세인트 노버트 대학에서는 유연하지 않은 이메일 시스템과 비효율적인 절차로 인해 커뮤니케이션 및 정보 공유가 지연되는 문제를 겪고 있었습니다. 하지만 Google Workspace로 전환하고 맞춤 애플리케이션을 만든 후에는, 학생들은 어느 기기에서나 수업 과제 및 이메일에 액세스하고, 직원들은 시간을 절약하며 오류를 줄일 수 있게 되었습니다.
세인트 노버트 대학교(SNC)의 학생과 교직원은, 학생 수가 적다 해도 종이 문서를 기반으로 한 절차와 기존 이메일 및 생산성 도구로는 학과 간 협업이 제대로 이루어지지 않는다는 사실을 깨닫게 되었습니다. 교육 기술자 벤 호머딩씨와 같은 기술 혁신가들은 클라우드 기반 도구를 사용하면 학생과 교수가 더 간편하게 공동작업을 하며, 더 정확하고 신속하게 정보를 공유할 수 있을 것이라는 가능성을 보았습니다.
호머딩씨는 “Google로 전환하기 전에는 사이트에 호스팅되는 자체 이메일 시스템을 사용했으며 모든 파일을 서버에 저장했습니다. 하지만 공동작업이 별로 이루어지지 않았습니다. 문서를 이메일로 여러 번 주고받았기 때문에 정보가 여러 위치에 분산되었습니다.”라고 말합니다. 관리자가 문서 형태로 강의 소개 자료를 수집하고 업데이트하는 과정은 지연과 오류가 발생하는 번거로운 작업이었습니다.
"우리 학교에서는 학생들에게 현재뿐 아니라 다가올 미래에 필요할 기능을 제공하기 위해 Google을 선택했습니다."
Ben Hommerding, 교육 기술자, 세인트 노버트 대학교
호머딩 씨는 "학교 전체에 문서를 공유할 수 있는 방법과 같은 Google Workspace의 작동 방식을 알고 나서 모두들 유용하고 신기한 기능에 매우 흡족해했습니다."라고 말하며 "교수들은 Google Docs를 사용하여 학생들이 진행 중인 작업에 대해 의견을 제시하고 '학생들과 실시간으로 대화'할 수도 있다는 것을 알게 되었습니다"라고 덧붙였습니다.
또한 교수들은 Google 드라이브를 사용하여 수업에 필요한 문서들을 저장하기 시작했습니다. 호머딩씨는 “과거에는 캠퍼스 밖이나 집에서 문서를 다운로드하는 것 자체가 어려운 경우도 있었습니다. 이제는 어디서나 모든 데이터에 액세스할 수 있습니다."라고 말합니다.
'어디서나 모든 데이터에 액세스'라는 개념은 교사의 데스크톱 컴퓨터를 노트북으로 교체하는 등 학생과 교사를 위한 SNC의 새로운 'BYOD(Bring Your Own Device)' 프로그램과 맥을 같이하는 개념입니다. 호머딩씨는 "BYOD 정책으로 전환하려면 사용자가 사용하는 기기 종류에 상관없이 Google Workspace를 통해 콘텐츠를 공유할 수 있는 전략이 필요합니다. 이러한 이유로 우리에게 Google이 적합하다고 생각했습니다."라고 말합니다.
파일의 소유권이 개인이 아니라 그룹에 속하는 Google 팀 드라이브에서는 관리 문서용 공유 저장공간을 제공합니다. 따라서 파일이 학생 드라이브에 저장되지 않으므로 관리팀에서 학생 채용 관련 사항을 더욱 쉽게 관리할 수 있습니다.
수강 신청 편람 업데이트 업무를 개선하기 위해, SNC ITS팀은 Apps Script를 사용하여 Google 설문지에서 강의 소개 자료를 수집하여 Google 문서 및 Google 스프레드시트에 제공하는 맞춤 Google Workspace 코드를 만들었습니다. 이로써, 변경사항 및 신설 강의에 대한 승인 절차를 간소화하여 승인자와 교수진 모두가 승인 과정 진행 상황을 파악할 수 있게 되었습니다. 호머딩씨는 근로 학생의 도움을 받아 EAP(Early Access Program)의 일부로 이러한 절차에 대해 App Maker를 테스트하고 있습니다. EAP는 Google의 제품 파일럿 프로그램으로, 제품 전격 출시 전에 호머딩씨와 같은 사용자에게 제품을 테스트하고 의견을 제공하도록 초대하는 프로그램입니다. 이러한 EAP에 대한 의견은 제품을 사용자 요구에 맞게 개선하고 조정하는 데 사용됩니다.
호머딩씨가 맞춤 Google Workspace 코드를 생성한 후, 관리자들이 문서를 사용해 카탈로그를 만들었습니다. 새로운 절차 덕분에 이메일을 주고받거나 오류 수정으로 인해 카탈로그 작성이 지연되는 일이 없어졌습니다. “카탈로그 작성팀에서는 제공된 절차에 대해 무척 만족해했습니다.”라고 호머딩씨는 말합니다.
또한 관리자는 Google 설문지를 사용하여, 특히 커뮤니티 서비스 및 학습을 위한 Sturzl 센터(Sturzl Center for Community Service & Learning) 내에서 신속하고 정확하게 정보를 수집할 수 있어, 커뮤니티 참여도가 제고됩니다.
커뮤니티 지원 담당자인 수잔 앙골리씨는 “저희 부서에서는 일회성 서비스 이벤트를 많이 관리하는데, Google 설문지를 사용하기 전에는 등록 절차가 매우 번거로운 일이었습니다."라고 말합니다. 작년에 Sturzl Center에서 사용자 친화도를 높이기 위해 마틴루터킹 기념일 행사에 대한 등록 절차를 검토했습니다. 앙골리씨는 Google 설문지의 Choice Eliminator 부가기능을 사용하여, 특정 현장 또는 시간에 충분한 수의 학생들이 등록된 경우 자원봉사 옵션이 삭제되도록 하였습니다.
SNC ITS팀은, 학생 및 교직원에게 기술 교육을 제공하고 문제해결을 지원하는 새로운 서비스인 Tech Bar에도 Google Workspace 및 App Maker를 사용하여 체크인 및 승인 절차를 간소화했습니다. 세인트 노버트 대학의 일부 수업 프로젝트의 경우, 학생들은 Tech Bar 워크숍에 참석하여 블로그 및 동영상 제작과 같은 특정 기술에 대한 교육 이수를 증명해야 합니다.
호머딩씨는 App Maker를 사용하여, Tech Bar 강사가 교수진에게 '수료증'을 보내 학생이 교육을 수료했음을 보여주는 맞춤형 애플리케이션을 개발했습니다. 또한 이 앱을 이용해 학생들은 Tech Bar 강사를 평가할 수 있습니다. 호머딩씨는 약속 예약 시스템을 Tech Bar에 추가할 계획입니다. 현재는 Google 캘린더의 약속 시간대 기능을 사용하여 회의를 예약하고 있습니다.
세인트 노버트 대학교는 Google Workspace를 도입함으로써, 공동작업과 액세스가 '있으면 좋은' 옵션이 아니라 필수 옵션이 될 미래에 대비하고 있다고 호머딩씨는 말합니다. 여기에는 IT팀의 유지관리가 필요한 서버와 도구에 대한 의존도를 줄이는 것도 포함됩니다. 호머딩씨는 "최근 학교에 정전이 발생했었는데, 휴대전화나 핫스팟을 이용해 이메일과 문서를 보낼 수 있었습니다. 기존의 이메일 시스템에서는 불가능했던 일입니다."라고 설명합니다.
또한 미래를 준비한다는 것은 학생들이 이미 사용하고 있는 도구를 선택해 기술 습득 시간을 최소화한다는 것을 의미합니다. 호머딩씨는 “데이터에 따르면 입학 전 학생들의 90%가 이미 Google 제품을 사용 중인 것으로 나타났습니다."라고 말합니다. 교수들은 Google Workspace를 사용하여 수업 리소스를 공유하고 온라인 회의를 예약하면 학생들이 공동작업 학습 환경에 빠르게 적응한다는 것을 압니다.
교내 기관 평가 연구소(Office of Institutional Effectiveness)에서는 학교에서 학생들의 취업 준비를 얼마나 잘 지원하고 있는지 파악하기 위해, Google Cloud에 포함된 BigQuery를 테스트하여 학생들의 취업 및 석사 이상의 학위 취득에 대한 데이터를 처리하고 있습니다.
호머딩씨는 직원들이 효과적으로 연구 데이터를 공유하고 교육 성과를 분석할 수 있도록 다른 Google Cloud 도구들도 사용하려는 계획을 가지고 있습니다.
호머딩씨는 “우리 학교에서 Google을 선택하면서, 학생들에게 현재뿐 아니라 다가올 미래에 필요할 기능을 Google에서 제공할 수 있을지에 대한 확인 과정을 거쳤습니다. 교수들이 학생들과 더욱 긴밀하게 작업하고 교직원들이 학교 업무를 보다 효과적으로 처리할 수 있다면, 경쟁이 치열한 학계에서 두각을 나타낼 수 있을 것입니다."라고 말합니다.
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