센트럴 와이오밍 대학교(CWC)과 같은 소규모 교육 기관에서는 학생 환경을 개선하는 것이 학생 등록률을 유지하는 데 매우 중요합니다. 오늘날 학생들은 학교 친구와 공동작업하고 교사와 커뮤니케이션할 수 있는 확장 가능한 도구의 사용을 원하고 필요로 합니다. “규모가 큰 대학에서 제공하는 서비스, 예를 들면 휴대기기에서 작동하는 애플리케이션과 같은 다양한 서비스를 이제 우리 학교에서도 제공해야 합니다." 센트럴 와이오밍 대학의 CIO인 존 우드씨는 이렇게 말합니다. "단, 비용은 고정적이어야 합니다. IT 부서의 규모를 두 배로 확장하거나 예산을 두 배로 증액할 수는 없기 때문에 클라우드 기반 모델이 가장 적합할 것이라고 확신할 수 있었죠.”

또한 먼 거리를 통학해야 하는 학생, 교수, 교직원이 시골 지역 커뮤니티 칼리지에서 겪고 있는 특별한 고충을 클라우드 기반 도구를 사용하여 해결할 수 있었습니다. 이 학교에 재학 중인 학생 2,000명은 네 곳의 캠퍼스뿐 아니라 야외 교육 프로그램을 위해 마련된 외딴 교육 현장에 두루 분산되어 공부하고 있습니다. “학생들이 다같이 직접 만나 작업하기에는 무척 어려운 환경이지요.” 우드씨는 말합니다.

이와 동시에 학생들이 팀으로 작업하는 일이 많아지고 있습니다. “학생들 간의 공동작업이 몇 년 전에 비해 훨씬 많이 이루어지고 있습니다.” 우드씨는 이렇게 말합니다. 이제 교수는 한 명의 학생이 아니라 여러 학생으로 이루어진 그룹에 프로젝트를 할당합니다. 공동작업은 교직원 사이에서도 보편화되고 있습니다. 언제 마지막으로 혼자 프로젝트를 진행했었는지 기억도 나지 않아요."라고 덧붙입니다.

'스니커넷' 없이 캠퍼스 밖에서 이메일 및 문서에 액세스

CWC의 기존 이메일 및 파일 저장 시스템은 학생과 교직원이 작업하는 장소와 방식에 있어 유연하게 사용하기 어려웠습니다. 이메일과 저장된 문서에 액세스하려면 캠퍼스에 있어야 했습니다. 학교에서 집으로 파일을 전송해야 하는 경우에는 USB 드라이브나 외장 하드 드라이브 같은 '스니커넷' 방식을 사용했습니다. 이에 따라 네트워크가 바이러스에 노출되는 등의 보안 문제가 발생할 뿐만 아니라 이 과정에서 중요한 문서가 여러 번 복사될 가능성이 있었습니다.

그는 클라우드 및 비용 효율성이 어디서나 액세스할 수 있는 업데이트된 이메일, 저장용량, 생산성 도구의 두 가지 핵심 요소라고 생각했습니다. CWC에서 해결할 우선 과제였던 캠퍼스 내 이메일 시스템을 Gmail로 교체했습니다. Google Workspace for Education 도구를 학교에서 무료로 사용할 수 있다는 사실 외에도, 우드는 IT 부서의 비용과 시간이 절약되었다는 점을 알게 되었습니다.

“온프레미스 이메일을 관리하려면 더 많은 교직원과 더 많은 서버가 필요했습니다.” 우드씨는 이렇게 말합니다. “Gmail을 사용해 새로운 계정을 프로비저닝하기만 하면 됩니다. IT 부서에서 골머리를 썩었던 스팸 분류 작업은 Google에서 처리하도록 맡겼습니다.” 우드씨의 말에 따르면 소규모 IT 부서의 경우 이러한 작업을 더 이상 처리하지 않아도 된다는 사실은 '하늘이 준 선물'과도 같다고 합니다.

공동작업으로 예산 계획 수립

학생과 교직원이 Google 스프레드시트, 행아웃과 같은 Google Workspace 도구를 사용하기 시작하면서 같은 교실, 도서관, 회의실에 모이지 않아도 함께 작업할 수 있는 새로운 방법을 찾았습니다. 교수와 교직원은 필요에 따라 원격 근무를 선택하여 CWC 캠퍼스를 오가는 데 걸리는 긴 통근 시간을 줄일 수 있습니다. “이제 공동작업하는 방식이 달라졌어요.” 우드씨는 이렇게 말합니다. “학생들이 캠퍼스에 나오지 않아도 행아웃을 사용하여 얼굴을 마주할 수 있기에 갈수록 행아웃의 인기가 높아지고 있습니다.”

Google Workspace를 도입함으로써 학생들은 학술 논문을 작성하거나 학교 친구와 연구를 공유하는 데 필요한 모든 도구를 갖추게 되었습니다. “학생들은 Microsoft Office 학생용 버전을 구입해야 할지 걱정할 필요가 없습니다.” 우드씨는 이렇게 말합니다. “Google Workspace는 학교와 학생 모두에게 매우 유용한 제품입니다. 이제는 사용자가 외부 소프트웨어를 설치하거나 잘못 설치할까 걱정하지 않아도 됩니다.”

요즘은 예산 스프레드시트까지도 공동작업으로 진행하는 추세입니다. 지금까지는 관리자가 업데이트 및 승인을 받기 위해 스프레드시트를 이메일로 주고받았습니다. 이로 인해 갈수록 오류가 늘어나거나 예산 업데이트 권한이 없는 사람이 예산을 변경하는 일이 발생하기도 했습니다. 이제 우드씨와 다른 부서 담당자들은 Google 스프레드시트에서 단일 스프레드시트를 만들고 셀별로 사용자 권한을 추가할 수 있게 되었습니다.

“종이나 이메일을 주고받는 것보다 훨씬 강력한 도구였습니다.” 우드씨는 말합니다. “권한이 없는 사용자는 셀의 데이터를 덮어쓸 수 없습니다.”

학생과 교직원은 '소유' 권한을 통해 작업을 공유할 사용자를 관리할 수 있습니다. 우드씨는 이렇게 말합니다. “예전에는 문서와 폴더를 공유하려면 IT 관리자에게 의존해야 했지만 이제는 사용자가 결정할 수 있습니다.”

CWC는 무료로 제공되는 클라우드 기반 도구를 통해 추가 비용 없이 학생에게 더 나은 학습 환경을 제공하고 있습니다. “단순한 도구 사용만으로도 비용을 줄이고 시간을 절약할 수 있습니다.” 우드 씨는 전합니다. “예를 들어 지금까지는 여행 신청 등을 할 때 종이로 된 양식을 주고받곤 했지만 이제는 공유 Google 양식을 만들어 모두가 검토할 수 있게 되었습니다."

우드씨는 공동작업이 교육과 업무에서 빼놓을 수 없는 요소가 되어가는 상황에서 학생이 취업 전에 Google Workspace를 접하는 것이 장기적으로 도움이 되리라 생각합니다. 그는 “학생들이 나누는 의견과 제안은 함께 일하는 역량을 기르는 데 도움이 됩니다.”라고 말합니다. “그뿐만 아니라 직장에서 공동작업을 하는 데 필요할 소프트 스킬도 쌓을 수 있습니다."