "nach innen" gerichteten zu einem "nutzerorientierten Technologiedienst verwandelt, der Nutzern innovative Möglichkeiten bietet. Ich bin gespannt, wie die Tools für maschinelles Lernen und Analysen diese Bemühungen weiter unterstützen."

"Mit der Google Cloud standen uns Tools zur Verfügung, mit denen wir unsere komplexen Probleme lösen konnten – ohne diese hätten wir es nicht geschafft."