Le St. Norbert College (SNC) a beau compter un effectif en étudiants réduit, les étudiants et le personnel trouvaient que les processus papier ainsi que les outils et la messagerie qu'ils utilisaient alors ralentissaient la collaboration entre départements. Les responsables technologiques, comme le spécialiste en technologies éducatives Ben Hommerding, ont alors entrevu le potentiel des outils cloud pour faciliter la collaboration et accélérer le partage d'informations entre étudiants et enseignants.

"Avant d'opter pour Google, notre système de messagerie était hébergé sur site, et nous stockions tous nos fichiers sur nos serveurs", indique Ben Hommerding. "Mais la collaboration laissait à désirer. L'échange de documents se faisait dans le cadre d'envois incessants d'e-mails, et les informations restaient bloquées en de nombreux endroits." Les administrateurs récupéraient et mettaient à jour les descriptions de cours dans des formulaires papier, un processus fastidieux qui entraînait retards et erreurs.

Stockage de tous les documents et accès en tout lieu

"Lorsque les utilisateurs ont compris le fonctionnement de Google Workspace, notamment le partage de documents avec tout le campus, les réactions ont été étonnantes", déclare Ben Hommerding. "Les professeurs ont découvert qu'ils pouvaient, via Google Docs, ajouter des commentaires sur les devoirs des étudiants en cours, contribuant à nouer un 'véritable dialogue avec les étudiants'."

Les enseignants ont commencé à stocker les supports de leurs cours dans Google Drive. "Auparavant, nous aurions eu des difficultés à télécharger des documents hors du campus ou depuis chez soi", explique Ben Hommerding. "Aujourd'hui, nous y avons accès où que nous soyons."

Cette idée d'accès permanent faisait partie intégrante du nouveau programme BYOD (Bring Your Own Device) mis en place par l'université pour les étudiants et les enseignants, tout comme le remplacement des ordinateurs de bureau de ces derniers par des PC portables. "Toute transition vers une politique BYOD impliquait de rendre possible le partage de contenus via Google Workspace, quel que soit l'appareil utilisé", indique Ben Hommerding. "C'est la raison pour laquelle nous avons opté pour la solution Google."

Grâce aux Drive d'équipe Google, qui permettent de gérer les fichiers au niveau du groupe plutôt qu'au niveau d'un membre donné, les administrateurs disposaient d'un espace de stockage partagé pour leurs documents. Ils pouvaient ainsi gérer plus facilement les admissions des nouveaux étudiants, car les fichiers n'étaient pas stockés dans le Drive des étudiants.

Gain de temps et de précision dans les processus administratifs courants

Pour optimiser la mise à jour du catalogue de cours de l'université, l'équipe des services informatiques du SNC a utilisé Apps Script pour créer le code Google Workspace personnalisé qui permettrait de transférer les descriptions de cours depuis Google Forms vers Google Docs et Google Sheets. Cette application simplifie le processus d'approbation des modifications et des nouveaux cours, de sorte qu'approbateurs et enseignants savent où ils en sont dans le processus. Avec l'aide d'étudiants, Ben Hommerding teste actuellement l'utilisation d'App Maker pour gérer ces processus dans le cadre d'un programme d'accès anticipé (EAP), un programme pilote Google qui invite des utilisateurs tels que Ben Hommerding à tester et à donner leur avis sur des produits avant leur lancement. Les commentaires collectés au cours de ces programmes EAP permettent d'améliorer les produits et de les adapter aux besoins des utilisateurs.

Après que Ben Hommerding a créé le code Google Workspace personnalisé, les administrateurs ont généré le catalogue via Docs. Ce nouveau processus a permis d'éliminer les échanges incessants d'e-mails et les corrections d'erreur qui allongeaient le délai nécessaire à la création du catalogue. "L'équipe pour laquelle nous avions mis en place ce processus était aux anges", déclare Ben Hommerding.

Google Forms permet également aux administrateurs de collecter rapidement et avec précision les informations, en particulier au sein du Sturzl Center for Community Service & Learning, un centre qui favorise les interactions dans l'établissement.

"Nous organisons de nombreux événements ponctuels, et avant Google Forms, l'inscription était un processus particulièrement fastidieux", indique Susan Angoli, la coordinatrice des événements. L'année dernière, le Sturzl Center a repensé le processus d'inscription à l'occasion du Martin Luther King Day of Service, afin de le rendre plus convivial. Pour cela, Susan Angoli a fait appel au module complémentaire Choice Eliminator de Google Forms, afin que les choix relatifs aux options de bénévolat puissent être supprimés dès qu'un site ou un créneau particulier compte suffisamment d'inscriptions.

L'équipe des services informatiques du SNC utilise également Google Workspace et App Maker pour simplifier le processus d'inscription et d'approbation du Tech Bar, un nouveau service de formation en outils technologiques et d'assistance destiné aux étudiants et au personnel. Dans le cadre de certains projets de cours, les étudiants doivent participer à des ateliers Tech Bar afin d'attester de certaines compétences, comme la création de blogs ou de vidéos.

Avec App Maker, Ben Hommerding a conçu une application personnalisée qui permet aux formateurs de Tech Bar d'envoyer aux enseignants un "reçu" attestant de la formation des étudiants. En outre, l'application donne la possibilité aux étudiants de noter les formateurs de Tech Bar. Ben Hommerding envisage également d'y ajouter un système de planification des rendez-vous. Pour l'heure, les réunions sont planifiées à l'aide de la fonctionnalité Rendez-vous de Google Agenda.

Préparer l'avenir

"En adoptant Google Workspace, le St. Norbert College prépare le futur, un futur où la collaboration et l'accès seront indispensables, et non juste de simples 'bonus'", affirme Ben Hommerding. Cela suppose de réduire la dépendance à des serveurs et des outils requérant une maintenance. "Lors d'une récente coupure de courant qui a touché notre campus", explique-t-il, "nous avons pu continuer à envoyer des e-mails et des documents via nos téléphones ou les points d'accès, ce que nous n'aurions pas pu faire avec notre ancien système de messagerie".

Préparer l'avenir, c'est aussi choisir les outils avec lesquels les étudiants sont déjà familiarisés, afin de réduire le délai d'adaptation au minimum. "D'après nos informations, 90 %% des nouveaux étudiants utilisent déjà les produits Google", indique Ben Hommerding. En partageant les ressources des cours et en planifiant des conférences en ligne dans Google Workspace, les professeurs savent que les étudiants n'auront aucun mal à s'adapter à l'environnement d'apprentissage collaboratif.

Le bureau de l'efficacité institutionnelle de l'université teste actuellement le service BigQuery, intégré à Google Cloud Platform. BigQuery est chargé de traiter les données relatives aux emplois que trouvent les étudiants à la sortie de l'école en fonction des diplômes supérieurs qu'ils obtiennent. Objectif : déterminer si l'université prépare suffisamment bien ses étudiants à la vie active.

Ben Hommerding envisage d'utiliser d'autres outils Google Cloud Platform pour faciliter le partage des données de recherche et l'analyse des performances de l'établissement.

"En choisissant la solution Google, nous voulions nous assurer de fournir à nos étudiants les fonctionnalités dont ils auraient besoin pour l'année en cours, mais aussi pour toutes les suivantes", explique Ben Hommerding. "Avec des enseignants capables de mieux accompagner leurs étudiants et un personnel plus efficace, notre université ne peut que se démarquer sur un marché concurrentiel."