ノースカロライナ大学グリーンズボロ校の学生と教職員、オンライン グループを積極的に活用してコラボレーションを促進
ノースカロライナ大学グリーンズボロ校の教職員と学生は、学習とコミュニケーションのニーズを満たすために Google と G Suite を長年利用しており、新しいツールや機能がリリースされるたびに、それらを積極的に採り入れています。一方、大学の IT 部門は、G Suite ツールを活用してコラボレーションを促進するよう学内に働き掛けています。
ノースカロライナ大学グリーンズボロ校（UNCG）の IT マネージャーである Nick Young 氏は、キャンパスのテクノロジーについて 2 つの信条を持っています。その 1 つは、学生や教職員がツールを利用するのは、IT 部門が義務付けるからではなく、ツールが実際に役立っているためであるべきということです。2 つ目は、学生と教職員が IT 部門からのサポートをほとんど受けずに、主に自分たちだけでテクノロジーを管理できるべきということです。2005 年に Gmail を導入して以来、Google がずっと活用されてきた UNCG では、その使いやすさと組織的な導入により、大学の 20,000 人の学生と 3,500 人の教職員の間に G Suite for Education の利用が広まっています。
「IT 部門では学生や教職員の要望に耳を傾けるようにしています。こちらの意見を押し付けるようなことはしたくありません」と語る Young 氏。「さまざまなアプリやツールを自由に選んで使えるようにすることで、導入を広めていくというのが私たちのやり方なのです。」
学生と教職員は、Gmail や Google ドキュメントといった G Suite ツールの価値を認めるようになると、ハングアウトや Google グループなど、この 10 年間に G Suite に追加された新しい機能も徐々に採り入れていきました。これらの新しいツールと機能のおかげで、有益な情報の共有とコラボレーションの重要性が学内全体で認識されるようになった、と Young 氏は述べています。
「Google グループは学内のコミュニケーション計画の重要な一環となっています。」
Nick Young, IT マネージャー, ノースカロライナ大学グリーンズボロ校
コラボレーションとストレージ用の自己管理型ツール
UNCG では IT チームの開発担当者数は決して多くなく、管理チームも小規模であるため、Young 氏は、IT チームからの大掛かりな支援がなくても、学生と教職員が時間を節約しつつ効率的にコラボレーションできる G Suite の使い方を常に模索しています。「私たちに必要なのは、費用対効果の最も高いスケーラブルな改善策です」と述べる Young 氏にとって、その答えは学生と教職員が自分たちで運用できる自己管理型ツールです。
たとえば、Young 氏は、学生生活委員会と学生寮リーダーがメールを一括送信する代わりに、Google グループを使ってメッセージを共有することを提案しました。手作業によるメーリング リストの管理はメンバーの追加や削除といった作業に手間がかかるうえ、メールも受信者が受け取る他のメールの中に埋もれて見逃されがちだからです。そこで、学生生活部門のスタッフと学生は、学内の特定のグループを対象に Google グループを使用してオンライン コミュニティを作成し、コミュニケーションを取れるようにしました。Google グループのメンバーは、自分たちのグループページにアクセスすれば、話し合いの様子をチェックしたり、メールを受け取らなくてもグループ リーダーからの重要な通知を確認したりできるようになりました。
「Google グループにより、サーバーのメンテナンスやソフトウェアのバックアップといったメーリング リスト関連のインフラストラクチャを削減することができました」と語る Young 氏。グループ リーダーはメンバーの追加や削除を簡単に行うことができ、Q&A フォーラムのような機能を利用すれば、他のメンバーに質問を投稿して答えてもらうことも可能です。「Google グループは学内のコミュニケーション計画の重要な一環となっており、さまざまな同窓生グループも順次追加しています。」
チームドライブでオーナー権限の問題を解消
UNCG の各部門は、職員が大学を退職する際のメール転送やメール保持用に Google Vault を活用していますが、これをサポートしている Young 氏は「職員の退職に伴う業務を、より一層効率的に処理できるようになりました」と述べています。
Young 氏はまた、ドキュメントの共有と保存に Google のチームドライブを活用するよう教職員や学生に呼びかけています。チームドライブ内のファイルは個人ではなくグループで管理されるため、メンバーの誰かがいなくなっても、ファイルへのアクセスが問題になることはありません。
「チームドライブでは、ファイルのオーナー権限が問題になることはありません」と語る Young 氏。Google ドライブや他の G Suite ツールと同様に、チームドライブの管理者も、IT にサポートを依頼することなくメンバーや権限を管理することができます。
他のキャンパスとのコラボレーション
G Suite は、ノースカロライナ大学（UNC）系列の各校で広く利用されているため、Young 氏をはじめとする管理者たちはプロセス改善のためのアイデアを簡単に共有できます。たとえば、Google ハングアウトによる「月次管理者ハングアウト」では、UNC 系列全体から管理者たちが集まり、G Suite の新しい利用法について話し合っています。
「他の管理者たちに相談しても解決できない問題など、めったにありません」と語る Young 氏。「どのキャンパスでも Google を使用しているので、同じプラットフォーム上でコミュニケーションを取れるのは便利です。ハングアウトのおかげで、問題を解決しやすくなりました。」