Nick Young, die IT-bestuurder van die University of North Carolina at Greensboro (UNCG) glo in twee komponente vir kampustegnologie. Eerstens moet studente en personeel nutsgoed aanneem omdat dit nuttig is, nie omdat IT dit van hulle verwag nie. Tweedens moet studente en personeel die tegnologie meestal op hul eie kan hanteer, met die minimum hulp van IT. Gedurende UNCG se lang geskiedenis van Google-gebruik – wat in 2005 begin het met Gmail – het gebruiksvriendelikheid en organiese aanneming die verspreiding van G Suite for Education onder die instelling se 20 000 studente en 3 500 personeellede gedryf.

"Ons probeer om te luister na wat studente en personeel wil hê – ons wil nie mense voorsê wat om te doen nie," sê Young. "Ons stel programme beskikbaar en hou 'n oop gemoed in terme van watter nutsgoed mense kan gebruik, en ons probeer om aanneming daardeur aan te moedig."

Studente en personeel het die waarde van Gmail, en ander G Suite-nutsgoed soos Google Dokumente, ervaar en gevolglik ook die nuwe vermoëns wat Google die afgelope 10 jaar by G Suite gevoeg het, soos Hangouts en Google Groepe, geleidelik aangeneem. "Hierdie nuwe nutsgoed en funksies het die kampusgemeenskap gehelp om die waarde van samewerking en die deel van nuttige inligting te besef," sê Young.

"Ons het nie 'n groot personeel van ontwikkelaars nie," sê Young oor sy IT-span. Die universiteit het vir sy grootte ook nie 'n groot administratiewe personeel nie. Young is altyd op die uitkyk vir maniere om G Suite te gebruik wat studente en personeel sal help om tyd te bespaar en beter saam te werk, sonder groot ingryping deur IT. "Ons soek na verbeterings wat skaleerbaar is, waar ons die grootste impak kan maak vir 'n sekere begroting," sê hy. Dit beteken selfdiensnutsgoed wat studente en personeel op hul eie kan beheer.

Young het byvoorbeeld voorgestel dat studenteorganisasies en koshuisleiers boodskappe deel met Google Groepe om grootmaat-e-pos-nutsgoed te vervang. Dit was lastig om lede by te voeg en te verwyder met die e-posadreslyste wat handmatig bygewerk is. E-posse is dikwels geïgnoreer want die boodskappe was tussen ontvangers se ander e-pos begrawe. Koshuislewe-personeel en studente het Google Groepe vir spesifieke kampusgroepe gebruik om aanlyn gemeenskappe te skep waar gesprekke kon floreer. Google Groep-lede kan groepe aanlyn besoek en volg hoe gesprekke ontwikkel – of gaan kyk vir belangrike kennisgewings van groepleiers, sonder om te wag op e-pos.

"Google Groepe het ons gehelp om infrastruktuur wat met e-poslyste verband hou, soos bedienerinstandhouding en rugsteun van sagteware, te verminder," sê Young. Groepleiers kan maklik lede byvoeg en verwyder en funksies soos V&A-forums gebruik om vrae aan ander lede te vra en lede te ontvang. "Google Groepe het 'n groot deel van ons kommunikasieplanne op kampus geword – ons begin meer van hulle vir verskeie alumni-groepe byvoeg," sê Young.

Young help tans UNCG-departemente om voordeel uit Google Vault te trek vir e-posbewaring, asook om e-posse oor te dra wanneer werknemers die universiteit verlaat. "Dit help ons om die nodige administrasie wanneer werknemers weggaan meer effektief te hanteer," sê Young.

Young moedig ook personeel en studente aan om Google se Span Drives te gebruik om dokumente te deel en te stoor. Aangesien lêers in Span Drives deur 'n groep bestuur word, en nie deur individue nie, bly die dokumente beskikbaar wanneer 'n lid die groep verlaat.

"Met Span Drives sal eienaarskap van die dokumente nie 'n probleem wees nie," sê Young. Soos met Google Drive en ander G Suite-nutsgoed, kan bestuurders van Span Drives toestemmings en lidmaatskap beheer sonder om hulp van IT te vra.

Aangesien G Suite algemeen gebruik word in die kampusstelsel van die University of North Carolina, kan administrateurs soos Young maklik idees vir die verbetering van prosesse deel. Google Hangouts word byvoorbeeld gebruik vir 'n "Maandelikse Admin Hangout", wat administrateurs van regoor die UNC-stelsel bymekaarbring om te gesels oor nuwe maniere waarop G Suite gebruik kan word.

"Jy het selde 'n probleem waarmee ander administrateurs jou nie kan help nie," sê Young. "Dit help dat ons almal Google gebruik, sodat ons op dieselfde platform kan wisselwerk. Hangouts gee ons 'n maklike manier om probleme op te los."