La Universidad Estatal de Carolina del Norte permite que la enseñanza y el aprendizaje sean más colaborativos y creativos

Desafío

Antes, la Universidad Estatal de Carolina del Norte utilizaba sistemas de correo electrónico heredados, Cyrus IMAP y GroupWise, pero estos sistemas no satisfacían las necesidades de los alumnos ni de los miembros del personal. Los alumnos no podían ser muy productivos con el correo electrónico debido a la escasa cuota de almacenamiento con la que contaban y el cuerpo docente tenía problemas para programar los eventos porque se utilizaban diferentes programas de calendario. "No se podía programar fácilmente una reunión con otra persona si esa persona no usaba el mismo calendario. Para comprobar la disponibilidad, se debía llamar o intercambiar correos electrónicos", afirma Stan North Martin, director de Difusión, Comunicaciones y Asesoramiento de la Oficina de Tecnología de la Información de la Universidad Estatal de Carolina del Norte.

Los alumnos y el personal también encontraban barreras cuando intentaban colaborar. Por ejemplo, los administradores tenían dificultades para tomar y compartir notas de forma efectiva durante las reuniones de personal. "Con Microsoft Word, nunca podíamos saber si la versión que teníamos era la más reciente. Era un proceso engorroso", afirma Martin.

"Ese es uno de los aspectos que más transformó el campus: lograr que todos trabajen en la misma plataforma y que usen el mismo correo electrónico y el mismo calendario".

Stan North Martin, Comunicaciones y Consultoría de la Oficina de Tecnología de la Información de la Universidad Estatal de Carolina del Norte, director de Difusión

Solución

Debido no solo a las molestias que causaban el calendario y el espacio destinado a los correos electrónicos, sino también a las limitadas capacidades colaborativas que existían, el director de TI le solicitó a un equipo que analizara las opciones alojadas que existían para los alumnos, entre las que se incluían G Suite, Microsoft Live y Zimbra. Evaluaron los costos y los beneficios, y crearon grupos focales de alumnos para acotar las opciones. Luego de hacer pruebas piloto de las diferentes herramientas y de recibir demostraciones presenciales y comentarios de los alumnos, la universidad se decidió por Google. La capacidad de integrarse a diferentes tipos de software y hardware jugó un papel importante en la decisión de la Universidad Estatal de Carolina del Norte. "En ese momento, la solución de Microsoft solo funcionaba con Internet Explorer", comenta Sarah Noell, jefa del Equipo de Servicio de Google y vicedirectora de la Oficina de Tecnología de la Información. "Cada vez tenemos más Macs en el campus. Para los alumnos, muchos de los cuales ya usaban Google, la decisión era muy sencilla".

Mientras tanto, el director de TI le solicitó a otro grupo de investigación del campus que evaluara G Suite para los docentes y el personal. El criterio principal era que la solución debía exigir muy pocos cambios en los procesos. El traspaso de una solución física a una solución basada en la nube supone cierto grado de alteración, pero la percepción de cambio fue mayor que la realidad. La mayoría de los profesores recibieron con agrado el traspaso a Google, ya que habían visto el éxito que tenía con los alumnos. Aunque al principio algunos miembros del personal se mostraron reacios, sus quejas desaparecieron apenas comenzaron a usar G Suite, recuerda Noell. Ahora, el equipo de Noell administra 180,000 cuentas de Google, de las cuales aproximadamente 75,000 están activas: los graduados de la Universidad Estatal de Carolina del Norte pueden conservar sus cuentas indefinidamente y las de muchos de ellos están inactivas.

Perfil de la organización

La Universidad Estatal de Carolina del Norte en Raleigh abrió sus puertas en 1887 con la visión de extender las oportunidades educativas a todos los ciudadanos, independientemente de sus clases sociales. En un principio, esta universidad pública se centraba en enseñar agricultura y artes mecánicas. Actualmente, la universidad es una institución líder en investigación en ciencia, tecnología, ingeniería, matemática, diseño, medicina veterinaria y textiles, entre otros. Como parte de su misión, el compromiso social sigue siendo uno de sus pilares, ya que los alumnos y los docentes trabajan con la industria, el gobierno y organizaciones sin fines de lucro a fin de resolver los problemas reales de la comunidad. Al ser la más grande del estado, la universidad orienta sus esfuerzos a desarrollar una red eléctrica inteligente, ayudar a los agricultores a enfrentar el cambio climático y detener la proliferación nuclear. Cuenta con más de 35,000 alumnos, de los cuales 24,500 son de licenciatura y 9,500 de posgrado. Por su parte, el plantel de docentes y empleados asciende a aproximadamente 8,500 personas.

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