Los alumnos y el personal de University College Dublin ahorran tiempo y comparten más contenido gracias a Google Workspace

Para mantener a los alumnos y al personal docente y administrativo conectados entre sí y con los recursos en línea, University College Dublin debe ofrecer acceso fácil a correo electrónico y herramientas de productividad, sin aumentar la carga para TI. "Tenemos que proporcionar una red muy abierta que no esté ligada a un dispositivo en particular y en la que todo funcione de forma inalámbrica", explica Brian Morrissey, jefe de Servicios Web de la universidad. Con 32,000 alumnos y 6,000 empleados, puede haber hasta 40,000 computadoras, tablets y smartphones usando el correo electrónico y compartiendo documentos en la red del campus. "La comunidad de nuestro campus necesita una funcionalidad siempre disponible sin tener que preocuparse por registrar sus dispositivos ni conectarse al correo electrónico", explica Morrissey.

El sistema de correo electrónico Sunmail de la universidad requería mucho trabajo de parte de Morrissey y sus compañeros de TI. Además, no era muy fácil de usar para los alumnos y el personal. "Fue un gasto de recursos elevado en términos de costo y mantenimiento: dos cosas que tratamos de evitar", señala Morrissey. El personal de TI tenía que mantener y supervisar varios servidores de correo electrónico grandes, así como software antivirus y antispam que se ejecutaba en aún más servidores. Los alumnos y el personal se quejaban por la limitada capacidad de las cuentas, que los obligaba a borrar mensajes con frecuencia. "Estábamos analizando la posibilidad de invertir una suma de seis cifras para renovar la arquitectura de un sistema que ya estaba atrasado en cuanto a funciones", comenta Morrissey. El equipo de TI decidió cambiar a un sistema de correo electrónico basado en la nube que fuera fácil de implementar y administrar.

Migración más fácil por medio de mesas de ayuda en las instalaciones

UCD eligió Gmail para reemplazar el viejo y engorroso sistema de correo electrónico. "El principal motivo para elegir Google fue que Gmail era confiable, siempre estaba activo y era intuitivo para la gente", afirma Morrissey. "Es una interfaz que conocemos todos".

Para garantizar que el cambio a Google fuera un éxito, Morrissey y sus compañeros migraron los mensajes de correo electrónico del personal y los alumnos a Gmail en cada departamento y luego establecieron mesas de ayuda temporales dentro de ellos. "Trabajábamos en las oficinas con el personal o cerca de las zonas por donde pasaban los estudiantes”, comenta Morrissey. "Dedicamos mucho tiempo a captar el interés de los clientes. Eso fue una gran inversión, pero creemos que valió la pena dado que la gente se pasó rápidamente al nuevo sistema de correo electrónico".

Mientras los alumnos y el personal se adaptaban a Gmail, también descubrieron otras herramientas de Google Workspace como Documentos de Google, Calendario de Google y Google+. "Como estábamos centrados en el correo electrónico, eso nos tomó por sorpresa", comenta Morrissey. "El personal administrativo y los docentes se dieron cuenta de que Google Workspace era más fácil de usar que otras herramientas de productividad, ya que a Google Workspace se podía acceder desde cualquier dispositivo. El Calendario de Google fue todo un cambio", dice Morrissey. "Antes, los departamentos de la universidad usaban distintas apps de calendario, por lo que no había un modo estandarizado de alertar a los alumnos sobre cambios en los horarios de clases o en las horas de consulta de los profesores".

Ideas creativas para ahorrar tiempo y compartir estrategias de enseñanza

El personal de UCD encontró modos creativos de usar Google Workspace para reemplazar procesos largos y conectarse más fácilmente entre sí y con los alumnos. Los docentes crearon la Comunidad de enseñanza y aprendizaje de UCD en Google+, que les permite publicar ideas sobre cómo mejorar la experiencia de aprendizaje y recibir comentarios de otros educadores. "Si tratáramos de hacer esto sin Google, probablemente tendríamos mucha menos participación que ahora", señala Morrissey. Además, el departamento de TI reemplazó una lista de direcciones de correo electrónico por su propia comunidad de Google+, que se usa para compartir presentaciones sobre nuevas iniciativas tecnológicas.

En la Facultad de Medicina Veterinaria de UCD, el personal administrativo y los docentes usan Google Workspace para planificar clases. Los docentes consultaron al jefe del equipo de Servicios Web, Matthew Hynes, sobre mejores formas de compartir los programas de las materias a fin de no repetir temas entre materias. Hynes sugirió que los docentes usaran una hoja de cálculo maestra en Hojas de Cálculo de Google que contuviera las clases de todas las materias de veterinaria. Mediante Google Sites, Hynes creó un sitio web que extrae datos de la hoja de cálculo maestra y muestra gráficos que destacan qué temas se enseñan y en qué momento.

Además de fomentar maneras creativas de ahorrar tiempo y mejorar la enseñanza, el cambio a Google también representa un ahorro de dinero para UCD. Morrissey afirma que la universidad ahorró una suma significativa de seis cifras tras eliminar el hardware y el mantenimiento de la solución de correo electrónico anterior, así como los costos de las soluciones antivirus y antispam que no se necesitan con Gmail.

"No recibimos llamadas de personas que tienen problemas para conectarse al correo electrónico ni sobre almacenamiento", cuenta Morrissey. "Con Gmail, ya no nos preocupa superar cuotas".