Langsung ke konten
Hubungi penjualan

North Carolina State University membuat proses belajar mengajar menjadi lebih kolaboratif dan kreatif

Tantangan

NC State sebelumnya menggunakan sistem email lama, yaitu Cyrus MAP dan GroupWise, yang tidak memenuhi kebutuhan staf dan siswa. Para siswa tidak dapat melakukan banyak hal menggunakan email karena kuota penyimpanan yang kecil, dan para pengajar mengalami masalah dalam mengatur jadwal karena mereka menggunakan program kalender yang berbeda. "Anda tidak dapat dengan mudah menjadwalkan pertemuan dengan seseorang jika mereka tidak menggunakan kalender yang sama — Anda harus menghubungi mereka dan terus-menerus mengirimkan email untuk mengetahui apakah mereka bisa atau tidak," kata Stan North Martin, direktur dari bagian Outreach, Communications and Consulting, Office of Information Technology di NC State.

Para siswa dan staf juga mengalami masalah saat mencoba untuk berkolaborasi. Misalnya, administrator kesulitan menulis dan membagikan catatan secara efisien selama rapat staf. “Dengan Microsoft Word Anda tidak pernah tahu apakah versi yang Anda miliki adalah versi terbaru atau bukan,” kata Martin.

"Itulah salah satu hal yang paling mengubah kampus, sehingga semua orang dapat berada pada platform yang sama serta menggunakan email dan kalender yang sama."

Stan North Martin, direktur Penjangkauan, Komunikasi dan Konsultasi di Kantor Teknologi Informasi di NC State University

Solusi

Merasa frustasi dengan masalah kapasitas email dan penggunaan kalender, serta kemampuan kolaboratif yang terbatas, sang CIO meminta timnya melihat opsi solusi yang dihosting bagi para siswa, termasuk Google Workspace, Microsoft Live, and Zimbra. Mereka menganalisis biaya dan manfaatnya, lalu membuatkan grup fokus untuk siswa guna menyaring pilihan. Setelah menguji berbagai solusi dan juga menganalisa demonstrasi langsung serta masukan dari para siswa, mereka memutuskan untuk menggunakan Google. Kemampuan integrasi dengan berbagai software dan hardware berperan penting dalam keputusan NC State. “Saat itu solusi Microsoft hanya berfungsi di Internet Explorer,” kata Sarah Noell, pimpinan dari Google Service Team dan asisten direktur di Office of Information Technology. “Sedangkan jumlah pengguna Mac di kampus semakin meningkat.

Bagi para siswa, yang sebagian besar telah menggunakan Google, perubahan ini tidaklah mengejutkan.” Sementara itu, CIO mereka meminta grup penelitian lain di kampus untuk mengevaluasi Google Workspace untuk pengajar dan staf. Kriteria utama mereka adalah solusi yang tidak memerlukan banyak perubahan pada prosesnya. Beralih dari solusi internal ke solusi berbasis cloud memerlukan beberapa perubahan, namun perubahan yang benar-benar terjadi tidaklah sebesar yang ditakutkan. Sebagian besar pengajar beralih ke Google karena melihat para siswa berhasil menggunakannya. Meskipun beberapa anggota staf awalnya keberatan, keluhan mereka lama-lama tidak terdengar lagi setelah mereka benar-benar mulai menggunakan Google Workspace, kenang Noell. Kini, tim Noell mengelola 180.000 akun Google, sekitar 75.000 di antaranya adalah akun aktif. Lulusan NC State tetap dapat mempertahankan akun mereka tanpa batas waktu, dan banyak di antaranya memiliki akun yang tidak aktif.

Daftar di sini untuk mendapatkan info terbaru, insight, referensi, dan banyak lagi.