Aunque el alumnado no es numeroso, los alumnos y el personal de St. Norbert College (SNC) descubrieron que el trabajo en todos los departamentos se veía obstaculizado por los procesos en papel y las herramientas de correo electrónico y productividad anteriores. Hubo líderes de la tecnología, como el tecnólogo de la enseñanza Ben Hommerding, que vieron el potencial de las herramientas basadas en la nube para ayudar a alumnos y profesores a trabajar juntos fácilmente y compartir información con precisión y rapidez.

"Antes de pasarnos a Google, usábamos nuestro propio sistema de correo electrónico alojado en las instalaciones y almacenábamos todos los archivos en nuestros servidores", recuerda Hommerding. "Pero no había mucha colaboración. Los documentos se enviaban en largas cadenas de correo electrónico y la información se atascaba en muchos lugares". Los administradores usaban formularios en papel para reunir y actualizar las descripciones de los cursos, un proceso engorroso que provocaba retrasos y errores.

Almacenamiento para todo y acceso desde cualquier lugar

"Una vez que la gente entendió cómo funciona Google Workspace —el uso compartido de documentos con todo el campus—, hubo muchos momentos alucinantes", relata Hommerding. Los profesores descubrieron que podían usar Documentos de Google para comentar el trabajo de los alumnos mientras lo estaban haciendo, lo que creaba una "conversación en vivo con los estudiantes", agrega.

Los profesores también comenzaron a usar Google Drive para almacenar los documentos necesarios para las clases. "En el pasado, descargar documentos fuera del campus o desde casa habría sido un problema", cuenta Hommerding. "Ahora podemos acceder a todo desde cualquier lugar".

La mentalidad de poder hacer "todo desde cualquier lugar" fue parte del nuevo programa "trae tu propio dispositivo" (BYOD) de la universidad para alumnos y profesores, que incluyó el reemplazo de las computadoras de escritorio de los profesores por laptops. "Si uno está en un proceso de transición hacia una política de BYOD, necesita estrategias para que las personas compartan contenido a través de Google Workspace sin importar qué tipo de dispositivo tengan", señala Hommerding. "Por eso pensamos que Google era una buena opción para nosotros".

Las unidades de equipo de Google, donde los archivos pertenecen a grupos y no a personas individuales, proporcionaron un almacenamiento compartido para documentos administrativos. Eso le facilitó a la administración la tarea de gestionar las contrataciones de alumnos, puesto que los archivos no estaban almacenados en la unidad de Drive de cada alumno.

Ahorro de tiempo y mejora de la precisión para procesos administrativos comunes

Para mejorar las actualizaciones del catálogo de cursos de la universidad, el equipo del Servicio de TI de SNC usó Apps Script a fin de crear un código personalizado de Google Workspace que recopilara descripciones de cursos de Formularios de Google y transmitiera la información a Documentos de Google y Hojas de Cálculo de Google. Esta aplicación agiliza el proceso de aprobación de cambios y cursos nuevos de modo tal que las personas encargadas de la aprobación y los docentes sepan en qué parte del proceso se encuentra su trabajo. Con la ayuda de alumnos trabajadores, Hommerding ahora está probando App Maker para estos procesos como parte de un Programa de Acceso Anticipado (EAP), el programa de pruebas piloto de productos de Google que invita a usuarios como Ben a probar productos y hacer comentarios al respecto antes de que se lancen al público general. Los comentarios provenientes de estos EAP se usan para mejorar los productos y adaptarlos a las necesidades de los usuarios.

Una vez que Hommerding creó el código personalizado de Google Workspace, los administradores crearon el catálogo con Documentos. El nuevo proceso eliminó los intercambios de correos electrónicos y las correcciones de errores que alargaban la creación del catálogo. "El equipo para el que desarrollamos este proceso quedó muy contento", manifiesta Hommerding.

Formularios de Google también ayuda a los administradores a reunir información con rapidez y precisión, en particular dentro del Centro Sturzl para el Servicio Comunitario y el Aprendizaje de la universidad, que promueve el compromiso con la comunidad.

"Administramos muchos eventos de servicio únicos y, antes de usar Formularios de Google, el registro era un proceso engorroso", dice Susan Angoli, Coordinadora de Participación Comunitaria. El año pasado, el Centro Sturzl modificó el proceso de registro para su Día de Servicio en Honor a Martin Luther King a fin de que fuera más fácil de usar. Angoli usó el complemento Choice Eliminator para Formularios de Google, que quita las opciones de voluntariado una vez que se han registrado suficientes alumnos para un horario o lugar en particular.

El equipo de Servicios de TI de SNC también usa Google Workspace y App Maker para agilizar el proceso de registro y aprobación para el bar tecnológico de la universidad, un nuevo servicio que proporciona capacitación en tecnología y solución de problemas para los alumnos y el personal. Para algunos proyectos de clase de St. Norbert, los alumnos deben asistir a talleres de ese bar a fin de demostrar que se capacitaron en ciertas habilidades, como la creación de blogs y videos.

Con App Maker, Hommerding creó una aplicación personalizada para permitir que los instructores del bar tecnológico envíen un "recibo" al personal docente que demuestre que los alumnos completaron la capacitación. Además, la aplicación permite que los alumnos califiquen a los instructores del bar tecnológico. Hommerding planea agregar un sistema de programación de citas para este bar. Por ahora, las reuniones se programan usando la función de horarios disponibles del Calendario de Google.

Preparación para el futuro

Al adoptar Google Workspace, St. Norbert College se prepara para un futuro donde la colaboración y el acceso son requisitos, no simples opciones que "sería bueno tener", comenta Hommerding. Eso incluye reducir la dependencia en servidores y herramientas que los equipos de TI deben mantener. "Hace poco tuvimos un corte de energía en el campus", explica. "Pero, de todos modos, pudimos enviar correos electrónicos y documentos desde nuestros teléfonos o mediante hotspots, algo que no podríamos haber hecho con nuestro sistema de correo electrónico anterior".

Preparar a los alumnos para el futuro también significa elegir herramientas que ya estén usando, de modo que el tiempo de aprendizaje para usar la tecnología sea mínimo. "Nuestros datos muestran que el 90 por ciento de los alumnos que llegan al campus ya usan productos de Google", dice Hommerding. Cuando los profesores usan Google Workspace para compartir recursos de clase y programar reuniones en línea, saben que los alumnos se adaptarán rápidamente al entorno de aprendizaje colaborativo.

La Oficina de Efectividad Institucional de la universidad está probando BigQuery (que forma parte de Google Cloud) para analizar datos sobre los trabajos y los títulos de posgrado que consiguen los alumnos, con el objetivo de determinar cómo los prepara la universidad para sus carreras.

Hommerding está considerando la posibilidad de usar otras herramientas de Google Cloud para ayudar al personal a mejorar las tareas de compartir datos de investigación y analizar el rendimiento de la universidad.

"Cuando elegimos Google, nos aseguramos de poder ofrecer las funciones que necesitan nuestros alumnos este año y en el futuro", afirma Hommerding. "Si los profesores pueden trabajar más estrechamente con los alumnos y el personal administrativo puede brindar un mejor servicio en nuestro campus, podemos diferenciarnos como universidad en un mercado competitivo".