セントラル ワイオミング カレッジ（CWC）のような小規模の教育機関が在籍学生数を維持するためには、より充実した学びの体験を学生に提供することが重要です。今日の学生にとっては、学生同士のコラボレーションや講師とのコミュニケーションを可能にする柔軟なツールが必要不可欠です。「本校でも、モバイル端末に対応するアプリケーションなど、大規模な大学と同程度のサービスを提供する必要があります」と話すのは、CWC の CIO である John Wood 氏。「しかし、コストは一定でなければならず、IT 部門の規模や予算を 2 倍に増やすわけにはいきません。ですから、クラウドベース モデルが適していると考えたのです。」

クラウドベースのツールは、学生や教職員が遠隔地から通う、地方のコミュニティ カレッジ独自の課題にも対応します。CWC の 2,000 人の学生は、4 つのキャンパスと野外教育プログラム用の人里離れた施設に散らばっているため、学生たちが実際に集まるのは非常に困難だと Wood 氏は述べています。

同時に、カレッジで推進されているプロジェクトは、学生ごとでなくグループごとに割り当てられるため、学生同士のコラボレーションが数年前と比べてはるかに広まっています。また、教職員の間でもコラボレーションが当たり前のことになっており、Wood 氏は「最後に単独でプロジェクトに取り組んだのがいつのことだったか思い出せないほどです」と語っています。

「スニーカーネット」なしでキャンパス外からのメールやドキュメントへのアクセスを実現

CWC の既存のメールとファイルのストレージ システムは、作業を行える場所やその方法という点で柔軟性に欠けていました。たとえば、学生や教職員によるメールへのアクセスやドキュメントの保存はキャンパスで行う必要がありました。また、学内から自宅へファイルを持ち運ぶ必要がある場合は、USB ドライブや外付けハードドライブなどを使う「スニーカーネット」方式に頼らざるを得ませんでした。このような方法では、ネットワークをウィルスにさらすなどのセキュリティ上の問題があるだけでなく、重要なドキュメントに複数の版が作成される可能性もありました。

Wood 氏は、どこからでもアクセスできる新しいメールシステム、ストレージ、生産性向上ツールを選択するうえで決め手となるのはクラウドと費用対効果の 2 つであると考えました。そこでまずメールシステムに着手し、CWC の校内運用型メールシステムを Gmail に変えました。Google Workspace for Education ツールはもともと教育機関に料金なしで提供されていますが、この変更によって IT 部門にかかる費用と時間も削減されました。

「校内運用型のメールシステムは、人員も管理するサーバーもたくさん必要でした」と語る Wood 氏。「しかし Gmail の設定は、新しいアカウントを割り当てるだけでほぼ完了です。以前は IT チームにとって終わりのない問題だった迷惑メールの振り分けも、Google に任せられるようになりました。」小規模な IT 部門にとって、こうした作業を除外できたことは思わぬメリットでした。

予算計画にもコラボレーションを

Google スプレッドシートやハングアウトなどの他の Google Workspace ツールも使い始めた学生や教職員は、同じ部屋にいなくても共同作業ができることを知りました。教授や職員は、必要に応じて遠隔勤務を行うことで、CWC のキャンパスまでの長距離通勤を減らせるようになりました。また、コラボレーションの手段が増えた、と語る Wood 氏によると、学生たちがキャンパスにいないときでも、お互いの顔を見ながらやり取りできるハングアウトはとても好評だそうです。

Google Workspace には、論文の作成やクラスメートとの研究成果の共有などに必要なあらゆるツールが揃っています。Wood 氏は次のように述べています。「学生は、学生向けの Microsoft Office を購入する必要がなくなり、我々は、外部のソフトウェアがインストールされたり、間違った方法でインストールされたりするのを心配する必要がなくなりました。これは学生にとっても我々にとっても大きなメリットです。」

予算スプレッドシートの作成でも、コラボレーション効果が出ています。以前は、更新や承認が必要になるたびに、管理者がメールでスプレッドシートを何度もやり取りする必要がありました。そのため、間違いが増えたり、予算の変更を許可されていない人が変更を加えてしまったりすることがありましたが、現在では Wood 氏や他部門の責任者が Google スプレッドシートで 1 つのファイルを作成し、セルごとにユーザー権限を追加しています。

「Google スプレッドシートは効果的なツールで、印刷した用紙を回覧したり、ファイルをメールで送り合ったりするよりもはるかに便利です。権限のない人がセル内のデータを上書きすることもできません」と Wood 氏は語っています。

学生や教職員は「オーナー権限」の機能を利用することで、ファイルを共有できるユーザーを管理することができます。Wood 氏は次のように述べています。「以前は、ファイルやフォルダの共有は IT 管理者が管理していたのですが、現在ではユーザーが自分たちで決められるようになりました。」

料金のかからないクラウドベースのツールにより、CWC はコストを増やすことなく、学生の学習環境を改善することができました。「シンプルなツールなのに、費用と時間を節約するのに役立っています」と語る Wood 氏。「たとえば、出張申請書などの場合、以前は用紙を何度もやり取りする必要があったのですが、現在では Google フォームでファイルを 1 つ作成して共有すれば、関係者全員が確認できるようになっています。」

Wood 氏は、教育の場でも職場においてもコラボレーションが不可欠となった現代では、学生が就職前に Google Workspace を活用することに長期的なメリットがあると考えています。「学生たちは、意見や提案を共有し合うことで、効果的に共同作業を行う力を付けています。それと同様に重要なのは、職場でのコラボレーションに必要なソフトスキルも身に付けられることです。」