Para las instituciones educativas pequeñas, como Central Wyoming College (CWC), mejorar la experiencia de los alumnos es fundamental para mantener la cantidad de inscripciones. Los alumnos actuales quieren y necesitan obtener acceso a herramientas flexibles para trabajar con sus compañeros de clase y comunicarse con los profesores. "Tenemos que proporcionar la misma cantidad de servicios que otras instituciones más grandes, como apps que funcionen en los dispositivos móviles", afirma John Wood, director de TI de Central Wyoming College. "Sin embargo, los costos deben permanecer fijos. No podemos duplicar el tamaño del departamento de TI ni nuestro presupuesto, por lo que un modelo basado en la nube resulta adecuado".

Las herramientas basadas en la nube también pueden ser una solución para los desafíos particulares que afrontan las instituciones de educación superior en áreas rurales, donde los alumnos, el cuerpo docente y el personal recorren largas distancias para llegar a los centros educativos. Los 2,000 alumnos de CWC se dividen en cuatro campus, como también en sitios naturales remotos para el programa de Educación al aire libre. "A nuestros alumnos les cuesta mucho reunirse en persona", afirma Wood.

Al mismo tiempo, a los alumnos se los alienta a trabajar en equipos. "La colaboración entre los alumnos es mucho más habitual que hace varios años", comenta Wood. Los profesores asignan proyectos a diferentes grupos de alumnos y no a alumnos individuales. Cabe destacar que la colaboración también se convirtió en la norma para el personal. "No recuerdo la última vez que trabajé en un proyecto solo", agrega Wood.

Acceso al correo electrónico y los documentos fuera del campus sin "sneakernet"

Los sistemas de correo electrónico y de almacenamiento de archivos existentes de CWC no les ofrecían a los alumnos y al personal la flexibilidad necesaria para decidir dónde y cómo trabajar. Tenían que ir al campus para acceder al correo electrónico y los documentos almacenados. Las personas que necesitaban transportar archivos desde la escuela hasta sus casas utilizaban estrategias de "sneakernet", como memorias USB o discos duros externos. Además de suponer problemas de seguridad, como la exposición de las redes a diferentes virus, el proceso podía crear varias versiones de documentos clave.

Wood creía que la nube y la rentabilidad eran los dos ingredientes clave para obtener herramientas actualizadas de correo electrónico, almacenamiento y productividad a las que se pudiera acceder desde cualquier lugar. Primero se abordó el tema del correo electrónico, y Gmail reemplazó el sistema de correo electrónico que CWC tenía en el campus. Además del hecho de que las herramientas de Google Workspace for Education están disponibles sin costo para las instituciones educativas, Wood descubrió que su departamento de TI también logró ahorrar tiempo y dinero.

"El sistema de correo electrónico que teníamos en las instalaciones requería más personal y más servidores que debíamos mantener", recuerda Wood. "Con Gmail, aprovisionamos las cuentas nuevas y eso es todo. Dejamos que Google se encargue de detectar y separar el spam, que solía ser un problema interminable para el equipo de TI. Para un departamento de TI pequeño", agrega Wood, "poder deshacernos de esas tareas es un regalo divino".

Incorporamos la colaboración en la planificación del presupuesto

Cuando los alumnos y el personal comenzaron a usar otras herramientas de Google Workspace, como Google Meet y Hojas de cálculo de Google, descubrieron nuevas formas de trabajar juntos incluso aunque no estuvieran en la misma aula, biblioteca o sala de conferencias. Los profesores y el personal pueden optar por trabajar de forma remota cada vez que lo necesitan y, así, reducir los extensos viajes hasta los campus de CWC. "La colaboración ahora puede llevarse a cabo de otras maneras", afirma Wood. "Los Meet se están volviendo populares, ya que los alumnos pueden usarlos para verse cara a cara cuando no se encuentran en el campus".

Con Google Workspace, los alumnos tienen todas las herramientas que necesitan para crear artículos académicos o compartir investigaciones con los compañeros de clase. "No es necesario que se preocupen por comprar una versión para alumnos de Microsoft Office", indica Wood. "Es tan beneficioso para ellos como para nosotros. Por mi parte, no tengo que preocuparme por que las personas instalen software externo ni por que lo instalen de forma incorrecta".

Incluso las hojas de cálculo del presupuesto se están volviendo colaborativas. Los administradores solían intercambiar hojas de cálculo para solicitar actualizaciones y aprobaciones, lo que incrementaba la cantidad de errores y los cambios realizados por personas que no estaban autorizadas para actualizar los presupuestos. Actualmente, Woods y los líderes de otros departamentos pueden crear un solo archivo de Hojas de cálculo de Google y agregar los permisos de usuario celda por celda.

"Es una gran herramienta. Es mucho mejor que intercambiar correos electrónicos o informes en papel", comenta Wood. "Las personas simplemente no pueden anular los datos de las celdas si no tienen permiso para hacerlo".

Con los permisos de propiedad de los alumnos y el personal, todos pueden controlar quiénes comparten sus trabajos. "Antes había que depender de los administradores de TI para compartir documentos y carpetas", comenta Wood. "Ahora, los usuarios pueden tomar sus propias decisiones".

Con las herramientas basadas en la nube disponibles sin cargo, CWC puede ofrecer una mejor experiencia de aprendizaje a sus alumnos sin incrementar los costos. “Incluso las herramientas simples nos ayudan a reducir los costos y ahorrar tiempo”, afirma Wood. “Por ejemplo, con respecto a las solicitudes de viaje, antes teníamos que llevar y traer formularios en papel, pero ahora creamos un formulario de Google compartido para que todos puedan revisarlo”.

Dado que la colaboración se ha vuelto una pieza fundamental del mundo de la enseñanza y el trabajo, Wood prevé beneficios a largo plazo para los alumnos que adopten Google Workspace antes de iniciar sus carreras. "Los comentarios y las sugerencias que comparten los alumnos los ayudan a trabajar juntos de forma más efectiva", afirma Wood. "Del mismo modo, desarrollan las habilidades interpersonales que necesitarán para colaborar en el lugar de trabajo".