En la UNC de Greensboro, los alumnos y el personal se encargan de los grupos y la colaboración en línea

Nick Young, administrador de TI de la Universidad de Carolina del Norte de Greensboro (UNCG) cree que la tecnología del campus debe tener dos ingredientes. Primero, los alumnos y el personal tienen que adoptar las herramientas porque les resultan útiles, no porque TI se los exija. Segundo, los alumnos y el personal deben estar en condiciones de administrar la tecnología principalmente por su cuenta, con una ayuda mínima de TI. Durante el largo período en que la UNCG usó Google (a partir de 2005 con Gmail), la facilidad de uso y la adopción orgánica impulsaron la difusión de Google Workspace for Education entre los 20,000 alumnos y los 3,500 miembros del personal de la institución.

"Tratamos de escuchar lo que quieren los alumnos y el personal; no queremos decirle a la gente qué hacer", señala Young. "Ponemos las aplicaciones a disposición de las personas y les damos libertad para que usen las herramientas que puedan. De esa manera, tratamos de fomentar la adopción".

Cuando los estudiantes y el personal descubrieron el valor de Gmail y otras herramientas de Google Workspace como Documentos de Google, también adoptaron gradualmente las nuevas funciones que Google agregó a Google Workspace en los últimos 10 años, como Google Meet y Grupos de Google. Estas nuevas herramientas y funciones, dice Young, ayudaron a la comunidad del campus a darse cuenta del valor de colaborar entre sí y compartir información útil.

Herramientas de autoservicio para colaboración y almacenamiento

"No tenemos un equipo grande de programadores", cuenta Young sobre su equipo de TI. Tampoco la universidad tiene mucho personal administrativo, en relación con su tamaño. Young busca constantemente maneras de usar Google Workspace para ayudar a los alumnos y al personal a ahorrar tiempo y trabajar en conjunto de manera más eficiente, sin que TI tenga que intervenir demasiado. "Buscamos mejoras que sean escalables y con las que consigamos más por menos", afirma. Eso implica herramientas de autoservicio que los alumnos y el personal puedan operar por sí mismos.

Por ejemplo, Young sugirió que los líderes de las asociaciones y residencias estudiantiles compartieran mensajes mediante Grupos de Google para reemplazar las herramientas de correo electrónico masivo. Las listas de direcciones de correo electrónico de mantenimiento manual dificultaban la administración de tareas como agregar y borrar miembros. Los correos electrónicos a menudo se pasaban por alto, ya que los mensajes quedaban sepultados debajo de los correos de otros destinatarios. Gracias al uso de Grupos de Google para grupos específicos del campus, el personal de las residencias y los estudiantes crearon comunidades en línea propicias para conversar. Los miembros de Grupos de Google pueden visitar el centro en línea de sus grupos y ver cómo van las conversaciones (o consultar avisos importantes de los líderes del grupo) sin tener que esperar correos electrónicos.

"Grupos de Google nos ayudó a reducir la infraestructura asociada con las listas de direcciones de correo electrónico, como el mantenimiento del servidor y las copias de seguridad del software", afirma Young. Los líderes de grupos pueden agregar y quitar miembros fácilmente y usar funciones como foros de preguntas para hacer consultas a otros miembros y recibir miembros. "Grupos de Google se convirtió en una parte importante de nuestros planes de comunicación en el campus: estamos comenzando a agregar más de ellos para varios grupos de exalumnos", dice Young.

Las unidades de equipo contribuyen a eliminar los problemas de propiedad

Young está ayudando a los departamentos de la UNCG a aprovechar Google Vault para la retención de correo electrónico, así como para la transferencia de correos electrónicos cuando los empleados se van de la universidad. "Esto nos ayuda a manejar mejor la desvinculación de los empleados", explica Young.

Young también alienta al personal y a los alumnos a usar las unidades de equipo de Google para compartir y almacenar documentos. Como la administración de los archivos de las unidades de equipo está en manos de un grupo y no de personas individuales, si un miembro abandona el grupo, los documentos no se pierden.

"Con las unidades de equipo, la propiedad de los documentos no será un problema", asegura Young. Al igual que con Google Drive y otras herramientas de Google Workspace, los administradores de unidades de equipo pueden controlar los permisos y la pertenencia al equipo, sin pedir ayuda a TI.

Colaboración con otros campus

Gracias al amplio uso de Google Workspace en el sistema de escuelas de la Universidad de Carolina del Norte, los administradores como Young pueden compartir fácilmente ideas para mejorar procesos. Por ejemplo, a través de un Meet de Google, un "Meet de administradores mensual" reúne a los administradores de todo el sistema de la UNC para hablar sobre nuevas formas de usar Google Workspace.

“Casi nunca tienes un problema que otros administradores no puedan ayudarte a solucionar”, sostiene Young. “Nos resulta útil que todos usemos Google para interactuar en la misma plataforma: Meet nos brinda una manera fácil de resolver problemas.”