Untuk institusi pendidikan kecil seperti Central Wyoming College (CWC), meningkatkan pengalaman pelajar ialah bahagian genting untuk mengekalkan pendaftaran pelajar. Pelajar masa kini mahu dan memerlukan akses kepada alatan yang luwes untuk bekerjasama dengan rakan sekelas mereka, serta berkomunikasi dengan guru. “Kami perlu menyediakan perkhidmatan yang sama jumlahnya seperti kolej yang lebih besar, seperti aplikasi yang berfungsi pada peranti mudah alih,” kata John Wood, CIO Central Wyoming College. “Tetapi kos perlu kekal tidak berubah. Kami tidak boleh menggandakan saiz atau belanjawan kami, jadi model berasaskan awan sesuai untuk keperluan kami.”

Alatan berasaskan awan juga boleh bertindak balas terhadap cabaran unik yang dihadapi oleh kolej komuniti di kawasan luar bandar, dengan pelajar, ahli fakulti dan kakitangan perlu melalui perjalanan jarak jauh untuk ke sekolah. 2,000 orang pelajar sekolah itu terbahagi kepada empat buah kampus serta tapak tanah gersang yang jauh untuk program Pendidikan Luar. "Sangat sukar bagi pelajar kami berkumpul secara bersemuka," kata Wood.

Pada masa yang sama, pelajar digalakkan untuk bekerja secara berpasukan. "Kerjasama dalam kalangan pelajar menjadi lebih biasa berbanding beberapa tahun lalu," kata Wood. Profesor menugaskan projek kepada kumpulan pelajar, bukan seorang pelajar. Kerjasama telah menjadi norma di pihak kakitangan juga, Wood menambah: "Saya tidak ingat kali terakhir saya bekerja mengendalikan sebuah projek sendiri.

Akses luar kampus kepada e-mel dan dokumen — tanpa "sneakernet"

Sistem e-mel dan storan fail CWC yang sedia ada tidak menawarkan keluwesan untuk pelajar dan kakitangan dari segi tempat dan cara mereka bekerja. Mereka perlu berada di kampus untuk mengakses e-mel dan dokumen yang disimpan. Orang yang perlu mengangkut fail dari sekolah ke rumah menggunakan strategi "sneakernet", seperti pemacu USB atau pemacu keras luaran. Selain menimbulkan isu keselamatan, seperti mendedahkan rangkaian kepada virus, proses tersebut boleh membuat berbilang versi dokumen yang penting.

Wood percaya bahawa awan dan keberkesanan kos ialah dua bahan utama untuk alat e-mel, storan dan produktiviti yang dikemas kini, yang boleh diakses di mana-mana sahaja. E-mel ditangani dahulu dan Gmail menggantikan sistem e-mel di kampus CWC. Selain hakikat bahawa alat Google Workspace for Education tersedia tanpa kos untuk sekolah, Wood dapati jabatan IT beliau juga dapat menjimatkan wang dan masa.

"E-mel di premis memerlukan lebih ramai kakitangan dan lebih banyak pelayan untuk diurus," kata Wood. "Dengan Gmail, kami memperuntukkan akaun baharu – itu sahaja. Kami membiarkan Google mengurus pengisihan spam, yang dahulu merupakan masalah yang berterusan untuk IT." Untuk jabatan IT yang kecil, kata Wood, keupayaan menyingkirkan tugasan sedemikian daripada senarai mereka "adalah suatu rahmat."

Menggunakan ciri kerjasama dalam perancangan belanjawan

Apabila pelajar dan kakitangan mula menggunakan alatan Google Workspace yang lain, seperti Helaian Google dan Google Meet, mereka menemui cara baharu untuk bekerjasama walaupun tidak berada di bilik darjah, perpustakaan atau bilik persidangan yang sama. Profesor dan kakitangan boleh memilih untuk bekerja dari jauh mengikut keperluan dan mengurangkan perjalanan ulang-alik yang jauh ke kampus CWC. "Kini kerjasama mereka boleh dilakukan dengan cara lain," kata Wood. "Meet menjadi semakin popular kerana pelajar boleh menggunakan alat ini untuk bertemu muka apabila mereka tidak berada di kampus."

Dengan Google Workspace, pelajar mempunyai setiap alat yang mereka perlukan untuk membuat kertas akademik atau berkongsi penyelidikan dengan rakan sekelas. "Mereka tidak perlu bimbang tentang membeli Microsoft Office versi pelajar," kata Wood. "Manfaat ini besar untuk kami dan pelajar. Saya tidak perlu risau tentang orang yang memasang perisian luar atau memasang perisian dengan cara yang salah."

Malah, hamparan belanjawan akan dikendalikan menggunakan ciri kerjasama. Dahulu pentadbir menghantar dan menerima hamparan melalui e-mel untuk mendapatkan kemas kini dan kelulusan, yang boleh meningkatkan kehadiran ralat – atau orang yang tidak dibenarkan mengemas kini belanjawan telah membuat perubahan. Kini Woods dan ketua jabatan lain boleh membuat satu hamparan dalam Helaian Google dan menambahkan kebenaran pengguna mengikut sel.

"Itu alatan yang berkuasa – jauh lebih berkesan berbanding menghantar kertas atau e-mel berulang-alik," kata Wood. "Orang tidak boleh memadamkan data sewenang-wenangnya jika mereka tiada kebenaran."

Apabila pelajar dan kakitangan "memiliki" kebenaran, mereka boleh mengawal orang yang dapat berkongsi kerja mereka. "Dahulu anda perlu bergantung pada pentadbir IT untuk berkongsi dokumen dan folder," kata Wood. "Kini pengguna boleh membuat keputusan."

Alat berasaskan awan yang tersedia tanpa caj membantu CWC menyediakan pengalaman pembelajaran yang lebih baik untuk pelajar tanpa menambahkan kos. “Malah, alat yang ringkas pun dapat membantu kami mengurangkan kos dan menjimatkan masa,” kata Wood. “Contohnya, seperti tuntutan perjalanan – dahulu kami menggunakan borang kertas yang dihantar berulang-alik tetapi sekarang kami boleh membuat borang Google yang dikongsi untuk semakan semua orang.”

Apabila kerjasama menjadi alat dalam pengajaran dan dunia pekerjaan yang wajib dimiliki, Wood melihat manfaat jangka panjang untuk pelajar yang menggunakan Google Workspace sebelum mereka memulakan kerjaya mereka. "Ulasan dan cadangan yang dikongsi pelajar membantu mereka bekerja bersama-sama dengan lebih berkesan," kata Wood. "Dan satu lagi manfaat yang sama pentingnya, mereka membina kemahiran insani yang diperlukan untuk bekerjasama di tempat kerja."