Le Manhattan College améliore ses services informatiques pour faciliter le travail des élèves et des enseignants

Le service informatique du Manhattan College compte 22 employés et dispose d'assez peu de ressources. "Nous sommes un peu touche-à-tout. Nous sommes capables de gérer beaucoup de choses, sans toutefois être des experts dans un domaine en particulier", explique Jake Holmquist, directeur des technologies de l'information au Manhattan College. "Comme notre équipe est principalement constituée d'informaticiens généralistes, il est très difficile pour nous d'optimiser une solution." À cette époque, de nombreux outils étaient hébergés sur site, mais à mesure que les besoins grandissaient, de nouvelles difficultés sont apparues et la facture s'est alourdie.

Passage au cloud

"C'est alors que nous sommes passés au cloud", poursuit Jake Holmquist. "Le cloud a été la meilleure solution à la plupart de nos problèmes." Le Manhattan College utilise les outils Google depuis 2008. En tout premier lieu, l'établissement a choisi de migrer vers Gmail. "Gmail nous a permis de montrer au reste du campus que le cloud fonctionnait parfaitement." Les outils Google inspirent confiance, en plus d'être familiers et faciles d'utilisation. Il était donc logique de continuer de les utiliser. "Grâce aux comptes Google Workspace déjà en place, notre équipe informatique a pu accéder très facilement aux outils Google Cloud, puis déléguer l'accès une fois les services distribués", ajoute-t-il.

Des systèmes "sans données" et redondants, très peu risqués, ont d'abord été déployés. Il s'agissait de systèmes DNS et de sites Web de taille réduite ne contenant aucune information personnelle. Jake Holmquist précise : "Nous sommes ensuite passés à la vitesse supérieure avec le cloud pour y héberger davantage de services destinés aux utilisateurs. Puis nous avons commencé à parler d'environnement 'cloud sécurisé' dans nos communications sur les mises à niveau et les migrations. Le passage au cloud a amélioré les performances, la redondance et la fiabilité des services haute disponibilité. Chose impossible avec une solution hébergée sur le campus."

"Notre travail a consisté à supprimer les obstacles du cloud et à nous familiariser avec un concept que ni l'équipe informatique, ni les utilisateurs ne maîtrisaient. À chaque nouvelle étape, la tâche devenait un peu plus simple."

Au moment de l'adoption des outils Google Cloud, en 2014, la documentation n'était pas très fournie. Depuis, "l'utilisation des outils a été grandement simplifiée, l'interface offre davantage de fonctionnalités et la documentation est de bien meilleure qualité, avec plus d'exemples. Les utilisateurs bénéficient en outre du soutien d'une communauté élargie."

Des efforts qui paient

Une fois l'étape de migration franchie, le défi n° 1 pour le Manhattan College a été les applications grand public, dont la majorité étaient initialement destinées aux centres de données et qui, "d'après notre expérience, ne fonctionnaient pas correctement d'emblée une fois dans le cloud. La difficulté majeure a consisté à configurer ces paramètres la première fois (malgré le manque de documentation) afin d'optimiser les applications de manière à tirer profit des nouvelles possibilités du cloud."

Jake Holmquist souligne néanmoins que leur plus bel exploit à ce jour est justement le fruit de tous ces efforts. Baptisé "Banner 9", le projet de mise à niveau du système précédent a ainsi vu le jour en juillet 2017.

"Le déploiement de ce projet dans notre centre de données aurait exigé des investissements en matériel se chiffrant en centaines de milliers de dollars, que nous n'étions même pas sûrs de pouvoir réaliser et provisionner à temps pour des tests et un lancement à l'été 2017. Nous avons préféré innover et déployer les composants du Banner 9 dans l'outil Compute Engine de Google Cloud Platform . Cela nous a permis d'essayer divers composants pendant les phases d'installation et de tests de la mise à niveau, rapidement et facilement. En cas d'échec d'une instance, nous pouvions la supprimer et recommencer en quelques minutes. L'équipe d'assistance Google nous a aidés à identifier un certain nombre de paramètres liés au VPN site à site (pour que les composants du Banner 9 dans Google Cloud puissent communiquer avec la base de données sur site), au réglage des performances du serveur d'applications, ainsi qu'à la haute disponibilité et au protocole SSL."

L'environnement de production ainsi déployé présente d'"excellentes performances et un niveau de disponibilité impossibles à atteindre avec une infrastructure hébergée sur le campus."

Désormais, le lancement et le provisionnement d'un nouveau système ne demandent que quelques minutes. "Et il est possible de repartir de zéro en supprimant encore plus rapidement le composant affecté", s'enthousiasme Jake Holmquist. "Encore mieux : les services peuvent être lancés au gré des besoins et par davantage de personnes. Vous n'avez plus à attendre qu'un administrateur système les provisionne à votre place."

L'établissement savoure ses progrès et se tourne vers l'avenir

Jake Holmquist s'est surtout efforcé de libérer les informaticiens de la gestion pure du centre de données, pour les impliquer davantage dans des projets pour les utilisateurs. "Nous avons franchi un cap, c'est certain. La proportion de systèmes hébergés dans Google Cloud par rapport au centre de données est désormais supérieure. Les opérations de maintenance des serveurs, de remplacement des composants défaillants et d'application des correctifs ont disparu. Désormais, nous nous attachons à ce que les applications fonctionnent plus efficacement. Cela procure un avantage quantifiable pour l'utilisateur final."

Les utilisateurs du campus jouissent désormais d'un environnement hautement disponible et affichant d'excellentes performances, entre autres. Des avantages que l'établissement n'aurait jamais pu se permettre de leur offrir sans partenaire, surtout compte tenu du manque de ressources à disposition. "Google Cloud nous permet de profiter de ces fonctionnalités sans que nous ayons besoin d'investir des sommes considérables. Le plus souvent, elles font partie du kit de base. La cerise sur le gâteau : cela représente un coût minime comparé à ce que nous aurions dû payer avec des outils sur site et au regard de tout ce qui peut être géré efficacement, avec l'équipe en place."

Le Manhattan College a fait beaucoup de chemin et d'autres projets se profilent encore. En plus de supprimer et remplacer les serveurs du centre de données, l'établissement souhaite aller plus loin pour améliorer la distribution des services dans le cloud.

Jake Holmquist se réjouit d'avoir soulagé les informaticiens. À présent, ils peuvent allouer plus de ressources à l'"amélioration des processus" grâce à l'usage du numérique et exploiter plus efficacement les données du campus dans le cadre des projets d'analyse et de création de rapports menés conjointement avec les différents services de l'établissement. Traditionnellement centrée sur le fonctionnement interne, l'équipe informatique s'attache dorénavant à "former les utilisateurs à l'utilisation de ces nouvelles technologies". Il lui tarde de voir comment le machine learning (apprentissage automatique) et les outils d'analyse peuvent contribuer à cette démarche.

Jusqu'à maintenant, explique Jake Holmquist, "Google Cloud nous a apporté les outils nécessaires pour résoudre des problèmes complexes impossibles à démêler par nous-même".